Servicios para la Gestión de Restaurantes

GESTION DE ALTO RENDIMIENTO

Nuestra Misión en Abc.Systems es muy clara: ayudar a nuestros clientes a gestionar sus negocios con el objetivo de que obtengan una rentabilidad sostenida en el tiempo y un equilibrio entre su vida personal y profesional.

La forma que tenemos de implementar nuestra Misión es, por un lado nuestro software ASIGH, y por otro el programa Gestión de Alto Rendimiento: un programa de conceptualización, comunicación y soporte de negocio aplicado:

Es un programa de conceptualización porque persigue hacer entender qué es una gestión profesional y cómo se lleva a cabo.
Es un programa de comunicación porque es la base de nuestra comunicación acerca de lo que hacemos y en lo que creemos.
Es un programa de soporte de negocio aplicado porque da forma a los Servicios con los que ayudamos a nuestros clientes.

Nuestros servicios, de esta manera, no son piezas sueltas, sino que forman un conjunto perfectamente orquestado para garantizar el éxito, al que llamamos Gestión de Alto Rendimiento:

La instalación y parametrización correcta de ASIGH es la base para que obtengamos realmente información de nuestro trabajo, sin la cual es imposible tomar las decisiones correctas.
La Administración del sistema permite mantener en curso la administración cuando por determinadas circunstancias, (falta de tiempo, pico de trabajo en algún área y similares) no llegas a todo.
Los Procesos definen el estándar: que y como debería estar haciendo cada persona en cada momento.
La Capacitación y el Aprendizaje permiten aplicarlo
La Auditoría mide el cumplimiento de Procesos y permite elaborar Planes de Mejora.
La Consultoría nos permite el análisis enfocado sobre temas concretos que necesite mayor minuciosidad.

Cuando todo esto se hace de forma coordinada, la gestión se estabiliza y el negocio mejora de forma sostenida.

A continuación explicamos cada punto y el porqué de cada uno, porque aquí está la diferencia entre "tener un software" y "dirigir un negocio con método". Te invitamos a conocer más acerca de Gestión de Alto Rendimiento en este artículo de nuestro Blog: ¿Qué es la Gestión de Alto Rendimiento?

IMPLANTACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE SOFTWARE

Implementación y parametrización correctas aseguran el retorno de la inversión

Poner un sistema informático en funcionamiento no es solamente instalar el programa: debemos asegurarnos de que el sistema en sí está correctamente parametrizado e integrado con la realidad del negocio para permitir trabajar de forma segura, rentable y escalable desde el primer día. Si por ejemplo no se parametrizan bien los artículos y precios de compra, siempre terminarán apareciendo fugas de información y errores que supondrán costes y frustración.

En esta fase definimos y configuramos la estructura necesaria para trabajar con orden: artículos, familias, precios, impuestos, usuarios, permisos, formas de cobro, circuitos de trabajo, certificados, componentes y todo lo que el negocio necesita para operar sin fricción. También revisamos cómo se trabaja en el local y qué información se quiere controlar, porque eso condiciona cómo debe quedar configurado el sistema.

Lo hacemos así porque la mayoría de problemas que vemos en negocios con software vienen de aquí: configuraciones genéricas, decisiones sin criterio y sistemas que "medio funcionan" pero generan datos poco fiables. Cuando la base está bien construida, todo lo demás es más fácil.

El beneficio para el cliente es directo: se arranca con seguridad, con el sistema alineado con la operativa real y con una base sólida para gestionar, medir y mejorar sin improvisación.

ADMINISTRACION DEL SISTEMA

La administración temporal del sistema garantiza la continuidad ante picos de trabajo

Un negocio cambia constantemente: precios, cartas, proveedores, turnos, roles, formas de trabajo. Si el sistema no se administra, se degrada. Y cuando se degrada, la información deja de ser fiable, las decisiones son erróneas y la gestión se complica.

Abc.Systems no administra los sistemas de los clientes, esto no es ni operativo ni rentable (ni para el cliente ni para nosotros). La administración del sistema la debe hacer el propio cliente. No obstante podemos ayudar temporalmente con la misma cuando por circunstancias del negocio no se llega a todo y se corre el riesgo de perder el ritmo de trabajo, que luego puede ser difícil de recuperar.

La administración del sistema incluye cualquier tarea para mantener ASIGH actualizado y coherente con el negocio. Revisamos y actualizamos datos cuando hace falta (precios, artículos de compra y venta, pedidos y facturación de compras, etc.), ajustamos configuraciones, ordenamos estructuras que se han ido "deformando" con el tiempo y aseguramos que el sistema sigue reflejando la realidad del local. Cuando hay cambios normativos relevantes, como Verifactu, esta administración también forma parte del trabajo para que el negocio esté tranquilo y todo esté correcto.

