¿Puedo hacer los pedidos en ASIGH si no trabajo con previsión de ventas?
Sí. Pides escribiendo tú la cantidad, sobre la lista de artículos de cada proveedor con sus formatos y sus precios ya puestos. Lo que no vas a tener es la cantidad
propuesta, porque para calcularla hace falta saber cuánto esperas vender y el stock estimado que hay en el local. El resto funciona igual: el pedido queda escrito,
sale por correo desde el propio sistema,
la recepción se hace sobre él y el gasto entra en la cuenta de explotación y en el inventario. Es por donde se empieza casi siempre.
¿Qué tengo que tener al día para que el sistema calcule la cantidad?
Dos cosas, y hacen falta las dos. La previsión de ventas, porque la necesidad de cada artículo sale de la venta que esperas hasta la próxima entrega. Y las entradas de
mercancía registradas, porque el stock con el que se descuenta lo que ya tienes se arrastra de lo que ha entrado y de lo que se ha vendido: con las entregas de la
semana sin registrar, el cálculo propone pedir de más. Registrar una entrega es pasar a albarán el pedido que ya está hecho, con lo que ha venido distinto corregido,
así que es el trabajo que hoy haces con el albarán en la mano. También es necesario hacer inventarios con una periodicidad, por ejemplo cada mes.
¿Para qué quiero que el sistema calcule la cantidad, si mi proveedor ya sabe lo que tiene que traerme?
Porque quien decide cuánto entra en tu almacén debes ser tú, y no tu proveedor, que eres quien paga. El comercial hace bien su trabajo, que es vender, y por eso las cámaras de media hostelería
están más llenas de lo necesario. Con una cantidad calculada delante, la conversación se va al precio y al servicio, que es donde ganas tú.
Doy una vuelta por la cámara y veo lo que falta, ¿qué me aporta la cantidad calculada?
La cifra que esa vuelta no da: cuánto vas a vender hasta la próxima entrega. El hueco del estante dice lo que se ha acabado, no lo que va a hacer falta ni cuánto
dinero llevas parado en existencias. Y hay una segunda parte: mientras la cantidad esté solo en tu cabeza, el pedido no lo puede hacer nadie más que tú, ni el día que
libras ni el día que estás de vacaciones.
Trabajo con producto fresco de mercado, ¿me sirve hacer los pedidos así?
Sí, para la mayor parte de tu compra. El pescado del día se seguirá comprando con el criterio de quien va a la lonja, pero en cualquier cocina las referencias de
mercado son las menos: los congelados, las bebidas, los envases, la limpieza, los secos y los lácteos son los que llenan la cámara, y son también los que acumulan el
dinero parado y las roturas de stock.
¿Hacer el pedido en el sistema lleva más tiempo que llamar al proveedor por teléfono?
No, y además deja el pedido escrito. Llamar parece rápido, pero antes hay que dar la vuelta a la cámara con un papel, apuntar lo que falta y dictarlo por teléfono; de
lo que has dictado no queda constancia, así que cuando llega el reparto no tienes con qué comparar lo que ha venido. En el sistema pones las cantidades sobre el
catálogo del proveedor, con sus formatos y sus precios ya cargados, y el pedido sale por correo desde la propia pantalla. Al recibir la mercancía tienes delante lo
que pediste y compruebas línea por línea lo que falta o viene distinto.