Gráficos Dinámicos

Portátil con un gráfico dinámico de ASIGH.WEB: arriba la tabla dinámica con los días de la semana en columnas y el porcentaje de tickets de cada uno, y debajo ese mismo cruce dibujado en barras con su porcentaje sobre cada barra; las áreas de vistas y de opciones están apagadas

Mira dibujada la evolución de cualquier dato de tu negocio, y enséñasela a tu equipo sin tener que explicarla.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Bajar un uno por ciento cada mes no lo nota nadie

Delante tienes doce meses de venta en una columna de cifras. Unas suben un poco, otras bajan un poco y ninguna llama la atención. Y llevas cinco meses perdiendo un poco cada mes: el coste que sube dos décimas, el ticket medio que baja, la tarde que vende menos que hace un año. Lo que va mal poco a poco no da ninguna señal, y por eso se descubre cuando ya no quedan meses por delante para arreglarlo.

Cuéntanos tu caso

Qué son los Gráficos Dinámicos en ASIGH

Un gráfico dinámico es una pantalla con cuatro áreas y, arriba del todo, un interruptor para cada una: las vistas guardadas, la tabla dinámica con el cruce, las opciones del gráfico y el gráfico. Enciendes las que necesitas y apagas el resto, así que delante tienes solo lo que estás mirando. Hay uno por cada parte del sistema.

El cruce se monta igual que en una tabla dinámica, que es la vía principal por la que sale la información del sistema. Un gráfico es esa misma consulta vista de otra manera: la tabla te da la cifra y el dibujo te da el movimiento. Mientras montas el cruce tienes encendida la tabla con su lista de campos; cuando ya dice lo que querías, la apagas junto con las opciones y te quedas con el gráfico solo, que es como se lleva a una reunión.

Las vistas

El desplegable con los gráficos que has guardado, y los botones para guardar el que tienes montado o borrarlo. Es lo que hace que el del mes que viene salga igual que el de este.

La tabla dinámica

El cruce, montado igual que en una tabla dinámica: en filas lo que quieres ver desglosado, en columnas con qué compararlo y en el centro los números. El gráfico se dibuja de lo que haya aquí, así que conviene dejar poco.

Las opciones del gráfico

El tipo de dibujo y todo lo que le da forma: el tamaño, el giro y la perspectiva, las etiquetas de los ejes y de los puntos, si cada serie es una fila o una columna, y las referencias que se le ponen encima.

El gráfico

El dibujo, que se rehace cada vez que cambias algo y pulsas Actualizar. Sale además a la hoja de cálculo, a PDF o a un documento cuando lo necesitas fuera.

Monitor con la pantalla de un gráfico dinámico de ASIGH.WEB recién abierta y sus cuatro áreas encendidas, con el interruptor de cada una en la barra superior: la barra de vistas, la tabla dinámica todavía sin campos, el panel de opciones del gráfico y el gráfico aún vacío

Con tres tipos de gráfico contestas casi todo lo que te preguntas

Hay cuarenta y siete disponibles y está bien que estén, pero en hostelería el trabajo lo hacen tres. Son además los que menos hay que configurar: eliges el tipo y sale dibujado.

Barras, para comparar

Cosas puestas una al lado de otra: tus locales entre sí, las familias de la carta, los días de la semana, dos meses seguidos. Ves de un golpe cuál vende más y cuál se ha quedado atrás, que en una lista de importes parecidos cuesta bastante más.

Líneas, para la evolución

El mismo dato a lo largo del tiempo: los sábados de las últimas semanas, el ticket medio del año, la venta de cada tramo horario. Es el dibujo donde aparece la tendencia, y por tanto donde te enteras pronto de lo que se está torciendo.

Tarta, para el reparto

El peso de cada parte sobre el total: cuánto trae la sala y cuánto la terraza, qué proporción de la venta se va en promoción. Cuando la pregunta es de proporción, un porcentaje dibujado se entiende antes que una columna de porcentajes.

