Trazabilidad

Pantalla de movimientos de lotes de ASIGH.WEB en un portátil, filtrada por fechas: cada línea con la fecha, el centro, el artículo, su lote, el tipo de movimiento (venta, desperdicio o transferencia), la cantidad y el pedido o el motivo en los comentarios

Si mañana te avisan de un lote, saber de qué está hecho y adónde ha ido, y retirar solo lo afectado.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Te avisan de un lote y hay que reconstruir el recorrido a mano

Un proveedor avisa de que un lote está afectado, y hay que saber en qué se usó y quién se lo ha llevado. Empieza el repaso a mano de albaranes, de hojas de producción (si las hay) y de facturas de venta, con el negocio abierto y sin saber si te has dejado algo. Y después: si no puedes señalar el límite exacto de lo afectado, tienes que retirar todo lo que pudiera estarlo, y una incidencia en un lote de veinte kilos obliga a retirar la producción de una semana.

Cuéntanos tu caso

Qué es un lote y qué es la trazabilidad

Un lote es el conjunto de unidades de un producto recibido o elaborado en las mismas condiciones e identificado con un mismo código, el código del lote. Todo lo que lleva ese código comparte origen, fecha y producción, así que ante un problema se da por afectado el lote concreto y nada más.

La trazabilidad es poder seguir el recorrido de los productos desde que entran en el negocio hasta que salen, identificándolos por sus códigos de lote: de qué proveedor llegó cada materia prima, en qué elaboraciones se usó y a quién se entregó lo elaborado. Sirve para que, ante una alerta, se localice lo afectado y se retire solo eso.

Loteado de entrada

El de la materia prima que llega del proveedor: se registra al dar entrada al albarán, con el lote del proveedor y la caducidad.

Loteado de producción

El de cada elaboración, intermedia o final, que guarda qué lotes de materia prima y de elaboraciones intermedias se gastaron para hacerla.

Loteado de salida

El que acompaña a cada línea del albarán o la factura del cliente, o del pedido que se envía a otro centro.

Loteado de entrada: la materia prima que llega del proveedor

Cada artículo con control de trazabilidad recibe su lote al dar entrada al albarán del proveedor.

El sistema asigna el lote propio y se anotan el lote del proveedor, el que viene impreso en el producto, y la caducidad
Las etiquetas del lote se imprimen desde el propio albarán
El lote propio es un código de 14 caracteres con el mismo formato en todo ASIGH: el tipo de artículo, el artículo, la fecha de entrada y un dígito de control que detecta un código mal leído o mal tecleado. Se imprime en código de barras y lo lee cualquier lector
Desde ese momento, el stock de ese artículo en el centro se lleva lote a lote

Detalle de un pedido a proveedor de ASIGH.WEB en un monitor, con el botón para imprimir las etiquetas de lote y, en cada línea, el lote propio, el lote del proveedor y la fecha de caducidad

Loteado de producción: cada elaboración con su lote y los lotes que ha gastado

Cada elaboración, intermedia o final, tiene su propio lote y guarda los lotes que se utilizaron para hacerla. Es lo que une el lote del proveedor con el lote del producto.

El lote de la producción

Cada producción recibe su lote al programarla, con la caducidad calculada según la vida útil del producto, y su etiqueta se imprime desde la tarea que lo produce. Un producto final lleva un lote por día.

Los lotes gastados

Al terminar la tarea, el sistema propone para cada ingrediente de la receta los lotes que antes caducan. Se revisa y se cambia lo que no coincide.

Las mermas y las retiradas

En la misma pantalla se anotan las mermas del proceso, los desperdicios y los lotes caducados que se retiran.

El cierre de la tarea

Al cerrarla quedan registrados los lotes gastados, las mermas y el lote producido, y a partir de ese momento ya no se modifican.

Pantalla de asignación de lotes de una tarea de producción de ASIGH.WEB en un monitor: arriba el producto, la cantidad, el lote producido y su vida útil; debajo cada ingrediente de la receta, intermedio o materia prima, con su lote, la cantidad estimada y la real, y el botón para cerrar la tarea

Loteado de salida: el lote en el albarán, la factura o el envío a otro centro

Cada línea de un pedido sale con su lote y su caducidad, hacia el cliente o hacia otro centro.

El lote llega al pedido

Al crear el plan de producción del día, cada línea de los pedidos de clientes recibe el lote y la caducidad de la producción que la cubre. Si un producto se hizo en dos producciones, la línea se reparte entre los dos lotes.

Ninguna línea sin lote

Las líneas que se quedan sin lote se completan en la pantalla del pedido. Un pedido no se da por recibido mientras a alguna línea le falte el lote o la caducidad.

El lote en el documento

El albarán del cliente imprime el lote y la caducidad de cada línea, y la salida queda registrada con su lote: como venta, enlazada con su albarán o factura, o como envío al centro que la recibe.

Con el lote en el documento de salida, se sabe a qué cliente o a qué centro fue cada lote de producto.

Ante una alerta, de dónde viene un lote y adónde ha ido

Se elige un lote y sale su cadena nivel a nivel, con la tarea de producción de cada paso, su fecha, su centro y las cantidades gastadas y producidas.

Hacia atrás

Se parte del lote de un producto final entregado a un cliente y se obtienen todos los lotes de proveedor que intervinieron en su producción, pasando por las elaboraciones intermedias.

Hacia adelante

Se parte de un lote de materia prima y se obtienen todos los lotes de producto final de los que acabó formando parte, y a qué cliente o a qué centro salió cada uno.

Con el límite de lo afectado señalado, se retira un lote en lugar de la producción de una semana.

