Verifactu: Guía Práctica para Hostelería, Restauración y Bakery

Probablemente ya hayas oído hablar de Verifactu: Verifactu es el nuevo reglamento aprobado por el Gobierno de España y aprobado por la AEAT que obliga a que los programas de facturación registren y envíen información de cada factura (el Registro de Facturación) directamente a Hacienda de forma automática e inmediata (en el modo Verifactu), garantizando así la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, inalterabilidad y el control en tiempo real de la información de facturación, con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal.

ASIGH.TPV.Pro y ASIGH.WEB ya están preparados para Verifactu: generación de registros, validación previa, encadenamiento, QR y firma electrónica.

QUE ES VERIFACTU Y POR QUÉ ES IMPORTANTE

En este documento vamos a ver desde un punto de vista práctico y enfocado en el sector de hostelería, Restauración y Bakery, qué nos afecta y debemos de tener en cuenta en cuanto a Verifactu, qué tenemos que tener en cuenta para prepararnos de cara a su implantación en nuestros negocios, y las posibles dificultades que podemos encontrar y cómo prevenirlas.

En este contexto conviene recordar algo esencial: toda venta se documenta con la factura (ya sea simplificada, completa, cualificada o rectificativa). Desde hace tiempo no existen los "tickets". En la conversación diaria puede usarse un lenguaje coloquial, pero en Verifactu debemos hablar con propiedad y referirnos siempre a facturas: documentos legales con requisitos de integridad, trazabilidad y conservación, incluidas las facturas simplificadas. Cuando hablamos de "tickets" parece que es algo que se puede hacer de cualquier manera, y eso va a influir en la percepción que se puede tener sobre la importancia de realizar bien el proceso de facturación.

Y por otro lado no hace falta recalcar la importancia de realizar todo este proceso correctamente: si no lo hacemos así podemos enfrentarnos a inspecciones y sanciones. Hasta la entrada de Verifactu, cualquier error que cometiésemos en la facturación probablemente pasara desapercibido: en la gestoría realizan apuntes contables por día y se generan las distintas declaraciones con totales. Solo en el caso de una inspección que lo requiriese mandábamos a Hacienda las facturas individuales. Con Verifactu se mandan todas las facturas a Hacienda: si no son correctas, puede que las rechacen al enviarlas, y si aun así se aceptan, estamos documentando en Hacienda un error.

Adicionalmente debemos de tener en cuenta la importancia que van a tener los posibles errores y soluciones para los distintos actores que realizan la facturación en una unidad: el propietario, en nombre del cual se están enviando las facturas, le dará una importancia muy alta a la corrección del proceso. El resto de personal puede que no tenga esa preocupación, y solo en caso de formarle y concienciarle adecuadamente podremos tener la seguridad de que el proceso es limpio: sin errores ni retrasos.

Verifactu estructura cómo debe ser este proceso para que en cada factura se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, inalterabilidad y el control en tiempo real de la información de facturación. Es el marco que regula cómo debe comportarse un sistema de facturación para garantizar que lo emitido no se manipula y puede verificarse. Afecta a cómo se registran las facturas (simplificadas, completas, cualificadas, rectificativas), cómo se encadenan entre sí, qué eventos guarda el sistema, qué se imprime (por ejemplo, un QR de verificación cuando procede) y cómo se exporta la información cuando la solicita la AEAT o la asesoría.

En la práctica, en Verifactu hay dos modalidades operativas:

• Verifactu (con remisión inmediata): los registros de facturación se remiten a la AEAT en el momento de la emisión; la factura puede mostrarse como verificable y el registro queda disponible en sede electrónica. No tenemos obligación de guardar los Registros de Facturación, puesto que estos ya están en Hacienda (sí las facturas de los mismos). Tampoco es necesario el Registro de Eventos
• No Verifactu (sin remisión inmediata): se remiten los Registros de Facturación cuando la AEAT los requiere. Debemos garantizar la integridad, trazabilidad, exportación y conservación de los registros.

