Tesorería

El resultado del mes te dice si has ganado. La tesorería te dice si el día 20 vas a poder pagar. No es la misma pregunta.

Cuéntanos tu caso

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Te enteras de que no llegas el mismo día que hay que pagar

Miras el saldo del banco por la mañana y decides con eso. Ese saldo no sabe que el jueves entran tres recibos, que la nómina cae el 30 ni que la mercancía de esta semana se paga a sesenta días, así que el apuro no se ve venir: aparece el día del vencimiento, cuando ya solo queda pedir un favor o mover dinero de donde no tocaba.

Qué es la Tesorería en ASIGH

La tesorería de ASIGH calcula, día a día, el dinero que entra en tu empresa, el que sale y el saldo que queda: lo ocurrido hasta hoy y la previsión de los próximos días, hasta 60.

Es una tesorería simplificada, pensada para restaurantes y negocios pequeños: hay una sola cuenta para el total de la empresa. Se calcula sola con las ventas, las compras, la previsión de ventas y las provisiones. Lo único que se anota a mano son las provisiones (los pagos que sabes que llegan, como la nómina, el alquiler o los seguros) y los ajustes puntuales que se necesiten. Las cifras de cada día salen de aquí:

Las ventas pasadas

La venta real de cada local, en cuanto se consolida. Un día queda cerrado cuando todos los locales tienen su venta consolidada o el cierre apuntado.

Los pagos pasados

Lo pagado a proveedores, el día en que se pagó cada albarán y cada factura de compra.

Las ventas futuras

La venta que calcula la previsión de ventas para cada local y cada día, con el histórico, los festivos y el tiempo.

Los pagos futuros

Lo pendiente de pago, en la fecha de vencimiento de cada albarán y cada factura de compra, y las provisiones con su fecha.

Ajustes de tesorería: el saldo inicial y las diferencias con el banco

Los ajustes de tesorería hacen que el saldo calculado coincida con el del banco. El primero recoge el saldo de partida y los siguientes corrigen las diferencias que aparecen al comparar.

El ajuste inicial recoge el saldo de tus cuentas el día en que empiezas. La tesorería arranca ese día y todo lo demás suma y resta a partir de él.
Algunos movimientos del banco no pasan por la venta ni por las compras, como las comisiones del datáfono o del banco. Por eso, cada cierto tiempo, se compara el saldo calculado con el del banco y la diferencia se anota como un ajuste.
Cada ajuste lleva escrito el motivo, así que dentro de un año se sigue sabiendo por qué se hizo.
Cada ajuste cuenta el día de su fecha y corrige el saldo de ese día y de todos los siguientes, también los de la previsión.

En cualquier caso esta tesorería no está hecha para cuadrar al céntimo, sino para indicarte riesgos de impagos sin apenas esfuerzos por tu parte.

Ajustes de tesorería en ASIGH.WEB: el saldo inicial de 10.000 euros del 1 de julio y un ajuste de saldos de 10 euros del 25 de septiembre, cada uno con su fecha, su importe y su comentario

Diario de Tesorería: lo que ya ha pasado

El diario de tesorería muestra, para cada día consolidado, el dinero que ha entrado, el que ha salido y el saldo que debería haber en la cuenta ese día.

Cada fila es un día, con la venta, lo pagado, lo pendiente de pago, las provisiones, los ajustes, el total del día y el saldo acumulado.
Un día entra en el diario cuando todos los locales tienen su venta real consolidada o el día apuntado como cierre. Mientras falte uno, el día sigue en la previsión.
De cada importe se abre el desglose y se llega, con un clic, al albarán, la factura, la provisión o el ajuste que lo origina.
Si se corrige un albarán o una factura de un día que ya está en el diario, el saldo cambia desde ese día.
Debajo de la tabla, un gráfico enseña el saldo de los últimos 90 días consolidados y las entradas y salidas de cada día.

Diario de tesorería en ASIGH.WEB: los primeros días de julio con la venta, lo pagado, lo pendiente de pago, las provisiones, los ajustes, el total y el acumulado de cada día, y debajo el gráfico con la evolución del saldo y las entradas y salidas de cada día

Previsiones de Tesorería: lo que va a pasar

Las previsiones de tesorería muestran, para cada día que todavía no está consolidado, el dinero que va a entrar, el que va a salir y el saldo que quedará en la cuenta, hasta 60 días por delante.

Cada fila es un día, con la venta prevista, lo pagado, lo pendiente de pago, las provisiones, los ajustes, el total del día y el saldo acumulado, que sigue al del último día del diario.
El acumulado es lo que te va a quedar ese día si todo llega como está previsto, así que el problema se ve en la fila donde empieza, no en la del vencimiento.
Cada albarán y cada factura entran en la previsión el día que vencen, así que cada compra que registras aparece en el día en que tendrás que pagarla.
De cada importe se abre el desglose, igual que en el diario.
Debajo de la tabla, un gráfico enseña el saldo de los 60 días anteriores a hoy y de los 60 siguientes, con una línea roja en el día de hoy. Si el saldo previsto baja de cero, la línea entra en una franja roja que marca la rotura de caja.

Previsiones de tesorería en ASIGH.WEB: los días desde el 29 de septiembre con la venta prevista, los pagos, las provisiones, los ajustes, el total y el acumulado, el desglose de lo pendiente de pago del 30 de septiembre y, debajo, el gráfico de previsión de saldos con la línea roja de hoy

Y la diferencia se nota fuera de la pantalla. Pedir un aplazamiento tres semanas antes, con la cifra delante, es una conversación normal entre empresas; pedirlo el día del vencimiento es otra cosa, y el proveedor lo nota. Con una reforma o con la compra de una máquina pasa igual: se mira en qué semana cabe antes de comprometerla.

