¿Puede sobrevivir nuestro negocio sin gestión?

Cuando hablamos de gestión en restauración y ocio es frecuente encontrarnos con gente que nos dice "no es necesario complicarse tanto la vida, yo llevo taytantos años funcionando sin hacer nada de lo que dices, gano dinero y no tengo ningún problema". En algunos casos es medianamente cierto, aunque en la mayoría es simple desconocimiento de los problemas que tiene su negocio, los que le pueden venir y el dinero que deja de ganar.

Pero viendo que no son casos aislados nos hace plantearnos la pregunta: ¿se puede realmente sobrevivir sin gestionar?. Para responder a esta pregunta lo primero que debemos hacer es ponernos de acuerdo sobre qué entendemos por gestionar: no todo el mundo entiende lo mismo...

Para nosotros, un negocio de restauración u ocio gestionado, significa que en el local se realiza un trabajo premeditado, dirigido, coordinado, supervisado y con resultados medibles en cuatro áreas principales: finanzas, recursos humanos, operativa y comercial. El trabajo dentro de cada área puede implicar muchas cosas, pero remarcaremos tan solo los tres puntos de cada una que consideramos más importantes:

1. AREA FINANCIERA

• Se realizan previsiones de ventas y se ajustan los recursos del restaurante en función de dichas previsiones: personal, preparación de productos etc.
• Se marcan objetivos de costes y se realiza cuenta de explotación, no solo la mensual, que facilita la asesoría contable, sino propia, mensual, semanal y diaria.
• Se realizan inventarios y se comparan resultados de gasto real con el gasto ideal que se debiera haber tenido en función de las ventas y los escandallos de producto.

2. AREA DE RECURSOS HUMANOS

• Se realiza formación de forma estructurada para todo el personal, se controla y potencia la formación todo lo posible.
• El personal de gerencia tiene formación específica en dirección de personas: selección, formación, delegación, liderazgo, comunicación, motivación, disciplina progresiva, etc.
• Se dispone de perfiles de puesto para cada posición en el restaurante, salarios acordes a los mismos y se dirige el cumplimiento de funciones de forma acorde a los perfiles y la formación recibida.

3. AREA OPERATIVA

• Todos los procesos (políticas, normas, estándares, o como los queramos llamar) de trabajo del establecimiento están claramente definidos de forma escrita, especificando procedimientos, responsables y criterios de evaluación.
• Los procesos de trabajo se auditan de forma regular, se evalúan conforme a los criterios establecidos y se trazan planes de mejora ante las desviaciones encontradas.
• Procesos, objetivos financieros y recursos están balanceados. Es decir, los objetivos financieros permiten asignar los recursos necesarios (personal, productos, maquinaria, etc.) para cumplir con los procesos establecidos y así se hace en la práctica.

4. AREA COMERCIAL

• El establecimiento tiene una estrategia de marketing, promocional y de comunicación claramente definida y se lleva a la práctica.
• El ambiente, aspecto, mantenimiento, limpieza, PLV, etc. del establecimiento es adecuado y coherente con la estrategia de marketing.
• Se conoce la tipología de clientes, el área de influencia comercial y la competencia.

Naturalmente, un establecimiento, como empresa que es, requiere también un trabajo en otros ámbitos: legales, contables, etc. pero normalmente estos se realizan por empresas externas, como las asesorías o los propietarios del establecimiento.

También es diferente el grado de gestión según se esté integrado en una cadena o sea un establecimiento independiente. En este último caso deberemos agregar funciones que en una cadena nos vienen definidas centralmente: compras y suministros, confección de carta, posicionamiento de marca, proyectos de instalación en aperturas, etc. que agregan una importante carga de trabajo y responsabilidad en la definición del negocio.

Volviendo a la pregunta inicial: ¿se puede sobrevivir sin gestión?, naturalmente la respuesta es sí, y la prueba es la cantidad de establecimiento que lo hacen en la práctica. Al menos durante un tiempo...

Entonces, ¿por qué deberíamos poner en marcha todos los procesos de gestión, que como hemos visto suponen una importante carga de trabajo?. Yo pondría el ejemplo de que en este aspecto gestionar un establecimiento es como conducir un coche: Se puede conducir con aire acondicionado, sistemas de tracción, un mapa de la ruta y guiado por GPS, volante de cuero y 200 cv, o se puede ir en un 600 conduciendo con las rodillas. Si conduces con las rodillas mientras la carretera sea recta iras bien, pero en la primera curva corres el riesgo de salirte de la carretera, y si es una zona montañosa y con barrancos (como la crisis actual por ejemplo), es muy probable que te despeñes. Y desde luego no pretendas ir rápido o hacer un rallye…

La gestión del establecimiento básicamente lo que hace es limitar el número de elementos de azar que influyen en la marcha del negocio. Cuento mejor (ojo, mejor y no "mas") sea la gestión menos elementos quedarán al azar, menos dependeremos de la suerte, más dirigiremos el negocio y menos probable será que pase algo que no queremos que pase.

Incluso con la mejor gestión nunca vamos a eliminar del todo el azar. E igualmente sin gestión podemos tener la suerte de aguantar toda la vida. Pero esto último es poco probable que pase. Lo más probable es que sino gestionamos será una cuestión de tiempo que nos salgamos de la carretera.

Y así llegamos al último párrafo, con otra pregunta que también nos hacen a menudo: ¿y cuánto me va costar la gestión?, La respuesta es depende, puede ser más o menos, pero a poco bien que hagamos las cosas siempre va a ser mucho menos que el aumento de beneficios que nos proporcionará, y aquí hablo directamente de ingresos en la línea final de la Cuenta de Explotación que nos va a traer, con lo que en puridad la respuesta sería NADA. Y por otro lado lo que sí está claro es lo que nos puede suponer no gestionar: la quiebra y el cierre, o sea, TODO.

Y tu, ¿que es para tí la gestión en ocio y restauración?, ¿crees que es necesaria?, ¿en que grado?...

Gracias por leernos y hasta el siguiente artículo.

 - Eduardo Sánchez