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Supervisión Operativa

La pantalla de inicio de la Supervisión Operativa en un portátil, una tablet y un móvil, con sus opciones: avisos, chequeos, revisiones y ayuda

Avisos, chequeos y revisiones de tus locales, hechos desde el móvil en el propio local. Todo queda registrado con su fecha, quién lo hizo y las fotos que se tomaron.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

El mismo fallo por cuarta vez, y cada vez parece la primera

Lo ves al entrar, se lo dices al encargado y él toma nota mentalmente. Tres semanas después sigue igual: tú seguro de haberlo dicho, él seguro de haberse ocupado, y ninguna manera de saber quién tiene razón, porque aquello no se escribió en ninguna parte. Y como no se escribió, nadie puede decir que es la cuarta vez este trimestre. Cada aparición se trata como si fuera la primera.

Qué es la Supervisión Operativa en ASIGH

Es el módulo de ASIGH para comprobar cómo están los locales y dejarlo registrado. Tiene tres herramientas, de menos a más detalle: avisos, chequeos y revisiones.

Un aviso en la tablet: el local, la fecha y quien lo anotó, el comentario, la marca de ver con urgencia y el botón para subir fotos o documentos

Avisos

Para dejar constancia de algo que has visto en un local: el comentario, las fotos, un vídeo o un audio si hace falta, y la marca de urgente cuando hay que verlo cuanto antes. Queda con la fecha, la hora y quién lo anotó.

Un chequeo de sala en la tablet con cada punto contestado con sí o no; el de las salseras, en no y con su comentario: faltan dos salseras en la terraza

Chequeos

Listas de chequeo (checklists) para verificar cosas concretas: las tareas de la apertura, la temperatura de las cámaras, los fechados. Cada punto se contesta con sí o no, un número, un porcentaje, un valor de una lista o un texto.

La ficha de una revisión en la tablet: el local, la llegada registrada con su enlace al mapa, 8 de 28 puntos valorados, las observaciones generales y las fotos y documentos

Revisiones

Lo que en el sector se suele llamar auditoría: una revisión completa, por grupos de puntos, que compara lo que debería haber con lo que hay y valora cada punto. Lleva comentarios, acciones a tomar, fotos y documentos.

Todo se rellena desde el navegador del teléfono o de la tablet, con su propia pantalla de entrada. También funciona en cualquier ordenador, y con un acceso directo en el TPV se deja un aviso en un momento. Las listas de chequeo y los modelos de revisión los escribe la empresa en ASIGH.WEB.

Qué se puede comprobar con chequeos y revisiones

Los puntos los escribe la empresa, así que sirven para comprobar lo que haga falta. Estos son los usos más habituales.

Chequeos

  • La apertura, el cambio de turno y el cierre del local
  • Los registros de temperaturas de cámaras y equipos
  • Los fechados del producto
  • La ejecución de las preparaciones
  • Los puntos a cumplir en la recepción de mercancía
  • Los puntos a comprobar en la competencia

Revisiones

  • El local completo: terraza, mobiliario, comunicación, personal y producto
  • Los proveedores
  • Los materiales
  • La implantación de una promoción en cada local
  • Los pasos de un lanzamiento

Los avisos van sin lista de puntos: sirven para dejar anotada cualquier cosa que se vea en un local.

Cada punto explica qué se considera correcto, así que el chequeo lo puede hacer cualquiera del equipo

Cada punto de chequeo tiene tres partes: qué se comprueba, cómo se contesta y qué se espera ver.

  • Cinco formas de contestar: sí o no, un número, un porcentaje, un valor de una lista que escribe la empresa, o un texto libre.
  • El texto de ayuda de cada punto dice qué hay que mirar, y así dos personas distintas valoran lo mismo con el mismo criterio.
  • Cada punto admite un comentario para concretar qué hay que corregir.
  • Las observaciones del chequeo se pueden pasar a incidencias: al guardar se crea una incidencia con ese texto y llega a quien tiene que resolverla.
  • Conviene que sean pocos puntos: un chequeo tiene que poder hacerse mientras se recorre el local.
Diseño de los puntos de un chequeo de sala en ASIGH.WEB, en una pantalla: cada fila con el punto, su forma de contestar, el centro y el texto de ayuda

Como el punto dice qué se espera, quien pasa el chequeo no necesita conocer la operación a fondo. Eso permite repartir los chequeos entre el equipo en lugar de cargarlos todos en la misma persona, que suele ser la que menos tiempo tiene.