Lo que esperas vender lo pone la previsión de ventas, que trabaja con tu histórico, los festivos y el tiempo de cada día.

Provisiones: los pagos que sabes que llegan y que aún no tienen albarán ni factura

Las provisiones son pagos de los que conoces la fecha y el importe aproximado pero todavía no tienes el documento, como la nómina, el alquiler o los seguros. Al anotarlas, el saldo previsto de esos días las descuenta.

Provisiones de Tesorería

Se anotan en las Provisiones de Tesorería, con su fecha, su importe y un comentario, y cuentan el día de su fecha. Sirven para los pagos que se repiten, como la nómina o el alquiler, y también para una entrada de dinero que no viene de la venta. Cuando llega el documento real y se cuenta, simplemente se le cambia la fecha a la provisión y nos sirve para el mes siguiente. Las Provisiones de Tesorería NO se cuentan en la Cuenta de Explotación.

Provisiones de Facturación

Se anotan como albaranes o facturas de compras, y se marcan como provisión, con el importe previsto y su vencimiento. Cuentan en lo pendiente de pago el día que vencen y, cuando llega el documento definitivo, se corrigen con el importe real y el número de documento. Las Provisiones de Facturación SÍ se cuentan en la Cuenta de Explotación.

Normalmente las más usadas son las Provisiones de Tesorería: podemos tener un "juego" de los pagos recurrentes mensuales, y simplemente les vamos cambiando la fecha al mes siguiente cuando llegan los documentos reales.

Con qué se conecta

La tesorería se calcula con los datos de otros módulos de ASIGH, así que necesita tener contratados Planificación y Previsión de Ventas, de donde salen las ventas previstas, y Gestión de Compras y Cuenta de Explotación, de donde salen las compras. Además necesita un módulo de venta, ASIGH.TPV.Pro o Venta Centralizada, de donde sale la venta real.

Previsión de Ventas Facturación de Compras Cuenta de Explotación ASIGH.TPV Venta Centralizada

Cómo se trabaja

Casi todo llega de las compras, de la previsión de ventas y de la venta de los locales. Lo que hay que hacer a mano es poco.

Se registran las compras y las ventas

Las compras con sus fechas de pago y de vencimiento, y la previsión de venta de cada local, forman la tesorería de cada día.

Se anotan las provisiones

Nóminas, alquiler, seguros, suministros: los pagos que se conocen y aún no tienen albarán ni factura. Si no se anotan, la previsión se parece poco a la realidad.

Se ajusta con el banco

Cada cierto tiempo se compara el saldo con el del banco y la diferencia se anota como un ajuste, con su motivo.

Se consolida la venta

Cada día que todos los locales tienen la venta real consolidada pasa al diario de tesorería. Los días en que un local cierra se apuntan como día de cierre, para que el diario no se quede esperando su venta.

Qué cambia respecto a cómo lo llevas hoy

El dinero que entra y el que sale es el mismo. Cambia cuándo te enteras.

Con el banco y la memoria

Se mira el saldo de hoy y se decide a ojo
Los recibos grandes se recuerdan; los demás aparecen
El aplazamiento se pide cuando ya no hay margen
Se sabe si el mes fue bien cuando llega la contabilidad

Con ASIGH

Se ve el saldo previsto de cada día por delante
Todo lo previsible está anotado, con o sin factura
El problema se detecta con semanas de margen
El saldo de cualquier día se consulta en el momento

Preguntas frecuentes

De esto ya se encarga mi gestoría, ¿para qué lo quiero dentro?

Para decidir a tiempo. Tu asesor te cuenta lo que ya ha pasado. Es la misma parte del diario: lo anterior. Pero no te cuenta lo que va a pasar: las previsiones. Un aplazamiento se pide tres semanas antes del vencimiento, y si la reforma de octubre cabe o no cabe se decide en septiembre. Para eso hace falta ver los días que vienen, y eso sale de tus propias compras y ventas, que ya están dentro del sistema. No te exige esfuerzo.

¿Qué me dice esto que no me diga la aplicación del banco?

El banco te dice lo que hay hoy, que es justo el dato que menos ayuda. No sabe qué mercancía has recibido y todavía no te han pasado al cobro, ni qué nómina cae el día 30, ni cuánto vas a vender la semana que viene. Con esa información el saldo de hoy puede significar tranquilidad o significar un problema, y desde la aplicación del banco no hay manera de distinguirlo.

Cobramos casi todo con tarjeta, ¿necesito una previsión de tesorería?

Sí. Cobrar con tarjeta no cambia que la mercancía se pague a treinta días, que la nómina caiga el día 30 y que en enero haya menos venta. La previsión de tesorería es útil precisamente ahí, cuando el dinero entra rápido y sale a plazos distintos.

¿Qué necesito tener contratado para usar la tesorería?

Los módulos de Planificación y Previsión de Ventas, de donde salen las ventas previstas, y de Gestión de Compras y Cuenta de Explotación, de donde salen los pagos. Además, un módulo de venta: ASIGH.TPV.Pro o Venta Centralizada.

¿Sabes hoy qué saldo vas a tener dentro de dos meses?

No aproximadamente: con los pagos que ya vencen y la venta que tienes prevista. Ganar dinero y tener dinero no son la misma pregunta, y la segunda se responde con fechas.