El consejo que damos siempre, porque es el error más repetido: un gráfico con demasiado dentro no informa de nada. Los que sirven llevan una serie, dos como mucho, y normalmente sin los totales. Si metes veinte familias de producto en la misma imagen sale un cuadro vistoso del que nadie saca una conclusión. Y en dos dimensiones se lee mejor que en tres, aunque las tres dimensiones estén ahí para el día que las quieras.

Pon tu objetivo como una línea en el gráfico y verás si lo estás cumpliendo

Un gráfico te dice cómo ha ido el dato. Poniéndole encima tus propias líneas te dice además si eso es bueno o es malo, y las cuatro se encienden desde las opciones del gráfico.

Dos líneas horizontales a la altura que tú digas: tu objetivo, la media, el número que no quieres cruzar. Con las dos, encierras la zona en la que quieres estar
La banda colorea el espacio entre un mínimo y un máximo, y lo que se sale del rango salta a la vista sin ir a buscarlo
La media móvil dibuja la media de los últimos días en lugar del dato de cada día, así un día muy bueno o muy malo no despista; tú decides sobre cuántos se calcula
La línea de tendencia dice hacia dónde va el dato si sigue como hasta ahora, que es la pregunta que una columna de cifras no contesta

Reaccionar en el mes tres de una caída no se parece en nada a reaccionar en el mes ocho. Y como el periodo lo eliges tú, el mismo dato se dibuja contra el mismo mes del año pasado, que en un negocio con temporada es la única comparación que dice algo.

Monitor con el panel de opciones de un gráfico dinámico de ASIGH.WEB, con las dos líneas de referencia puestas en 7000 y en 12000 y encendidas las medias móviles y la regresión lineal, y debajo el gráfico de la venta por semanas con esas dos líneas horizontales, las medias y la tendencia dibujadas encima

Guarda la vista que te sirve y recupérala o expórtala cuando la necesites

Monitor con un gráfico dinámico de ASIGH.WEB mientras se guarda una vista: sobre el gráfico, la ventana que pide el nombre de la vista, con el ejemplo de cómo componerlo y el aviso de que las vistas guardadas son personales de cada usuario

Igual que en las tablas dinámicas, cuando el gráfico está como lo quieres ver se guarda con un nombre y vuelve a salir igual. Y no se guarda solo el dibujo: se guarda la composición entera, el cruce de datos, el tipo de gráfico, las líneas que le has puesto encima y el periodo.

Puedes tener tantas vistas como composiciones de datos utilices, y las abres de un desplegable. La venta por familias contra la del año pasado, las horas de cocina junto a la venta de esa misma franja, el peso de cada forma de pago: lo que montas una vez queda montado, y lo único que eliges al abrirla son las fechas.

Ahí tienes bastante más margen que con un informe. Un informe llega hecho y con un formato fijo, pensado para lo que hay que sacar igual cada mes; una vista la defines tú, con los datos que quieras cruzar y el dibujo que quieras, y te haces todas las que necesites sin diseñar nada cada vez.

Y lo que estás viendo se exporta: la tabla dinámica y el gráfico, juntos o por separado.

Con qué se conecta

El cruce se monta en una tabla dinámica; las otras tres son maneras distintas de mirar esos mismos datos.

Tablas Dinámicas Cuadros de Mando Informes Simulaciones

Cómo se trabaja

Primero los datos, después el dibujo. Nunca al revés.

Eliges qué quieres ver

Los datos se preparan igual que en una tabla. La diferencia es que aquí conviene quedarse con poco: una serie por meses, dos centros comparados, un indicador a lo largo del año.

Lo dibujas

Eliges el tipo de gráfico, pulsas Actualizar y aparece en pantalla. Con barras y líneas casi no hay nada que configurar, y en dos dimensiones se lee mejor que en tres.

Le pones tus referencias

La línea del objetivo, la banda de lo aceptable, la media suavizada o la tendencia. Aquí es donde una curva pasa de ser bonita a decir algo.

Lo guardas o lo compartes

Si lo vas a mirar cada mes, se guarda con un nombre y vuelve a salir igual. Si va a una reunión o a un correo, se exporta a la hoja de cálculo, a PDF o a un documento.