Ante una incidencia se usan las dos: hacia atrás desde el producto que ha dado el problema, para dar con el lote de proveedor de origen, y hacia adelante desde ese lote, para encontrar todos los demás productos que lo llevan.

Las cantidades de cada lote cuadran y se pueden acreditar

Informe de balance de un lote de producto final de ASIGH.WEB en un monitor: la fecha de producción y la de caducidad, el saldo final a cero y sus cuatro movimientos, la producción de 3 kilos y tres salidas de un kilo con el pedido de cada una

De cada lote queda registrado todo lo que ha entrado y salido, con la fecha, la cantidad, el usuario que lo registró y el documento del que sale.

El balance del lote compara lo que entró con lo que se gastó, se vendió, se envió y queda. Si no cuadra, el detalle en orden de fechas señala el movimiento que lo descuadra
El stock de cada lote en cada centro se revisa por periodos, por separado la materia prima, los intermedios y el producto terminado, y las diferencias se corrigen y quedan anotadas
Los informes se imprimen o se exportan a PDF y a Excel para el expediente de calidad
El ensayo de trazabilidad que piden las normas de certificación se hace con estos mismos informes

Un cliente que te audita y una inspección piden lo mismo: el recorrido de un lote y la prueba de que las cantidades cuadran. Las dos cosas salen de estos informes.

Con qué se conecta

El lote se asigna en la entrada de mercancía y en la producción, y sale en los pedidos a los clientes y a los centros.

Producción Centralizada FloorPlan de Producción Gestión de Stock APPCC

Cómo se trabaja

Los tres primeros pasos van dentro del trabajo de cada día. El cuarto se hace por periodos, y cuando lo pide una alerta o una auditoría.

Se recibe

Al dar entrada al albarán se anotan el lote del proveedor y la caducidad, y el sistema asigna el lote propio y prepara sus etiquetas.

Se produce

Cada tarea lleva su lote desde que se programa. Al terminarla se revisan los lotes gastados que propone el sistema y se cierra.

Sale

Cada línea del pedido lleva su lote y su caducidad, y sale con ellos en el albarán o la factura del cliente o en el envío a otro centro.

Se comprueba

Por periodos se revisa el stock de cada lote y se corrigen las diferencias. Ante una alerta o una auditoría, el rastro y el balance se consultan en el momento.

Cuando llama un proveedor o un inspector, la respuesta está registrada en el sistema y no depende de que alguien recuerde adónde fue cada lote.

Qué cambia respecto a cómo lo llevas hoy

Los lotes ya se registran, porque es obligatorio. Lo que cambia es que ese registro permite seguir la cadena cuando hace falta.

Con carpetas y una libreta

El lote se apunta, pero no se enlaza con lo que se produjo
Reconstruir la cadena son horas de buscar entre albaranes
A qué cliente fue cada lote casi nunca queda anotado
Depende de que esté la persona que se acuerda
Ante la duda hay que retirar de más
La auditoría se prepara la semana antes, a mano

Con ASIGH

El lote se asigna al recibir la mercancía y al programar la producción
Cada producción guarda los lotes que ha gastado
El rastro llega hasta el cliente o el centro que lo recibió
Está registrado en el sistema
Se señala lo afectado y se retira solo eso
El balance y el rastro de cada lote se imprimen o se exportan

Preguntas frecuentes

Tengo varios centros. ¿El lote se sigue de uno a otro?

Sí. El lote viaja con el pedido desde el centro que produce hasta el centro que lo recibe, y cada centro tiene su propio stock de cada lote. El rastro hacia adelante enseña en qué centro se produjo cada lote y a qué centro se envió.

Ya apunto los lotes en una libreta. ¿Qué gano llevándolos en ASIGH?

Poder recorrer la cadena de un lote en el momento, hacia atrás hasta el proveedor y hacia adelante hasta el cliente. Con una libreta, el problema aparece cuando un lote de harina entra en veinte producciones, cada una acaba en varios productos y esos productos salen a distintos clientes en distintos días. Hacer ese recorrido con una libreta y las carpetas de albaranes es un fin de semana entero, y al acabar sigues sin saber si te has dejado algo.

¿Llevar la trazabilidad en ASIGH supone trabajo extra para el equipo?

Sí, en producción: al realizar cada tarea se revisan los lotes utilizados que propone el sistema, empezando por los que antes caducan, y se cambia solo lo que no coincide. Es el paso que después permite recorrer la cadena. En la recepción el trabajo es poco: al dar entrada al albarán se añaden el lote del proveedor y la caducidad.

Nunca he tenido una alerta por un lote. ¿Merece la pena llevar la trazabilidad?

Sí. Un solo episodio puede costar el negocio. Y sin poder acotar lo afectado hay que retirar todo lo que pudiera estarlo: la diferencia es retirar un lote o retirar la producción de una semana.

¿La trazabilidad de ASIGH sirve para pasar una auditoría?

Para la parte de trazabilidad, sí. Lo que se comprueba es que puedas coger un lote, seguirlo hasta donde acabó y al revés, y justificar las diferencias entre lo que recibiste y lo que consumiste, produjiste y te queda. Eso sale de los informes de trazabilidad, con el detalle de cada movimiento y su responsable, y se imprime o se exporta para el expediente. Redactar tu plan de autocontrol es otra cosa y lo hace una empresa acreditada: lo que aportamos para cumplir ese plan está en APPCC.

¿Cuánto tardarías hoy en contestar por un lote?

Elige un producto que hayas servido esta semana e intenta averiguar de qué lotes está hecho. Si tardas, es que el lote no está enlazado con lo que se produce.