La revisión compara lo que debería haber con lo que hay, punto por punto

Una revisión en dos móviles: a la izquierda los puntos de la terraza con el valor esperado, el real y su valoración; a la derecha el punto de las sillas, 40 esperadas y 38 reales, valorado como incorrecto, con su comentario y la acción para corregirlo

Cada punto tiene un valor esperado. En el local se anota el real y se valora el punto como Crítico, Incorrecto, No evaluado o Correcto.

  • El valor esperado es un texto fijo o un dato de la ficha de cada local, como el número de mesas de la terraza. Así el mismo modelo de revisión sirve para todos los locales, cada uno con sus datos.
  • Los puntos se agrupan por temas, como terraza, mobiliario, comunicación o producto; cada tipo de revisión tiene los suyos y cada grupo lleva su peso en el resultado.
  • Cada punto lleva sus comentarios, las acciones posteriores para corregirlo y sus fotos y documentos.
  • Al llegar al local y al salir se registran la hora y la posición del móvil: queda constancia de que la revisión se hizo en el local y de cuánto duró.
  • La puede hacer personal de fuera de la empresa, con el usuario que la empresa le da y el permiso que le corresponda.

Se anota en el local, no al llegar al despacho

Lo que no se escribe en el momento se olvida o se escribe mal. Todo se rellena desde el teléfono o la tablet mientras se recorre el local.

Delante de lo que se mira

Cada punto se contesta delante de lo que se está viendo, con su comentario y su foto. Lo que se rellena al final del turno es lo que uno cree recordar.

Con los datos del local a mano

Desde el chequeo, la revisión o el aviso se consultan la dirección, el teléfono, el gerente y el area manager del local, con su ubicación en el mapa.

Con su fecha y su autor

Todo queda guardado con el local, el día y quién lo hizo, y se puede consultar después qué se vio y qué se dijo.

Lo registrado enseña qué fallo se repite, en qué local y desde cuándo

Los chequeos y las revisiones se van acumulando, y los informes, las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos enseñan qué falla una y otra vez y dónde.

Por local

Qué local repite el mismo fallo y cuál lo tiene resuelto desde hace meses.

Por punto

Cuál es el punto que más veces falla en toda la empresa. Cuando falla en todos los locales, el problema viene de más arriba.

Por periodo

Si lo que salía en marzo se corrigió o si sigue apareciendo en septiembre.

Por tipo

Si el chequeo de apertura sale bien y el de cierre no, el problema está en el turno de cierre.

Tabla dinámica de las revisiones en ASIGH.WEB, en un portátil: los puntos agrupados por temas en las filas, las fechas de las revisiones en las columnas y la valoración de cada punto, con los fallos en rojo

Los chequeos solo sirven si alguien repasa lo acumulado: una vez al mes basta para ver qué hay que corregir y dónde.

En qué se diferencia de la Auditoría

Las revisiones se parecen a una auditoría, pero la Auditoría de ASIGH es otro módulo. Se diferencian en tres cosas.

Qué mide

Supervisión Operativa: cómo está el local: compara lo que debería haber con lo que hay, valora cada punto y da una nota con el peso de cada grupo.

Auditoría: el grado de cumplimiento de los procesos escritos, con una nota comparable entre locales y periodos, y abre un plan de acción.

Dónde se hace

Supervisión Operativa: desde el móvil o la tablet, con su propia pantalla de entrada, mientras se recorre el local.

Auditoría: en ASIGH.WEB, con el Proceso de cada punto a mano para consultarlo.

Procesos

Supervisión Operativa: los puntos los escribe la empresa y cada uno explica en su ayuda qué se espera.

