Este es un ejemplo creo que muy claro de cómo, si disponemos de los sistemas adecuados, gestionar es muy sencillo, no requiere mucho tiempo, y por supuesto
tendremos información adecuada para tomar decisiones de forma rápida. Es fácil ver que si tienes que hacer esto mismo con Excel, aunque se puede, nos va a
llevar bastante tiempo. Y por supuesto es muy diferente tomar decisiones sobre el negocio conociendo diariamente los resultados del mismo que sin conocerlos.
En realidad gestionar no es difícil, lo difícil es hacerlo con herramientas inadecuadas… y en ese caso no es que sea difícil, es que es imposible. Por mucho
conocimiento que tengas. Se maneja demasiada información. Es como pintar una casa: si tienes todos los materiales para proteger lo que no se debe manchar, una
pistola de esas de pintar y productos y herramientas profesionales, pintar no es problema. Quizá puedas pintar solo con brochas (los Excel), pero así será más
difícil hacerlo, te llevará más tiempo y no será rentable. Y menester que la casa no sea muy grande. Pero lo que sí que no puedes hacer es pintar la casa con el
cepillito de aplicar el tipex… y encima esperar resultados como si pintases con pistola.
En la vida de las unidades de restauración, en ocasiones se trata de pintar la casa con el cepillito del tipex, pero cuando vemos que así es muy difícil, la
sorprendente conclusión a la que se llega muchas veces no es que el cepillito sea inadecuado, ("pero hombre, ¿cómo piensa usted eso?, si mi cepillito del tipex
es muy conocido y lo usa un montón de gente…"), sino que pintar (o sea, la gestión) es difícil y mejor no complicarse.
Pues permitirme que difiera radicalmente de esta postura: El análisis de nuestros propios datos es primordial para entender el funcionamiento de nuestro negocio,
y para marcarnos objetivos, tanto para subir ventas como para controlar costes. Si no tienes un sistema de gestión que te permita manejar
de manera cómoda y fiable la información el primer paso es: hazte con uno.
La verdad lo que sigue suena en gran medida como una apología de nuestro sistema, pero no es ese el objetivo (bueno va, un poco sí), si no que entendamos que
sin información fiable no es posible gestionar, y para ello dependemos totalmente de nuestros sistemas informáticos nos den las respuestas que necesitamos de
manera rápida y ágil.
Lo siento, pero aquí no hay medias tintas: o nuestro sistema informático nos da las respuestas que necesitamos o va a ser prácticamente imposible gestionar
con agilidad.
Lamentablemente en restauración en la gran mayoría de los casos se instalan TPV's hechos para vender pero con poca o ninguna capacidad para gestionar, incluso
de marcas muy conocidas y multinacionales del software, que sirven unos pocos informes sobre ventas prácticamente estáticos (puedes elegir las fechas y poco más) y
a correr… Y esto no es suficiente para gestionar.
Luego, estas limitaciones se tratan de suplir con tropecientos archivos de Excel que hacen esto y aquello y la gestión se acaba convirtiendo en un galimatías
con un gasto enorme de tiempo, pocos resultados y difícil de transmitir porque cada uno lo hace de una manera, con sus propios Excel y los colorines que le gustan.
Al final se van dejando de hacer las cosas porque en muchas ocasiones no se obtienen los resultados esperados de la gestión y se gasta mucho tiempo. Se acaba viendo
la gestión como "difícil".