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Inventarios

Inventario de materia prima de un almacén en ASIGH.WEB: arriba el resumen del periodo con la venta, las existencias, el gasto ideal y el real, y debajo una línea por artículo con lo gastado de verdad, lo que correspondía y la diferencia

Cierra el mes sabiendo lo que has gastado de verdad, por dónde se te ha ido y qué mirar mañana. Sin suponer y sin sospechar de nadie.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Echas la noche contando y por la mañana sabes lo mismo que ayer

Se recorren las cámaras una a una, se pasan los papeles a una hoja de cálculo y sale una cifra: lo que hay. Lo que falta, que es la parte que cuesta dinero, no aparece, porque para sacarla hay que cruzar lo contado con lo vendido, con la receta de cada plato y con todo lo que entró en el periodo. Como esa cuenta a mano no la hace nadie, el recuento se queda en ajustar el stock y el mes se cierra con una sospecha en lugar de con un dato.

Cuéntanos tu caso

Qué son los Inventarios en ASIGH

Es el proceso del área de Compras de ASIGH.WEB con el que cuentas y valoras la mercancía que tienes, y con el que el sistema calcula lo que has gastado de verdad en el periodo y lo compara con lo que deberías haber gastado.

Es un trabajo repartido: la oficina abre el periodo y lo cierra cuando ha repasado los locales, y en cada local el encargado organiza el conteo mientras quien cuenta rellena su hoja. Las fechas son las mismas para todos los centros, de manera que las cifras se puedan sumar y comparar. Y cada cierre fija el punto de partida del stock del periodo siguiente, así que de aquí cuelgan el saldo de cada producto y el coste de producto que llega al resultado del mes.

Fechas de Inventario

La oficina abre el periodo con las mismas fechas para todos los locales. En cuanto se cierra uno arranca el siguiente, y lo habitual es que sean semanales o mensuales.

Hojas de Conteo

Una hoja por cada persona que cuenta, con su almacén asignado. Se rellenan sobre la marcha en una tablet, que es donde mejor se manejan, y al terminar se traspasan al inventario del local.

Zonas de Conteo

Las cámaras, el almacén, la barra o el obrador, con cada artículo colocado en la zona donde de verdad está. Se cuenta siguiendo el recorrido del local, no una lista.

Inventario de Empresa y de Almacenes

El resultado por local y por artículo, con el gasto real, el ideal y la distancia entre los dos, en tablas y gráficos que se cruzan y se agrupan como te interese.

Menú Compras de ASIGH.WEB con Inventarios desplegado: Zonas de Conteo, Almacenes, Crear Inventario, Fechas de Inventario, Inventario de Empresa, los listados y el detalle de almacenes, las hojas de artículos, Conteos Múltiples y Desperdicio de Compra

Cuentan cuatro personas a la vez y nadie pasa nada a limpio después

Cada uno con su hoja y su zona, apuntando a pie de estantería desde una tablet. Lo que se cuenta ya está dentro.

  • Cada persona cuenta en su propia hoja, así que dos no se pisan ni se cuenta dos veces la misma cámara
  • Se apunta en kilos, litros o unidades, y también en el formato de compra cuando contar cajas o botellas enteras es más rápido
  • Cada cantidad se suma a lo que ya llevabas de ese artículo, de modo que puedes ir y volver sin llevar la cuenta en la cabeza
  • Si te equivocas, se descuenta poniendo la cantidad en negativo o se deja la línea a cero para empezar otra vez
  • Y si prefieres el papel, sale un listado ordenado y filtrado a tu gusto para recorrer el local y pasar los números al volver
Hoja de conteo de ASIGH.WEB con el almacén y la persona asignada en la cabecera, y una línea por artículo con las casillas para sumar en formato de compra y en unidad de medida

Al acabar, cada uno cierra su hoja y el encargado repasa lo contado antes de traspasarlo al inventario del local. Se cuenta mejor porque se cuenta repartido: se termina antes y al día siguiente no queda una pila de papeles esperando a que alguien los teclee, que es donde se pierde media mañana y donde se cuelan los errores de transcripción.

La diferencia deja de ser una sospecha y pasa a tener nombre de artículo

Al cerrar, cada artículo lleva al lado lo que has gastado de verdad y lo que deberías haber gastado según lo que has vendido.