Auditoría: cada punto se refiere a un Proceso escrito que el auditado conoce.

La Supervisión Operativa se empieza a usar con una sola lista de chequeo. La Auditoría pide tener los procesos escritos y encaja cuando la empresa ya los tiene.

Con qué se conecta

Los procesos se escriben en Procesos y Estándares y la Auditoría mide si se cumplen. Lo que aparece en un chequeo o en una revisión se pasa al Control de Incidencias para resolverlo, y el APPCC cubre la seguridad alimentaria.

Cómo se trabaja

Se puede empezar con una sola lista de chequeo y ampliar después.

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Se decide qué se quiere comprobar

Y con qué herramienta: un aviso para dejar constancia, un chequeo para verificar una lista corta o una revisión para valorar a fondo.

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Se escriben los puntos

Cada uno con su forma de contestar y su explicación de qué se espera. Normalmente son las cosas que ya miras cada vez que entras en un local.

3

Se hace en el local

Con el móvil en la mano, mientras se recorre el local.

4

Se repasa lo acumulado

Una vez al mes, para ver qué se repite y en qué local.

Empieza por un solo chequeo, el de apertura o el de cierre, y déjalo funcionando un mes antes de crear el segundo. Los chequeos se abandonan casi siempre por la misma razón: se crean seis a la vez, nadie tiene tiempo de pasarlos todos y al final no se pasa ninguno.

Qué cambia respecto a cómo lo llevas hoy

Miras las mismas cosas. Dejan de estar solo en tu cabeza y en la del encargado.

Con el grupo de mensajería y la memoria

  • Se comenta de palabra y se olvida
  • Cada uno revisa lo que le llama la atención
  • No se sabe si aquello se llegó a arreglar
  • Los mensajes quedan tapados por los siguientes
  • Revisar depende de la experiencia de quien mira
  • Lo que se repite parece nuevo cada vez

Con ASIGH

  • Queda registrado con su fecha y su autor
  • Los puntos son los mismos para todos
  • Lo que falla se pasa a incidencias
  • Lo registrado se consulta cuando haga falta
  • Lo puede pasar cualquiera del equipo
  • Lo que se repite se ve en los informes

Preguntas frecuentes

Para eso ya tenemos un grupo de mensajería, ¿qué añade esto?

Registro. El grupo sirve para avisar, pero a los pocos días el mensaje ha quedado tapado por los siguientes, nadie sabe si aquello se resolvió y no se puede consultar cuántas veces ha aparecido el mismo problema en el mismo local este trimestre. Un chequeo registrado se consulta, se cuenta y se compara. Un mensaje se lee una vez.

¿Mi gente va a tener que rellenar formularios en el móvil?

Sí, y por eso los chequeos tienen que ser cortos: uno que no se puede hacer mientras se da una vuelta al local está mal planteado y no se va a rellenar, con móvil o sin él. Como cada punto explica qué se considera correcto, se contesta sin pararse a dudar.

Tenemos un solo local. ¿Esto no es para cadenas?

No. Un local tiene la misma complejidad que treinta y menos margen para equivocarse. En un local único, el chequeo de apertura asegura que se comprueban siempre las mismas cosas aunque el turno lo lleve otra persona, y deja escrito que se hicieron. Se habilita lo que vayas a usar y nada más.

¿Puede hacer las revisiones alguien de fuera de la empresa?

Sí. La empresa le da un usuario de ASIGH con el permiso que corresponda y entra desde el móvil con la pantalla de entrada de la Supervisión Operativa. Cada revisión queda con su nombre y con la hora y la posición de llegada y de salida.

¿Quién ve cada chequeo, revisión o aviso?

Depende del permiso de cada usuario: unos ven solo lo de su local y otros lo de todos los locales. Con permiso de consulta se puede abrir todo, pero no crear ni cambiar nada.

Lo que comentaste en la última visita sigue sin arreglarse

Probablemente nadie lo hizo mal a propósito: no quedó escrito en ninguna parte. Lo que se anota en el momento, desde el móvil, queda con su fecha y su autor y lo puede consultar quien tiene que resolverlo.

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