Una costumbre que rinde mucho: quédate con tres o cuatro gráficos fijos y míralos siempre. Vale más ver los mismos cuatro cada semana, y reconocer cuándo se tuercen, que hacer veinte distintos una vez y no volver a mirarlos.

Los datos se contrastan con la operación real de la unidad

Los datos no se entienden plenamente si no vemos cómo se generan en la operativa real, y la operativa no se entiende si no se mide. Ambas cosas deben hacerse para tener una comprensión más profunda del negocio.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Se dibuja cuando hace falta, y sin preparar nada antes.

Con los números en una hoja

Las variaciones pequeñas pasan desapercibidas
Para ver la evolución hay que imaginársela
Cada gráfico exige reunir y pegar los datos antes
Se hace una vez al mes, y solo de lo importante
Comparar con un objetivo se hace de cabeza
En la reunión, cada uno interpreta lo que quiere

Con ASIGH

Las tendencias se ven de un vistazo
La evolución está dibujada, no imaginada
El gráfico sale de datos que ya están dentro
Se dibuja cualquier cosa, en cualquier momento
El objetivo es una línea sobre el gráfico
Todos miran lo mismo y hablan de lo mismo

Preguntas frecuentes

Si ya tengo la tabla con los números, ¿para qué quiero el gráfico?

Para ver el movimiento, que es lo que una columna de cifras esconde: una bajada de un uno por ciento cada mes pasa desapercibida hasta que se ha convertido en un diez, y dibujada se ve a la primera. No compiten, porque son la misma consulta vista de dos maneras: la tabla te da la cifra exacta, que es lo que necesitas para tocar un precio o cuadrar un cierre, y el dibujo te dice hacia dónde va. Lo habitual es montar el cruce, mirarlo en la tabla y encender el gráfico cuando la pregunta es esa.

¿Para qué sirve un gráfico, aparte de quedar bien en una reunión?

Para saber si el dato que estás mirando está donde tiene que estar. Un gráfico sin nada encima enseña una forma y para de contar; lo que lo convierte en herramienta de trabajo son las líneas que le pones: tu objetivo a su altura, el margen entre el que quieres moverte, la media de los últimos días y hacia dónde apunta el dato. Con eso delante se ve que has cruzado tu línea, y eso obliga a decidir algo.

Lo que necesito es enseñárselo a mi equipo, ¿sirve para eso?

Sí, es de lo que mejor funciona para eso. Un gráfico se entiende sin explicarlo, así que el rato que se iba en aclarar qué dice cada columna se emplea en decidir. El que montas se guarda y vuelve a salir igual cada mes, de modo que el equipo se acostumbra a mirar siempre las mismas curvas, y sale a PDF o a un documento para imprimirlo o mandarlo por correo.

Los gráficos los hace alguien cada mes en una hoja de cálculo, ¿qué ahorro?

Las horas de antes de dibujar. Esa persona no tarda por hacer el gráfico: tarda en buscar los datos, copiarlos de dos o tres sitios, cuadrarlos y comprobar que el archivo es el bueno. Ese trabajo es el que desaparece, porque el gráfico se apoya en la información que el sistema ya tiene registrada. Y el que montas una vez se guarda: al mes siguiente lo abres y está al día.

Hay cuarenta y siete tipos de gráfico, ¿con cuáles me quedo?

En la práctica se usan tres: barras para comparar, líneas para ver la evolución y tarta para los repartos. Con esos tres se cubre casi todo lo que un negocio de hostelería necesita mirar, y son los que menos configuración piden: eliges el tipo y sale dibujado. El resto está para el día que haga falta algo concreto, y los ajustes finos (el tamaño, las etiquetas, los ángulos) se tocan solo si vas a imprimirlo.

Del blog de gestión

Mirar datos y sacar conclusiones, que no es lo mismo.

¿Cuánto tarda tu negocio en enterarse de que algo va cuesta abajo?

Si la respuesta son meses, no es por falta de datos: es porque nadie los ve dibujados. Una tendencia se reconoce de un vistazo mucho antes de que se note en la caja.