Lo hacemos porque un sistema de gestión es una herramienta viva. Si se cuida, cada mes aporta más valor. Si se deja, cada mes aporta más errores.

El beneficio es estabilidad: el cliente no se queda con un sistema que funciona solo al principio, sino con un sistema que se mantiene fiable, usable y útil con el paso del tiempo.

DEFINICION DE PROCESOS DE TRABAJO

Más de 200 Procesos ya definidos que adaptamos a cada cliente

La gestión empieza cuando el negocio deja de depender de "cómo lo hace cada uno" y pasa a trabajar con un estándar. Ese estándar son los Procesos.

Los Procesos son documentos que describen Qué, Quién, Cómo y Cuánto se debe hacer para conseguir un buen desempeño en un área de trabajo definida. Son pues Políticas o Estándares de Trabajo. Se recogen en documentos para cada área de trabajo definida (como por ejemplo: "Cierre de Caja" o "Atención al Cliente al Llegar al Local", etc.) en los que se indica el Objetivo del Proceso, Quienes son los Responsables de su consecución, los Procedimientos que debemos de seguir para hacerlo, Indicadores Numéricos de Cumplimiento, si el Proceso los tiene (por ejemplo "saludar al cliente al llegar al local en los 30 primeros segundos"), y las posibles Desviaciones Criticas que se pueden cometer.

En Abc.Systems tenemos definido un catálogo de más de 200 Procesos ya definidos, que adaptamos a cada cliente. Efectivamente la gran mayoría de los Procesos son comunes a todos los negocios de hostelería, apartándose del estándar los relativos a Producción, que requieran algo más de adaptación. Pero el resto de Procesos, comerciales, financieros, de recursos humanos y operativos son muy similares en todos los negocios.

Cuando queremos estandarizar la operativa del negocio los Procesos se vuelven necesarios, y totalmente imprescindibles si queremos delegar la dirección y crecer ampliando a más unidades.

El beneficio para el cliente es enorme: se reduce la improvisación, se capacita con criterio, se delega con responsabilidad, se evitan errores repetitivos y la dirección gana control.

Puedes ver un ejemplo del documento de un Proceso haciendo Click áquí.

CAPACITACIÓN Y APRENDIZAJE

De nada te vale un Ferrari si no sabes conducir o eres ciego

En Abc.Systems usamos los dos términos a propósito: "capacitación" porque es un concepto que se entiende rápido y es lo que se persigue: asegurar que un empleado está capacitado para realizar su labor, y "aprendizaje" porque es el método que usamos: ayudamos a la gente a aprender. Puede aprender más sobre nuestro concepto de aprendizaje leyendo este artículo de nuestro Blog La Formación ha muerto. Viva el Aprendizaje
La capacitación está dividida en tres grandes grupos:

CAPACITACION Y APRENDIZAJE SOBRE ASIGH

Todos los formularios de ASIGH tiene su Ayuda correspondiente, a la que se puede acceder desde el mismo formulario.

Por otro lado todas las Ayudas se pueden consultar en Document Center, ya que se encuentra repositorio de ayudas agrupado por áreas.

Por último, también se encuentran disponibles cursos específicos, agrupados por áreas, por ejemplo Pedidos a Cliente, Facturación de Compras, etc. que contienen curso estructurados, con las Ayudas, Vídeos Demostrativos, Prácticas Guiadas, Test Teóricos y Prácticos y un diploma certificativo final que acredita la superación del curso.

Todos estos cursos se componen de una serie de pasos, que el aprendiz va siguiendo secuencialmente, a su propio ritmo o con el ritmo que marque su empresa, ya que al realizarse por medio de Internet se pueden se puede acceder a ellos desde el propio teléfono.

Y por supuesto nuestros Entrenadores de Equipo están disponibles para atender cualquier cuestión que no se haya podido solventar.

El objetivo de todo ello es conseguir facilitar una experiencia de aprendizaje rápida, flexible, potente, independiente por parte de la empresa cliente y el empleado y además sin coste para ella: no es necesario pagar por los cursos de formación relativos a ASIGH, ya que estos están disponibles en el sistema de manera gratuita.

CAPACITACION Y APRENDIZAJE SOBRE GESTION Y DIRECCION DE NEGOCIO

Si bien en el anterior grupo aprendíamos "cómo manejar ASIGH" en este segundo grupo disponemos de cursos sobre "cómo manejar el negocio". En el primer grupo aprendíamos "como dar de alta un proveedor en ASIGH", en el segundo habrá cursos para aprender "Como negociar con proveedores", por ejemplo.

El aprendizaje se realiza con cursos en el mismo modo que los cursos sobre ASIGH, con pasos secuenciales que van mostrando las materias y en los que encontraremos la Guía de Aprendizaje, Guías Explicativas, Procesos, Vídeos, Ayudas de ASIGH, Practicas Guiadas, Tutorías, Test Teórico y Práctico y por último el certificado acreditativo de superación de curso.

