Venta Centralizada

Los pedidos del día en ASIGH.WEB, en la pantalla de un portátil: una fila por pedido con su cliente, su fecha de entrega, el estado en que está y el botón para recibirlo, y debajo los botones para aprobar, enviar al centro de producción, recibir y dar por servidos todos los del día de una vez

Del pedido del cliente a la factura cobrada, sin teclear nada dos veces. Para obradores, cocinas centrales, cáterings y distribución.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Apuntas el pedido una vez y lo copias tres

El cliente pide el martes por teléfono y lo apuntas en la libreta. Por la mañana copias los pedidos en la lista que baja al obrador. Al salir el reparto escribes el albarán con lo mismo. Y a fin de mes vacías la carpeta de albaranes para hacer las facturas, sin poder jurar que estén todos. Cuatro copias del mismo pedido y cuatro ocasiones de equivocarse, y el fallo aparece cuando el cliente reclama. Mientras tanto no coges más clientes, porque lo que no da más de sí es la administración.

Cuéntanos tu caso

Qué es Venta Centralizada en ASIGH

Es el área de Ventas de ASIGH.WEB desde la que tu oficina vende como un centro más: recoge los pedidos de otras empresas, los manda a producir, los entrega con albarán y los factura.

Hay una idea que ordena todo lo demás: cada documento nace del anterior y se queda unido a él. La factura sabe de qué borrador viene y el borrador de qué pedido, así que cualquier importe se puede seguir hacia atrás hasta la línea que lo originó. Un detalle que quizá te sirva de referencia: en Abc.Systems facturamos a nuestros clientes con ASIGH.WEB, todos los meses.

Clientes y pedidos

La ficha de cada cliente con su tarifa, sus direcciones de entrega, su forma de pago y su plazo. Y los pedidos, que puede tomar tu equipo o hacer el propio cliente desde su acceso.

Envío al obrador

La pantalla del día, con todos los pedidos y el punto en el que está cada uno. De aquí salen también los albaranes de entrega que acompañan al reparto.

Borradores de factura

El documento interno previo, uno por entrega o uno que agrupa las del periodo. Es donde se comprueban los importes y los datos del cliente antes de emitir nada.

Facturas y cobros

La factura definitiva con su registro de facturación, el envío en PDF al cliente y la lista de lo facturado que aún está pendiente de cobrar, con su fecha.

El menú de Ventas de ASIGH.WEB desplegado en un monitor de oficina, con la rama de Venta Centralizada abierta y sus pantallas a la vista: los pedidos del cliente, el pedido rápido, el envío al centro de producción, las rutas de reparto y los dos tipos de borrador de factura, el unitario y el resumen

El pedido lo puede hacer el cliente, y llega hecho

Cada cliente entra con su acceso desde el ordenador, la tablet o el móvil y hace su pedido en una pantalla de dos datos: qué artículo y cuánto.

Solo ve los artículos que tenéis acordados y la dirección de entrega que le corresponde, así que no puede pedir lo que no le sirves ni equivocarse de sitio
Puede cambiar el pedido mientras no llegue la hora de corte; a partir de ahí está aprobado y en producción, y cualquier cambio pasa por una llamada
Los pedidos que toma tu equipo por teléfono y los que llegan del canal de internet caen en la misma lista que estos
El cliente que pide siempre lo mismo se resuelve con pedidos guardados, de los que sale el albarán directamente
Cuando el trabajo se cotiza antes, como en un cáterin, el pedido nace del presupuesto que ya aceptó el cliente

Alta de un pedido de cliente en ASIGH.WEB, en un monitor de oficina: la fecha del pedido, el cliente, el lugar de entrega, la fecha en que quiere recibirlo y el hueco de comentarios

Lo que de verdad cambia no es ahorrarte una llamada. Es que a la hora de producir hay una sola lista y nadie ha transcrito nada, así que lo que sale del obrador es exactamente lo que pidió cada cliente. Y de paso se acaban las llamadas a las siete de la mañana y los audios de dos minutos que hay que escuchar dos veces.

