Introducción a la Gestión del Coste de Producto

Bienvenidos a este Módulo de Aprendizaje Gestión del Coste de Producto de nuestro programa Gestión de Alto Rendimiento

La gestión del Coste de Producto o COS (del inglés Cost of Sales), es una de las labores fundamentales dentro de la gestión de la unidad, ya que esta línea de coste, junto con el Coste de Labor, componen normalmente más de la mitad de los costes de la unidad.

Por otro lado es una labor sencilla a primera vista, pero compleja en su aplicación real: si no se realiza con los conocimientos y herramientas necesarias puede suponer una carga de trabajo muy importante, que finalmente nos desmotive a controlar este coste.

Por ambas razones es fundamental, comprender y controlar esta línea de coste para obtener la adecuada rentabilidad financiera de la unidad.

El Coste de Producto (COS Real en este caso) es el coste total de los ingredientes y los componentes que se han gastado para hacer el producto terminado. Incluye los alimentos, los envases, las bebidas y otros artículos que pudieran venir preparados para vender.

El Coste de Producto generalmente se compara con las Ventas Netas en un tanto por ciento, que se determina de la siguiente forma:

(COS € / Ventas Netas €) x 100 = COS en porcentaje COS %

El COS % también se puede calcular sobre una base diaria y compararse con las ventas diarias.

Partiremos calculando el COS Real. Esto lo hacemos por medio de los Inventarios. Imaginemos un producto, por ejemplo latas de Coca-Cola. Para hacer los cálculos de Gasto Real partiremos de un Inventario Inicial, este es un conteo de todas las mercaderías (materias primas, consumibles y otros) que utilizamos en la elaboración de los productos de venta y aparecen en algún escandallo. Imaginemos que en nuestro inventario inicial teníamos 10 Coca-Colas

Posteriormente irán entrando nuevos pedidos de Coca-Cola, que iremos incluyendo en nuestro sistema informático, bien sea como albaranes o como facturas. Imaginemos durante el mes han entrado 7 Coca-Colas más. Puede haber otros tipo s de movimientos de mercancías, pero por el momento, para simplificar lo dejaremos únicamente en la compra de producto.

Al finalizar el mes realizaremos otro inventario, otro conteo de mercancías al que llamaremos Inventario Final. Imaginemos que en este caso, nos quedan 9 Coca-Colas. Con esta información podemos calcular fácilmente cuanto hemos gastado cada mes con la siguiente fórmula:

Inventario Inicial (10) + Entradas de Producto (7) – Inventario Final (9) = Gasto de Producto Real (8)

Por tanto hemos gastado 8 Coca-Colas. El Inventario Final que hemos realizado se convierte en el Inventario Inicial del siguiente periodo de inventario y el ciclo se vuelve a repetir:

Como veremos posteriormente, el coste de producto tiene una ventaja para su control que va a ser más difícil de encontrar en el resto de las líneas de coste: podemos calcular un Ideal del producto que debemos estar gastando de manera bastante exacta. Este ideal se llamará COS Ideal.

La metodología parte de calcular una receta valorada de cada producto: un escandallo. Un escandallo es un desglose de la cantidad de ingredientes de materia prima (generalmente) que debemos usar para elaborar un producto y el coste de cada uno de esos ingredientes. Finalmente sumamos todos estos importes y obtenemos el coste del escandallo.

Como normalmente todos los sistemas informáticos de venta nos dan un desglose de ventas por artículo, lo único que debemos hacer es multiplicar la cantidad usada de un ingrediente por el número de unidades de ese producto que se han vendido, y tendremos una cantidad “ideal” que deberíamos haber gastado de ese producto. Luego comparamos esa cantidad con la que realmente se ha gastado y obtendremos unas diferencias que llamaremos diferencias de inventario.

Supongamos en nuestro caso que hemos marcado en nuestro TPV 7 Coca-Colas. Como en cada Coca-Cola marcada y vendida sacamos una unidad de esta del almacén para entregársela al cliente (lo que sería el escandallo), nuestros cálculos nos dicen que deberíamos hacer gastado 7 Coca-Colas, pero en realidad hemos gastado 8. ¿Dónde está la Coca-Cola que falta?

Encontrar estas diferencias entre el gasto real y el ideal, averiguar por qué se producen y solucionarlo para eliminarlas es la esencia de la gestión del coste de producto.

Naturalmente esto, que en esencia es sencillo, en la práctica se complica. Es por ello que durante las próximas sesiones iremos profundizando en los distintos componentes de una gestión del coste de producto eficiente: gestión de compras, pedidos, escandallos, inventarios, gestión de albaranes y facturas, etc.