GLOSARIO ESENCIAL PARA ENTENDER VERIFACTU

• Sistema informático de facturación (SIF): conjunto de programas y procesos que generan facturas (incluye TPV, ERP, utilidades asociadas).
• Registro de Facturación: cada vez que generamos una factura de cualquier tipo, hay que enviar a Hacienda un resumen de la información que esta contiene. Este resumen se hace con una estructura definida por la AEAT y se refleja en un tipo de archivo específico: un XML.
• Encadenamiento (huella/hash): mecanismo criptográfico por el que cada registro apunta al anterior. Si se altera un registro, se rompe la cadena y queda evidencia de ello. Es la base de la integridad.
• Registro de Eventos: En los sistemas No-Verifactu se deben generar una serie de eventos y test que periódicamente revisen que no hay errores que puedan afectar a la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, inalterabilidad de los Registros de Facturación. Cada uno de estos Registros de Eventos, así como los Registros de Facturación deben además ir firmados digitalmente con firma cualificada. En los sistemas Verifactu no se requiere el Registro de Eventos ni los Registros de Facturación firmados, y la responsabilidad de la custodia de los Registros de Facturación es de Hacienda.
• QR de verificación: código que puede figurar en la factura cuando hay remisión a la AEAT. Facilita que cliente o asesor comprueben la existencia del registro remitido.
• Remisión a la AEAT: envío de los registros de facturación a la AEAT, ya sea en el acto de emitir la factura o bajo requerimiento.
• Declaración Responsable: documento del fabricante/proveedor del software donde asegura el cumplimiento técnico del SIF (integridad, trazabilidad, etc.).

QUÉ DEBEMOS DE TENER EN CUENTA AL IMPLANTAR VERIFACTU

• Modalidad operativa. Verifactu con remisión inmediata, o No-Verifactu sin remisión inmediata y con conservación para puesta a disposición cuando proceda. En Abc.Systems solo trabajamos con el modo Verifactu, ya que el modo No-Verifactu supone asumir un enorme riesgo añadido porque el obligado tributario es totalmente responsable de la conservación de los registros, y hacerlo sin ninguna ventaja, ya que los registros se van a remitir igualmente a Hacienda bajo requerimiento. Si en este proceso hemos perdido datos o no son correctos nos exponemos a fuertes sanciones.
• Infraestructura. Conviene disponer de conexión rápida y estable (idealmente una línea con back-up: fibra-fibra, o fibra + 4G/5G de respaldo) y SAI para el puesto de facturación y la red. Desde luego no son adecuadas conexiones solo Wifi con los equipos, ya que estas, además de menor velocidad, son más inestables. Por último es importante revisar la capacidad de los equipos. Casi todos los procesos de Verifactu se realizan en segundo plano en los equipos, por lo que, aunque visualmente no se aprecia, la carga de trabajo en los mismos aumenta, y puede volver su desempeño más lento.

• Seguridad de la Información. Estar en Verifactu no añade riesgos adicionales a la seguridad de nuestros datos, excepto si estamos en la modalidad No-Verifactu, en el que la custodia de los Registros de Facturación es nuestra responsabilidad. No obstante la seguridad de la información es un aspecto que casi universalmente no se ha cuidado en el sector de Hostelería, Restauración y Bakery. "¿Quién va a querer entrar en nuestros equipos si no tenemos nada importante?" es una frase que se oye a menudo. Pero la realidad es que los ciberdelincuentes no buscan datos importantes, sino equipos vulnerables para incorporarlos a redes de bots y realizar acciones ilegales. Y por otro lado, un ataque de ransomware puede paralizar totalmente nuestro negocio. Si además hemos elegido la opción No-Verifactu, un fallo de seguridad puede suponer la pérdida de los registros de facturación, con las consecuencias legales que ello conlleva.

  Es por ello que debemos empezar a preocuparnos seriamente en el sector por la Seguridad de la información: y para ello tenemos equipos especializados: los firewall. Un firewall profesional correctamente configurado nos protege de ataques externos, y nos permite controlar el acceso a Internet de los equipos internos, evitando que programas maliciosos tomen el control de nuestros equipos con consecuencias impredecibles.