A la hora de corte el día se cierra y el obrador ya sabe qué hacer

Hay una hora acordada con los clientes. Lo que ha entrado hasta entonces se revisa y baja al obrador convertido en trabajo; lo que llegue después es para mañana. De ahí en adelante cada pedido va marcando por dónde va.

Aprobado

Repasas el pedido y confirmas que se puede producir y servir. Si falta una materia prima, la llamada al cliente se hace ahora y no cuando abre la caja del reparto.

Enviado a producción

Los pedidos aprobados pasan al obrador, que hasta ese momento no sabía nada del día siguiente. Se puede hacer pedido a pedido o con todos los del día de una vez.

Recibido

El obrador da por bueno lo que ha preparado y la parte comercial lo comprueba antes de que salga. Aquí se generan los albaranes que acompañan a cada entrega.

Servido

Vuelve el reparto con los albaranes firmados. Lo que no se entregó se corrige en el albarán ese mismo día, que es cuando se sabe, y no un mes después.

ASIGH trata al que vende y al que produce como dos departamentos, aunque en tu negocio sean las mismas personas. Por eso a cualquier hora del día sabes en qué punto está cada pedido sin bajar al obrador a preguntar.

La factura la ves entera antes de que exista

Antes de emitir nada se crea un borrador, que es un documento interno con lo que se le va a cobrar al cliente. Se comprueba, se corrige lo que haga falta y solo entonces se emite la factura de verdad.

El borrador se hace de dos maneras, según lo acordado con cada cliente. Uno por cada entrega, cuando se factura pedido a pedido. O uno que agrupa las entregas del periodo: eliges el cliente y te aparece todo lo que tiene sin facturar, marcas lo que entra y ves la suma antes de emitir. Lo ya facturado no vuelve a aparecer, así que no hay forma de cobrar dos veces lo mismo ni de dejarse un albarán en la carpeta.

Corregir un borrador no cuesta nada. Corregir una factura emitida y declarada es una rectificativa, y es además una conversación con el cliente. Cuando las facturas salen bien a la primera, cerrar el mes deja de ser el día que echas el cerrojo y te encierras con la carpeta.

Borrador de factura de ASIGH.WEB en un monitor de oficina, con la marca de agua BORRADOR cruzada: los datos del cliente, los del borrador con el número y la fecha aún pendientes, las líneas de los pedidos facturados con su cantidad, su descuento y su IVA, los totales por tipo de IVA y el aviso de que es un documento interno sin validez legal

Emitida la factura, se envía en PDF al cliente con su registro de facturación, como exige Verifactu, y pasa a la cartera de cobros con su vencimiento. Ahí queda lo que has facturado y no has cobrado, con la fecha en la que tenía que haber entrado, que es el dato con el que se llama al cliente que debe dos meses.

Con qué se conecta

Recoge el pedido, lo pasa al obrador y lo lleva hasta el cobro. Qué vendes y a qué precio se decide antes.

Configuración y Gestión de Ventas Producción Centralizada Logística y Rutas Venta Online

Cómo se trabaja

Es un circuito diario, con un cierre al final de cada periodo de facturación.

Entran los pedidos

Durante el día, por las vías que uses. A la hora de corte se revisan todos juntos y se cierra el día: lo que llegue después es para mañana.

Se produce y se prepara

El obrador recibe el trabajo, elabora y monta los pedidos. Cuando están listos, los emite, que es la forma de decir que ha comprobado que van completos.

Se entrega con albarán

Sale el reparto con sus albaranes. A la vuelta se revisan los firmados y se corrige lo que no se entregó, que es el momento de arreglarlo y no un mes después.

Se factura y se cobra

En la fecha acordada con cada cliente se genera el borrador, se comprueba, se emite la factura y se envía. Después queda el seguimiento del cobro hasta que entra el dinero.

