Pedidos Internos, Traspasos y Transferencias

Portátil con el área de Compras de ASIGH.WEB y el menú desplegado sobre las tres familias de movimiento interno: Pedidos Internos (al obrador, al almacén central y la lista de lo que está pendiente de recibir), Traspasos de artículos de compra y Transferencias de artículos de venta; detrás, un pedido interno con una línea por artículo, su unidad de medida y las cantidades pedida, emitida y recibida

El producto que se mueve entre tus locales, tu obrador y tu almacén, registrado de punta a punta. Lo que se pide, lo que sale y lo que llega.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

"Pásame dos cajas, que me he quedado corto". Y nunca más se supo de las cajas

Un mensaje, quince minutos de coche y resuelto. Así se mueve buena parte del producto entre locales de la misma casa, y así desaparece de tus números: esa caja salió de una cámara y entró en otra sin quedar registrada en ningún sitio. A fin de mes al que la prestó le falta producto y al que la recibió le sobra, y nadie sabe explicar por qué. Dos descuadres por una sola caja de pollo. Y un responsable al que le achacan una desviación que no ha causado deja de fiarse del inventario.

Cuéntanos tu caso

Qué son los Pedidos Internos, los Traspasos y las Transferencias en ASIGH

Es la parte de ASIGH.WEB que registra el producto que se mueve entre tus propios centros, lo pida un local al obrador o al almacén central o se lo pasen dos locales entre ellos, con el mismo recorrido para todos: se pide, se aprueba, se emite y se recibe.

Entre locales, el movimiento tiene dos nombres según lo que viaja: traspaso cuando es materia prima y transferencia cuando es producto ya elaborado. Los dos siguen el mismo recorrido, así que en el día a día se manejan igual.

Pedidos al obrador

El local pide lo que necesita para el día siguiente: el pedido diario de siempre, los encargos con su nota, lo que va por bandejas y lo que se sale de lo habitual.

Pedidos al almacén central

Lo que se compra de forma centralizada y se reparte después a los locales, tanto la materia prima como el producto ya terminado.

Movimientos entre centros

El movimiento directo de un local a otro, sin obrador ni almacén central de por medio. Mismo recorrido y mismo efecto en los dos almacenes.

Aprobación y reparto

La pantalla del que sirve, con los pedidos de una fecha juntos para repasarlos, aprobarlos e imprimir los albaranes y el parte de preparación.

Pantalla de un traspaso entre unidades en ASIGH.WEB: arriba, el tipo de movimiento, su número, las fechas de emisión y de recepción y el estado en el que está; en medio, los botones para aprobar, emitir y recibir el traspaso; debajo, una línea por artículo con su unidad de medida, su coste y las cantidades pedida, emitida y recibida

Sabes lo que pediste, lo que salió y lo que llegó

Cada línea lleva tres cantidades, y cada una la escribe quien tiene el producto delante en ese momento.

Lo pedido lo pone el centro que lo necesita, en su forma de pedir: por unidades, por kilos o por bandejas enteras y medias
Lo emitido lo pone quien prepara el envío. Si de algo no hay bastante, sale menos y queda escrito
Lo recibido lo pone el centro de destino al abrir las cajas, y es la cantidad con la que se queda el sistema
Hay producto que se pide por unidades y se sirve por peso: pides dos tartas, salen tres kilos y medio, y las dos cifras conviven en la misma línea

Pantalla de ASIGH.WEB en la que el centro de producción emite un pedido: arriba el número de la transferencia, la tarifa y la fecha de recepción, y debajo cada artículo con su familia, la cantidad pedida, la casilla resaltada donde se escribe la cantidad que sale de verdad, la recibida y la unidad de medida en kilos

Con una sola cifra no se ve nada. Con las tres aparece lo que sirve para trabajar: qué se pide de más y acaba en la basura, qué se sirve incompleto un día sí y otro también, y en qué ruta se pierde producto. Y lo que no va a llegar te lo dicen al preparar el envío, no al abrir la caja en plena mañana.