• Certificado: Para trabajar con Verifactu en las unidades se debe disponer de un Certificado Cualificado para el envío de los Registros de Facturación en nombre del Obligado Tributario y este debe estar instalado en los equipos que realicen dichos envíos y firmen documentos. Debemos informarnos del tipo de Certificados de los que podemos hacer uso y sus diferencias, así como la manera de protegerlos adecuadamente.
• Roles, permisos y formación. Debemos definir quien hace cada cosa: emitir facturas, devoluciones, anulaciones, generar facturas completas o rectificativas, así como quien tiene que tener formación específica si surgen errores y que hacer en cada caso. Si bien en ASIGH todos los procesos de generación de registros están automatizados y los datos se generan a partir de listas predefinidas, por lo que el riesgo de error es mínimo, los empleados deben conocer qué está haciendo el sistema en cada momento en segundo plano. Esta formación es además esencial para concienciarles de la importancia del proceso de facturación y envío a la AEAT.
• Documentación. En ASIGH vamos a encontrar todos los procesos de trabajo referidos a Verifactu ya correctamente definidos, y con cursos de formación específicos para cada empleado según su nivel y responsabilidades en el proceso. En caso de que nuestro SIF no disponga de ellos es vital que todos los procesos cuenten con su documentación, tanto para la formación, como para la consulta y la auditoría.

DIFICULTADES QUE PODEMOS ENCONTRAR Y CÓMO SOLVENTARLAS

• Conocimientos fiscales. El mayor problema que nos vamos a encontrar, especialmente en las empresas pequeñas, es que no tenemos un conocimiento adecuado de las leyes, especialmente en este caso de las leyes referidas a Verifactu, la Ley de Facturación y la Ley del IVA (con sus correspondientes modificaciones posteriores y Consultas Vinculantes de Hacienda). Además en muchos casos que se han hecho determinadas operaciones mal durante años y ese hábito nos puede llevar a creer que las estamos haciendo bien.

  Afortunadamente en el sector de Hostelería, Restauración y Bakery, el 99,9% de las operaciones de venta se puede automatizar, al contrario que otros sectores que necesitan una mayor entrada de datos manual, por lo que podemos estar tranquilos: el 99,9% de nuestras operaciones de venta serán correctas por defecto.

  El 0,1% restante son dudas sobre algún tipo de facturas rectificativas que podamos tener acerca de cómo realizarlas. En este aspecto es especialmente importante que contemos con un asesoramiento externo especializado: nuestra gestoría, que no debería limitarse a realizarnos las declaraciones de impuestos y la contabilidad, sino también debe ser un apoyo y facilitarnos asesoramiento especializado en materia fiscal.

• Coordinación con la asesoría. Debemos estar alineados con nuestra asesoría: ¿van a confeccionar las declaraciones con los datos de las facturas, con nuestros datos de registros de facturación, se los van a bajar directamente ellos de Hacienda…? Qué informes necesitan, con qué periodicidad y en qué formato (apoyarse en la exportación Verifactu). ¿Nos pueden prestar asesoramiento en caso de tener que realizar rectificativas complejas u otras dudas acerca de las leyes de Facturación, IVA o Verifactu?
• "Lo técnico no es lo mío". No es necesario ser técnico, pero sí debemos comprobar que el sistema funciona correctamente: encadena los registros, genera correctamente los XML, detecta el certificado correctamente (y este es válido), registra eventos si procede, envía los registros y estos son correctos, se puede acceder a documentación en informes que indiquen el estado de los registros. Solicitar una demostración con datos de prueba.
• Cortes de red o luz. En hora punta, la facturación no puede detenerse por un corte de luz o internet. Un SAI, aunque sea pequeño, evita apagados bruscos y pérdida de datos (que en caso de que trabajemos en modo No-Verifactu podría ser catastrófico), permitiendo terminar las operaciones críticas y apagar los equipos de una manera ordenada. Respecto a la red, todos los sistemas Verifactu deberían soportar sin problemas un corte de conexión, intentando el reenvío de registros a intervalos de tiempo y enviando los registros pendientes de envío cuando la conexión vuelva.
  
  
  

• Flujos de trabajo incorrectos y corrección de errores. En general hay que tener claro qué hay que hacer, cuando hacerlo y quien lo hace, pero en el caso de errores esto es especialmente importante, ya que los errores no deben parar la facturación pero siempre deben conocerse y corregirse, y es muy importante que se sepa quién y cómo debe hacerse.