La pieza que más disgustos evita es el borrador de factura. Revisar un documento interno antes de emitir cuesta cinco minutos; rectificar una factura ya emitida y declarada cuesta bastante más, y encima delante del cliente.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Tus clientes no van a notar nada, salvo que todo llega mejor. El cambio es interno.

Con la libreta y el programa de facturas

Los pedidos se apuntan a mano según van llegando
La lista de producción se transcribe cada mañana
El albarán se escribe otra vez, con lo que ya estaba en el pedido
La factura se hace sumando albaranes de una carpeta
Los errores se descubren cuando el cliente reclama
Los cobros se controlan en una hoja aparte

Con ASIGH

El pedido entra una vez, lo haga quien lo haga
Producción recibe el trabajo del día a la hora de corte
El albarán sale del pedido con un clic
La factura se construye con los albaranes del periodo
El borrador permite revisar antes de emitir
Los vencimientos y los cobros están en el mismo sistema

Preguntas frecuentes

¿Para qué tipo de negocio es la venta centralizada?

Para quien vende a otras empresas y les factura: obradores de pan y pastelería que sirven a cafeterías y tiendas, cocinas centrales, cáterings y empresas de colectividades, distribuidores, y también cadenas que sirven a sus propios locales. En todos esos casos hay un pedido que se recoge, una entrega que se documenta y una factura que llega después, y eso es lo que se organiza aquí.

Ya tengo un programa de facturación. ¿Qué me aporta llevar la venta aquí?

La facturación es el último paso. Lo que un programa de facturación no sabe es qué se pidió, qué hubo que producir para servirlo y qué salió por la puerta, que es justo la parte que todavía se puede dirigir. Cuando la factura nace del pedido y del albarán no hay que teclear nada dos veces y desaparece la mayor parte de los errores de facturación, que casi todos vienen de ahí.

Mis clientes piden por teléfono y por WhatsApp. ¿Tienen que cambiar su forma de pedir?

No. Que sigan pidiendo por donde quieran, eso no hay que tocarlo. Lo que cambia es dónde acaba ese mensaje: en un pedido del sistema, en veinte segundos, en lugar de en una libreta. Y al que quiera se le da su acceso, que suelen ser los que más piden y los primeros en agradecer poder dejar el pedido a las once de la noche.

Cada cliente tiene su precio acordado. ¿Puedo tener una tarifa por cliente?

Sí. Puedes tener una tarifa para cada cliente, una común para todos, o tres o cuatro y asignar cada cliente a la que le corresponda; en su ficha queda la que se le aplica, así que el precio sale solo al tomar el pedido. Cuantas más tarifas distintas manejes, más trabajo de administración, así que lo aconsejable es tener las justas. Se montan en Configuración y Gestión de Ventas, y una nueva parte de otra que ya tengas.

El reparto vuelve con cambios sobre lo que se había pedido. ¿Se puede corregir antes de facturar?

Sí, y ese es el momento de hacerlo. El albarán se corrige el día de la entrega, cuando vuelve el reparto y se sabe lo que se quedó el cliente. La factura se construye después con los albaranes del periodo, así que sale ya con lo realmente servido. Si el cambio aparece con la factura emitida y declarada, hay que hacer una rectificativa, y por eso el albarán se cierra el mismo día.

Tengo cincuenta clientes con sus precios acordados y doscientas referencias. ¿Quién mete todo eso al arrancar?

Nosotros. La puesta en marcha incluye la parametrización del sistema: los clientes con sus condiciones y sus direcciones de entrega, el catálogo y las tarifas. Lo que ya tengas en el sistema anterior se aprovecha en lugar de teclearse, y lo que hay que decidir antes de cargar nada, como cuántas tarifas vas a manejar y qué cliente va en cada una, se decide contigo.

Del blog de gestión

Ventas, clientes y facturación, contados sin sistema de por medio.

¿Cuántos días te lleva facturar el mes?

Si la respuesta son dos y con la puerta cerrada, ese es el techo de tu crecimiento. Un pedido que llega hasta la factura sin volver a teclearse quita esos días del calendario.