Puntos Importantes de la Gestión de Compras

La Gestión de Compras es el primer paso para una Gestión del Coste de Producto correcta. Lógicamente si no compramos los productos adecuados, por calidad, precio y condiciones de compra y distribución, nuestra gestión nunca será óptima.

Dependiendo de en qué tipo de unidad nos encontremos la gestión de compras estará organizada de una manera u otra.

En las empresas grandes, generalmente los artículos, precios y condiciones de compra se reciben en las unidades de un Responsable de Compras de Oficinas Centrales, el franquiciador, etc. Este es un profesional dedicado en exclusiva a la negociación y a las compras, y nos dará en este aspecto mucho trabajo resuelto.

En las empresas pequeñas, con una o dos unidades, la cosa es más complicada: la negociación la suele llevar directamente el dueño, gerente o similar, Incluso en ocasiones el mismo jefe de cocina. En este caso esta labor se realiza en ocasiones de manera mucho menos profesionalizada y estructurada, ya que para hacerlo correctamente hace falta una formación de la que no se dispone.

En estos casos la gestión de compras se limita a la compra directa del producto, sin previsión de necesidades, sin análisis de la cartera de producto (ingeniería de menú o menu-engineering le llaman ahora), y sin negociación previa de condiciones con el proveedor.

Aunque el tema de Gestión de Compras es amplio vamos a dar un esbozo de los puntos más importantes a tener en cuenta, para el caso de que tengamos que ocuparnos de negociar algún producto. Esto será especialmente útil además para los negocios pequeños que no tienen una persona dedicada a estos temas.

Parece obvio, pero el primer punto que debemos fijar lo más claramente posible, antes de hablar con ningún proveedor es “qué queremos comprar”. Para fijar qué queremos comprar tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos:

• Posicionamiento de Nuestra Empresa: nuestra empresa tiene un posicionamiento en el mercado; un nivel de calidad y un nivel de precios. Este nivel de calidad y este nivel de precios lo tenemos que tener claro. Si tenemos un nivel de calidad medio o alto siempre será factible encontrar un producto más barato, pero quizá no sea el adecuado para nuestro negocio. Por otro lado, tener un artículo de calidad excesivamente alta quizá no es rentable, quizá disminuya el margen (el beneficio) que obtenemos por ese artículo, o quizá podríamos encontrar otro más barato con un nivel adecuado para nuestro negocio que a su vez mejore este margen. En suma debemos tener claro cuál es el posicionamiento de nuestra empresa para adquirir productos encuadrados en ese posicionamiento, ni (generalmente) por arriba ni mucho menos por abajo.
• Tipo de Producto que vendemos: La innovación supone riesgo y para minimizar el riesgo hay que investigar. Debemos tener precaución con los productos nuevos. Especialmente si suponen la sustitución de un producto viejo con éxito. Cuando cambiemos nuestra cartera de productos debemos hacer un Análisis de Cartera de Productos, que veremos más adelante.
• Requisitos administrativos: Debemos tener claro los requisitos administrativos que necesitamos: ¿un albarán en cada entrega?, ¿factura resumen al final de mes?... Muchos de estos requisitos, aunque lo parezcan, no son opcionales, sino obligatorios, por requisitos fiscales y sanitarios principalmente.
• Requisitos legales: ¿El proveedor tiene que tener en marcha métodos que garanticen nuestra calidad o requisitos legales?: ¿APPCC?, ¿Trazabilidad?, ¿reparto de producto a diferentes temperaturas?, ¿Normas ISO?...
• Nivel de Servicio: ¿El proveedor nos debe llevar el producto a la Unidad?, ¿Cada cuánto tiempo necesitamos un aprovisionamiento?, ¿necesitamos que nos sirva a horas específicas por restricciones de tráfico?, ¿necesitamos que nos provea de maquinaria (hornos, cámaras…)?,
• Surtido de producto ofrecido: El proveedor puede llevar un solo artículo, varios o ser incluso una plataforma logística. ¿Buscamos un fabricante, un distribuidor, una plataforma logística?, Los precios de los distribuidores suelen ser mayores que los de los fabricantes, pero en muchas ocasiones necesitamos la distribución para conseguir los productos.
  
  
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• Homologación de Proveedores: llamamos Homologar a un Proveedor a llegar a un acuerdo con este para fijar el aprovisionamiento con sus productos durante una cierta cantidad de tiempo, a cambio de que este cumpla una serie de requisitos.

  Para ello se fija una “plantilla” que es un documento con una serie de productos que nos comprometemos a comprar o a cubrir nuestras necesidades con ellos durante una cierta cantidad de tiempo. Como contrapartida el proveedor nos suele garantizar unos precios y/o un nivel de servicio, por ejemplo un número determinado de días de reparto, albaranes y facturas correctos, garantías sanitarias trazables, etc.

  ¿Necesitamos que nos garantice un precio fijo durante una cantidad de tiempo? Como veremos posteriormente una cierta estabilidad de precios nos va a ser totalmente necesaria para planificar la actividad. Planificar sin estabilidad de precios generalmente supone subidas de costes a medio o incluso corto plazo.

• Fiabilidad del Proveedor: Respecto a los proveedores hay un término que tenemos que tener muy presente, y es la fiabilidad del proveedor. Es decir que grado de confianza tenemos en que mantendrá y cumplirá las condiciones pactadas. Si el proveedor no es fiable, cualquier pacto no vale para nada.
• Generalmente encontrar estabilidad de precios en productos frescos (frutas, verduras, carnes…) va a ser difícil, ya que el precio de estos artículos se fija semanalmente, y en muchas ocasiones deberemos recurrir a artículos envasados, congelados, etc. Que permiten mayor estabilidad de precios pero quizá estos artículos no cuadren con nuestro nivel de calidad.
• Nivel de surtido propio: Cuanto más amplio sea nuestro surtido de venta, más amplio será el número de referencias de artículos de compra que debamos de tener. Esto implicará mayor complejidad en todo el proceso de gestión: pedidos, inventarios, almacenamientos, preparaciones, posibilidad de un mayor desperdicio y/o robo, etc. Es muy posible incluso que nos encontremos con problemas insolubles de almacenamiento. Por el contrario cuanto menor sea el surtido de producto menos competitivo seré de cara mis clientes. Hay que estudiar muy bien nuestro surtido de producto para lograr un adecuado mix entre número de referencias de compra y número de referencias de venta.
• Posibilidades de Almacenamiento: ¿Qué posibilidades de almacenamiento tengo? Quizá necesite un producto congelado y no tenga espacio en mis cámaras, e incluso que no sea posible añadir más cámaras. O puede que el volumen que tenga el producto sea grande y no tenga espacio físico en mis almacenes.
• Requisitos de Pago: ¿Derivo los pagos a fechas posteriores o pago el contado? ¿Pago en efectivo, por transferencia, giro, cheque…?
• Es un producto nuevo o sustituyo a un producto que ya uso: en ambos casos tenemos varios puntos de los listados anteriormente que deberemos de revisar.
• Y por supuesto calidad y precio del producto.

Todos estos y puntos debemos de tenerlos en cuenta a la hora de decidir cuál es el mejor proveedor para aprovisionarnos de cada ARTICULO DE COMPRA (en concreto de cada Artículo de Proveedor), no obstante hay un paso anterior que es decidir que hemos de comprar una materia prima en concreto. Esto se decide con lo que se denomina Análisis de Cartera de Producto, Ingeniería de Menú o Menu-Engineering para los más modernos… Te lo juramos, no hay que ser ingeniero ni estudiar 3 años para analizar tu cartera de producto. Te lo contaremos en el siguiente artículo.