Lo que deberías haber gastado sale de multiplicar lo vendido de cada plato por su escandallo, así que la referencia es tu propia receta aplicada a tus propias ventas. Y antes de señalar nada, el sistema aparta el gasto que sí tiene explicación: la comida del personal, el producto que llegó en mal estado, lo que se tira durante el servicio y lo que se canceló.

Coste ideal + comida del personal + desperdicio + cancelaciones = el gasto que sabes explicar.
Lo que va de ahí hasta el gasto real es lo que nadie apuntó.

Esa última cifra es la que interesa, y no llega en bloque: llega repartida por artículo y con su importe al lado. La conversación deja de ser sobre el equipo y pasa a ser sobre productos concretos, ordenados por lo que cuesta cada uno, así que sabes por cuál empezar y con qué proveedor te conviene sentarte con los números delante.

Inventario de materia prima de un local en ASIGH.WEB con el cuadro para elegir qué columnas se ven, sobre el resumen del periodo y las líneas de artículo con el gasto real, el teórico y la diferencia

Cada artículo lleva dicho cómo se calcula su gasto. Los que van en escandallo se calculan con la receta, que es el caso normal; los consumibles que no llevan escandallo pueden estimarse con lo que se gastó en periodos anteriores; y cuando no hay manera de estimarlo, como el jabón del lavavajillas, se iguala el gasto real al teórico y su diferencia queda en cero. La recomendación es inventariar solo los artículos que van en escandallo, y si entra alguno más, con el gasto igualado, para que el análisis hable de los productos sobre los que de verdad se puede trabajar.

Dos inventarios: el de materia prima y el de producto modificado

El de materia prima se hace siempre. El de producto modificado, que son los artículos intermedios y los terminados que elabora la casa, se hace cuando el negocio lo necesita.

Cuando se hacen los dos, el primero que se hace es el de producto modificado. Con los escandallos, el sistema descompone lo contado en las materias primas que lleva dentro: la masa que está fermentando y las tartas montadas se convierten en la harina, la mantequilla y los huevos que llevan. Ese resultado se guarda en su propia columna, al lado del conteo de materia prima, y el stock final del periodo es la suma de los dos.

Hacerlo así importa, porque lo que no se cuenta se da por gastado: sin el recuento del producto a medio elaborar, el cierre carga como consumo del periodo lo que en realidad sigue en el local, y el gasto sale más alto de lo que fue.

El inventario de producto modificado es opcional, y depende de lo que tenga cada negocio. En un restaurante los productos intermedios se conservan refrigerados y no aguantan, así que la cantidad nunca llega a ser importante y con contar la materia prima suele ser suficiente. En panadería y pastelería es al revés: hay masas, rellenos y producto terminado en cantidad, y ahí el recuento hace falta casi siempre.

Cada cierre queda guardado, y el siguiente se compara con él

Mientras el periodo está abierto miras cómo va y corriges. Cuando se cierra, pasa al histórico y entra en la serie.

El que tienes abierto

Con el periodo todavía en curso puedes ver cómo va cada local y corregir lo que salga raro. Es el momento en el que las cosas tienen arreglo, así que conviene sacar las conclusiones aquí.

El histórico cerrado

Al cerrar, el inventario pasa a la serie y queda comparable con todos los anteriores. Ahí se ve si un artículo se desvía todos los meses o si lo de este fue cosa de una vez.

Todos los locales a la vez

Como el periodo es el mismo para todos, las cifras se suman a nivel de empresa y se comparan entre centros. Lo que se desvía en uno y en el resto no, señala a la operación de ese local.

El coste de producto que aparece en tu cuenta de explotación sale de este cierre. Con el recuento hecho, el resultado del mes es un dato; sin él es una estimación, y todo lo que decidas encima es una apuesta.

Con qué se conecta

El recuento arranca del saldo que llevaba el stock, se valora con lo que has comprado y se compara con tus recetas. De aquí sale el coste de producto del periodo.

Cómo se trabaja

Cuatro pasos. El primero es el que decide si el inventario va a servir para algo.

1

Se prepara

Producto colocado siempre en el mismo sitio, formatos de conteo decididos (kilo, litro o unidad, nunca "bolsas") y criterios claros sobre qué se pesa y qué se estima.

2

Se cuenta

Se abre el periodo y se reparten las hojas por almacén y por persona. Se puede contar en varios sitios a la vez y en distintos momentos.