La razón de estos cursos es clara, de nada te vale un Ferrari si no sabes conducir o eres ciego. De igual manera, si no tenemos un conocimiento mínimo de gestión es imposible sacarle todo el rendimiento a ASIGH que podríamos obtener, y mucho menos al negocio, al que estaremos dirigiendo a ciegas.

Y por otro lado, y dada la alta rotación de personal que se sufre en el sector, y la baja profesionalización en algunos casos, se hace necesario una herramienta que nos ayude para conseguir una capacitación rápida, flexible y a un coste contenido.

El beneficio para el cliente es que el software deja de ser solo una herramienta de venta y se convierte en una herramienta real de gestión: decisiones con criterio, prioridades claras y control sostenido en el tiempo.

CAPACITACION Y APRENDIZAJE FACILITADO POR EL CLIENTE

Por último, también se pueden habilitar en ASIGH cursos de aprendizaje desarrollados por el propio cliente. Esta es un opción muy útil en lanzamientos de productos, talleres de trabajo, cambios de carta importantes, y situaciones similares en las que se requiere facilitar información y aprendizaje a un grupo de empleados.

AUDITORIA Y ANÁLISIS

Si no se mide no se mejora: para tomar decisiones hay que contrastar valores

La auditoría es el tercer pilar. Si no se mide, no se mejora. Y hay dos formas de medir: por los resultados mensurables, como las ventas por ejemplo, que los obtendremos de los datos resultado de la actividad del negocio en ASIGH, y por el cumplimiento de los estándares que nos hemos dado a nosotros mismos, es decir, los Procesos.

Cuando existen procesos definidos y se ha trabajado el aprendizaje, la auditoría mide el grado de cumplimiento de forma objetiva. Ya no se hacen las auditorías con criterios subjetivos, del tipo "Se atiende a los clientes rápidamente…" ¿Y cuánto es rápidamente, 10 segundos, 1 minuto, 10..." Con criterios subjetivos cada persona entiende el cumplimiento de una manera, con procesos definidos no hay subjetividad, el Proceso define expresamente lo que se debe hacer, por quién y en qué medida.

A partir del Análisis de Auditoría se genera el Plan de Acción y se ajusta lo que corresponda. En la gran mayoría de las veces el Plan de Acción consiguiente es sumamente sencillo: hacer lo que no se esté haciendo. Algunas veces hay que cambiar el proceso. En otras hay que reforzar la capacitación y el aprendizaje. Y veces el sistema necesita un ajuste para que el proceso sea viable. Y después se vuelve a medir.

El beneficio es que el negocio mejora de forma continua y sostenida. No por impulsos ni por "campañas de motivación", sino por un ciclo real de mejora: proceso → aprendizaje → auditoría → ajuste.

CONSULTORIA Y PLANES DE MEJORA

La Consultoría convierte las mejoras en parte del funcionamiento normal del negocio

La consultoría, en Gestión de Alto Rendimiento, es una herramienta más. Se utiliza para revisar un área concreta del negocio y proponer análisis y soluciones con criterio cuando el negocio no tiene un sistema estructurado de trabajo: Procesos → Capacitación → Auditoría y Análisis → Planes de Mejora.

Normalmente se aborda así: se define el área a revisar, se analiza la situación real (procesos, datos, operativa), se identifica el problema, se proponen acciones y se construye un Plan de Mejora. Ese plan no se queda en una recomendación: se integran procesos, se apoya con aprendizaje, se instrumenta en el sistema y se audita para comprobar que el cambio se aplica y se mantiene.

El beneficio para el cliente es que las mejoras no son puntuales ni dependen de la energía del momento. Se convierten en parte del funcionamiento normal del negocio, y por eso se sostienen en el tiempo.

LA CLAVE: SERVICIOS ORQUESTADOS

La clave de Gestión de Alto Rendimiento está en que todo funciona como un sistema perfectamente orquestado.

La clave de Gestión de Alto Rendimiento está en que todo esto funciona como un sistema perfectamente orquestado.

La implantación y parametrización correctas sientan las bases.
Los Procesos definen el estándar.
La Capacitación y el Aprendizaje hacen que el estándar se aplique.
La Auditoría mide el cumplimiento y alimenta la mejora.
ASIGH es la herramienta que permite operarlo y sostenerlo en el tiempo.
La administración a demanda del sistema permite mantenerlo en funcionamiento antes picos de trabajo.
Los servicios de Consultoría nos brindan apoyo cuando un tema de gestión nos presenta dificultades.

Cuando se trabaja así, el negocio deja de ir "a base de parches" y empieza a gestionarse con método. Esta es la base de la rentabilidad sostenida en el tiempo y del equilibrio real entre vida personal y profesional.

Abc.Systems: la seguridad de acertar

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