El mismo movimiento cuadra los dos inventarios

Un envío cuenta cuando el centro que lo recibe lo confirma. Ni antes, ni apuntado por separado en cada lado.

En ese momento el producto sale del almacén de origen y entra en el de destino, en la misma operación, sin que nadie tenga que apuntarlo dos veces ni avisar a la oficina. Cuando llega el recuento, el centro que hizo el favor no arrastra el descuadre del otro y cada responsable puede defender sus números.

Lo que sale de un almacén tiene que entrar en otro.
Mientras un envío está emitido y sin recibir, ese producto no está en el stock de nadie.

Por eso un movimiento a medias es el descuadre más difícil de encontrar después, y por eso lo pendiente de recibir tiene su propia lista. Repasarla antes de cerrar un inventario cuesta dos minutos y ahorra la tarde de averiguar dónde se quedó una caja.

Pantalla de ASIGH.WEB para recibir un pedido interno: con la fecha de recepción arriba, cada artículo enseña lo que se pidió, lo que se emitió y la casilla resaltada donde el centro de destino confirma lo que ha entrado de verdad, con su unidad de medida en bandejas, unidades, carros y tandas

Los movimientos ya recibidos aparecen en el saldo de cada producto y en las columnas de entradas y salidas del recuento.

El obrador prepara con una lista, no con doce mensajes

Quien sirve a varios centros ve todos los pedidos de una fecha en la misma pantalla, los repasa y los aprueba de uno en uno o de una vez.

Aprobar es decir que se ha revisado y que se puede empezar a preparar. Desde ahí el local ya no toca su pedido, porque lo que viene detrás ya está en marcha. Y si algo no se va a poder servir, se habla con el centro antes de producir, que es cuando todavía se puede buscar una alternativa.

Albaranes de reparto

Uno por pedido, con lo que se lleva cada centro. Es el papel que viaja con la mercancía y el que se firma al entregarla.

Parte de preparación

Lo que hay que preparar, centro por centro y con el total de cada producto. Con esa cifra arranca el día en el obrador.

Parte de encargos

Los encargos aparte, con el comentario que escribió cada local. La tarta con el nombre puesto no se pierde entre las líneas del pedido diario.

El pedido se hace antes de la hora que fije tu empresa, porque a partir de ahí arranca la producción del día y lo que se cambie después ya no llega a las hojas de trabajo.

El gasto se queda en el centro que consume el producto

El producto viaja valorado, y se valora sobre la cantidad que se ha recibido de verdad.

Lo habitual es que los movimientos internos vayan a precio de coste: el producto entra en el local que lo va a consumir con lo que costó comprarlo, y ahí suma al gasto del mes. Comparar el resultado de dos locales solo tiene sentido si cada uno carga con lo que de verdad ha gastado.

Y hay una segunda forma, que es la que interesa cuando el obrador o el almacén central tienen entidad propia. Si sirven con su tarifa en lugar de a coste, recogen lo que les cuesta producir y repartir, y entonces el centro se puede mirar como un negocio con su cuenta en vez de como un gasto repartido entre las tiendas.

Con los movimientos internos valorados, el consumo de producto de cada centro llega completo a su cuenta de explotación.

Con qué se conecta

El obrador y el almacén sirven, los locales piden, y el movimiento acaba en el stock y en el inventario de los dos centros.

Producción Centralizada Almacén Centralizado Gestión de Stock Inventarios

Cómo se trabaja

Cuatro pasos, cada uno hecho por quien tiene el producto delante en ese momento.

Se pide

El local indica qué necesita, cuánto y para cuándo. Si es un pedido habitual al obrador, se hace en el día y a la hora que estén establecidos.

Se aprueba

Quien sirve revisa lo que le han pedido y da el visto bueno. Con varios centros pidiendo, se ven todos los del día juntos y se aprueban de una vez.