3

Se cierra

Las hojas se traspasan y el periodo se cierra. Antes conviene comprobar que están todos los albaranes, los abonos y las transferencias con otros locales: lo que falte ahí sale luego como diferencia.

4

Se analiza

Coste real contra coste ideal, por almacén y por artículo. Las desviaciones grandes se miran una a una: unas se corrigen en la operación y otras resultan ser un dato mal metido.

Las hojas de conteo se guardan. Cuando meses después aparece una diferencia rara, poder volver a quién contó qué y cuándo ahorra discusiones.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Contar, cuentas ya. La diferencia está en lo que pasa con esos números después.

En papel o en una hoja de cálculo

  • Se cuenta a mano y alguien lo pasa a limpio después
  • El resultado dice lo que hay, no lo que falta
  • Saber si ese gasto es mucho o poco exige cruzarlo con las ventas y las recetas, a mano
  • Se valora con el precio de la última factura que alguien recuerde
  • Cada mes empieza de cero: no hay serie con la que comparar
  • Si no lo hace el dueño, no lo hace nadie

Con ASIGH

  • Cada uno cuenta su zona en su hoja y todo se junta en el mismo recuento
  • El sistema calcula lo que deberías haber gastado según lo vendido y te enseña la diferencia
  • La valoración usa el precio real de compra, al día con cada entrada
  • Las diferencias salen por artículo y ordenadas por lo que cuestan
  • Cada cierre queda guardado y comparable con los anteriores
  • Lo contado se cuadra con lo que dicen albaranes y facturas

Preguntas frecuentes

El inventario lo llevo en una hoja de cálculo. ¿Qué gano cambiando?

Para contar, la hoja de cálculo vale. El problema empieza después. Para saber si has gastado de más necesitas cruzar lo contado con lo vendido y con la receta de cada plato, con los precios de compra al día y con las entradas y salidas del periodo. Eso en una hoja se puede montar, pero hay que mantenerlo cada semana, y es justo lo primero que se abandona cuando aprieta el día a día. Si la tuya ya te da la desviación por artículo, no nos necesitas para esto.

Tengo un solo local y poco almacén. ¿Me compensa montar un inventario así?

Depende de lo que te juegues en producto. Si el coste de la materia prima es una parte importante de tus gastos, y en hostelería suele rondar un tercio, una desviación de dos o tres puntos es dinero de verdad todos los meses. Con un solo local el trabajo de contar es menor, así que el retorno llega antes. Lo que no compensa es hacerlo a medias: contar sin comparar es perder la noche igual.

¿Cuánto se tarda en poder hacer el primer inventario?

El primer inventario se puede hacer en cuanto estén dados de alta los artículos de compra con su unidad de medida. Para que además te diga la desviación hacen falta los escandallos, y eso es un trabajo aparte que se hace una vez. Lo razonable es empezar contando y valorando, y cuando las recetas estén metidas, empezar a comparar.

El stock ya me lo dice el programa que tengo. ¿Para qué voy a contar?

Porque ese stock es teórico: entradas menos salidas, lo que debería haber. El inventario es lo que hay de verdad en la estantería. Y lo que buscas es justamente la diferencia entre los dos, porque ahí está lo que se pierde, lo que se sirve de más y lo que nadie apuntó. Un stock teórico que no se contrasta con un conteo se separa de la realidad semana a semana, hasta que acaba siendo un número que no se cree nadie.

Ya lo intentamos y se dejó a los dos meses. ¿Por qué ahora sí?

Es lo más habitual, y casi siempre por dos razones. La primera, que contar no devolvía nada: se echaba la noche y al día siguiente había una cifra que no cambiaba ninguna decisión. La segunda, que dependía de una sola persona, y el mes que esa persona libraba no se hacía. Con el conteo repartido por zonas y un resultado que al día siguiente señala artículos concretos, el inventario deja de ser un deber y pasa a ser la reunión del lunes. Lo que decide que la segunda vez funcione no es la herramienta: es que ese rato esté reservado en la semana de alguien.

Del blog de gestión

El proceso contado con detalle, sin sistema de por medio.

El próximo cierre, ¿te va a decir algo?

Un recuento que solo ajusta el stock es trabajo perdido. Lo que vale es la diferencia explicada: de dónde sale, en qué productos se repite y cuánto se lleva cada mes.

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