  En ASIGH.TPV toda la generación de facturas y documentos esta automatizada, y se realiza en segundo plano sin intervención del usuario en la parte de Verifactu: facturas simplificadas, anulaciones, cualificadas completas y devoluciones a clientes (rectificativas por diferencias). Los procesos que no se pueden automatizar, y requieren intervención humana, como determinadas rectificativas o rechazos por alguna causa, se realizan en ASIGH.WEB, ya que para realizar estas rectificaciones se necesitan conocimientos fiscales y legales de cómo realizarlas, que los operarios base no tienen.

  Lo más importante en ASIGH.TPV es que al final del día, todos los registros se hayan enviado y tengan respuesta desde Verifactu. Si en algún caso un registro se rechaza o aparece como "Aceptado con errores" podremos arreglarlo al día siguiente en ASIGH.WEB con más tiempo y por personal con los conocimientos adecuados. Todo ello con el objetivo de que la facturación no se detenga, sea correcta, y posibilite el trabajo de forma cómoda y por personal con los conocimientos adecuados en cada caso.

• Series y tipos de factura. Delivery, catering o varios centros, van a requerir series diferentes de facturación, así como sus rectificativas correspondientes. Conviene parametrizar y probar antes de salir a producción.
• Formación a contrarreloj. Ya sabemos que en muchas ocasiones nos falta tiempo para dar formación, pero hemos de ser conscientes de que en este caso, la validez de lo enviado a Hacienda, y la rapidez del servicio va a depender directamente de que los operarios base tengan una formación mínima y sepan cómo actuar. Aparte de una formación mínima deberíamos asegurar una práctica con escenarios: solicitud de factura completa con datos; corrección de IVA mediante rectificativa; falta de Internet o caída de los servidores de Hacienda durante 15 minutos, etc.

LISTA RAPIDA DE CONTROL DE CARA A LA IMPLANTACIÓN DE VERIFACTU

1. Modalidad y alcance. Confirmar Verifactu con remisión inmediata y fijar calendario de entrada. Si hay varios centros/canales, documentar dónde aplica cada configuración.
2. Certificado cualificado. Instalar el certificado en los equipos que remiten y firman. Definir custodia, contraseñas y renovación; realizar una prueba de firma.
3. Conectividad y energía. Priorizar red cableada; evitar depender solo de Wi‑Fi; si es posible, preferible línea con respaldo (fibra + fibra ó fibra + 4G/5G) y SAI para puesto y red. Verificar rendimiento: Verifactu añade carga en segundo plano.
4. Series y tipos de factura. Parametrizar series por canal/centro (incluidas rectificativas) y probar cierres antes de producción para validar numeración y coherencia.
5. Configuración del SIF (ASIGH.TPV / ASIGH.WEB). Comprobar generación y remisión de Registros de Facturación, encadenamiento, QR y firma. Automatizable en TPV; correcciones en ASIGH.WEB. Si hay varias instalaciones, confirmar identificadores por SIF.
6. Roles, permisos y formación mínima. Definir quién emite, anula, rectifica y genera facturas completas; identificar responsables para incidencias. Formación situacional en tres escenarios: factura completa a petición; rectificativa por IVA/importe; caída temporal de conectividad o servicio.
7. Documentación operativa. Procedimientos breves y visibles ("qué hacer si…", "a quién avisar"), con responsables y pasos claros. Plantillas para registrar incidencias y su resolución.
8. Pruebas de puesta en marcha. Ejecutar pruebas con datos reales:
   • Estrés de red (15 minutos sin conexión) con reintentos automáticos.
   • Ciclo completo (simplificada → completa → rectificativa → remisión).
   • Cierre con estados de remitido/pendiente visibles. Guardar evidencias.
9. Gestión de incidencias y subsanaciones. Definir el circuito para "Aceptado con errores" o "Rechazado". En error de encadenamiento, subsanar solo el registro afectado.
10. Coordinación con asesoría e informes. Alinear datos a utilizar (facturas, consulta de presentados si procede), periodicidad, formato y responsables.

Gracias por leernos y hasta el siguiente artículo.

 - Eduardo Sánchez