Se emite

Al preparar la mercancía se confirma lo que sale. Si de algo no hay bastante, se envía menos y queda anotado, así que el que espera lo sabe antes de que llegue el reparto.

Se recibe

En destino se comprueba y se confirma lo que ha entrado. Ese es el momento en el que el stock cambia en los dos centros y el gasto se asigna a quien lo va a consumir.

Una comprobación que ahorra trabajo: antes de cerrar un inventario conviene mirar que no queda ningún movimiento a medias. Un envío emitido y no recibido es producto que no está en el stock de nadie, y ese es el descuadre más difícil de encontrar después.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

El producto va a seguir moviéndose entre tus centros. Cambia lo que queda escrito cuando se mueve.

Con el mensaje y el albarán interno

Se pide por teléfono o por mensajería, según quién esté
Lo que sale se apunta en un papel, si se apunta
Nadie confirma lo que ha llegado de verdad
El descuadre de un local acaba apareciendo en el inventario del otro
El coste se queda en el centro que compró, no en el que consume
Al cerrar el mes hay movimientos a medias que nadie sabe cerrar

Con ASIGH

El centro que necesita el producto lo pide en el sistema
Quien sirve indica lo que sale realmente, que a veces no es todo
Quien recibe confirma lo que ha entrado en su cámara
El stock se ajusta en los dos centros a la vez
El producto viaja valorado y el gasto va donde se consume
Antes de cerrar inventario se ve lo que queda pendiente

Preguntas frecuentes

¿A qué tipo de negocio le hacen falta los pedidos internos?

A todo el que mueve producto entre sus propios centros: un obrador que suministra a varias tiendas, un almacén central que reparte a los locales, o dos o tres establecimientos de la misma casa que se prestan producto entre ellos. Cuanto más producto circula por dentro de la empresa, más peso tiene esta parte del sistema, porque cada movimiento sin registrar descuadra dos inventarios a la vez. Y funciona igual con dos centros que con veinte.

Entre nosotros nos fiamos, ¿hace falta registrar lo que se presta?

Sí, y no por desconfianza: para que el inventario de cada local cuadre. Cuando el producto se mueve sin registrarse, al que lo prestó le falta y al que lo recibió le sobra, y los dos responsables acaban discutiendo por un descuadre que no ha causado ninguno de los dos. Registrarlo protege sobre todo a quien hizo el favor.

¿Compensa registrar el préstamo de dos cajas de vez en cuando?

Sí, y cuesta menos que la conversación que provoca no registrarlo. Se indica el producto, la cantidad y a quién va, y en el otro centro se confirma lo que llegó. Menos de un minuto por operación, frente a media tarde reconstruyendo el mes cuando el inventario no cuadra.

El almacén central ya apunta lo que envía, ¿qué añade registrarlo en el sistema?

Las otras dos cantidades. Ese albarán dice lo que el almacén cree que ha enviado, que es solo una de las tres que importan: las otras dos son lo que la unidad pidió y lo que de verdad llegó, y es justo en esas diferencias donde aparece la información: qué se pide de más, qué se sirve incompleto y en qué ruta se pierde producto. Con un solo dato no se ve nada de eso.

Lo llevamos en una hoja compartida, ¿qué gano registrándolo en el sistema?

El efecto en los dos almacenes. La hoja sirve para saber lo que se ha movido, pero no descuenta del inventario de un centro ni lo suma en el otro, así que el trabajo de verdad, que es cuadrar las existencias, lo sigues haciendo a mano. Aquí el movimiento y su efecto en los dos almacenes son la misma operación.

Del blog de gestión

Por qué los movimientos de producto acaban decidiendo el inventario.

Cuando un local le presta producto a otro, ¿dónde queda escrito?

Si la respuesta es "en el móvil de los encargados", ahí tienes una parte de tus descuadres. Un movimiento que se pide y se recibe deja el stock de los dos centros cuadrado sin que nadie lo repase.