Aunque en nuestro ejemplo hemos utilizado una lata de Coca Cola, que es un importe ínfimo, la suma acumulada de todas las diferencias entre lo que deberíamos haber gastado y lo que hemos gastado realmente es muy importante.

Si no se controlan estas diferencias, simplemente no se ven, pero están ahí y es dinero que literalmente se está tirando a la basura.

¿Y de qué importe estaríamos hablando? Es muy fácil hacerse a la idea. Mi experiencia y la de todos los que trabajan en gestión controlando los costes de producto, es que en una unidad que NO controle los costes de producto va a haber una diferencia MINIMA de 5 puntos de la cuenta de explotación entre el gasto ideal, el que se debería haber gastado, y el gasto real, el que se ha gastado realmente. Y que puede llegar a 8, 10 o más puntos en unidades totalmente descontroladas.

hacernos una idea, si tu coste de producto es, por ejemplo, un 32'5%, significaría que idealmente deberías tener un 27,5%. Si lo consigues significa que has reducido tu coste de producto en un 15,4%

O en dinero, que es la mejor manera de hacerse una idea: toma las ventas mensuales medias de tu unidad, pongamos 50.000 €. 5 puntos de la cuenta de explotación significan que cada mes estás tirando 2.500 € a la basura, literalmente, es dinero que gastas y no aprovechas en absoluto.

No controlar el coste de producto te está costando 30.000 € al año. Y 50.000 € de venta no es una cifra elevada, más bien al contrario. Ahora haz las cuenta con la venta de tu negocio.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta gestionando una Cuenta de Explotación, máxime cuando hablamos de la gestión de producto, es ser conscientes de que en realidad lo que estamos manejando es dinero. Dinero ajeno además. No es lo mismo visualizar un producto, o un pedido, por ejemplo, como unidades, como algo puramente material, que como dinero. Por ejemplo es distinto repasar la exactitud de un pedido que estemos recibiendo si pensamos en él como unidades, de pensar que somos los responsables de reconocer la adquisición por parte de nuestra empresa de una deuda que puede ascender a muchos cientos o miles de euros. Esta es la razón por la que en los casinos se juega con fichas, no es lo mismo perder una ficha de 100€ que un billete de 100€. Cuando manejamos billetes, siempre vemos billetes, pero cuando manejamos fichas que representan dinero, al poco tiempo solo vemos fichas. Y esto es lo que pasa con el producto: al poco tiempo dejamos de ver en el dinero, para ver solo “producto”

Este mismo mensaje se debe transmitir especialmente a todos los asociados que trabajen con nosotros. No solo verbalmente, sino de manera especial con ejemplos. Es muy recomendable usar siempre que podamos, las cantidades de dinero a las que nos estamos refiriendo.

En las Guías de Gestión del COS iremos recorriendo las diferente herramientas que tenemos a nuestra disposición para gestionar adecuadamente esta línea de coste, y como los sistemas informáticos nos van a ayudar en gran medida en esta labor.

No obstante debemos ser conscientes de cuál es la mejor herramienta de gestión, no solo del coste de producto, sino de cualquier línea de coste: las personas.

La mejor herramienta de gestión es mirar y transmitir

Todas las herramientas de gestión son un complemento a MIRAR, incluso las más sofisticadas, sólo son un apoyo, pero ninguna lo sustituye. No podemos llevar la unidad desde la oficina. Mirar con ánimo de ver y de transmitir soluciones. Hay que pararse y mirar: cómo funciona la cocina, como funciona la sala, como están organizadas cámaras y almacenes, que opiniones expresa el público…

La transmisión de soluciones es la segunda base de nuestro trabajo: en el feedback al desempeño, que debería ser constante, en fomentar este entre los empleados, casi siempre poco dispuestos en principio a ello, en formar adecuadamente a todo el personal, etc.

Toda la formación técnica del gerente, unos sistemas informáticos maravillosos, un esfuerzo importante en actualizar datos y en formación etc. no vale para nada sino se desarrolla el hábito de mirar y transmitir. Por parte del gerente y el resto del personal de gerencia, por supuesto, pero es un hábito que hay que transmitir a todo el personal.

Para afinar esta mirada, podemos usar herramientas que nos ayuden, por ejemplo el inventario y su correspondiente análisis, pero atención, solo es una herramienta: hay que estar en los turnos y “Mirar y Transmitir”