Ya hago inventario todos los meses, ¿para qué quiero el movimiento diario?
Para saber dónde se fue la diferencia. El inventario hay que seguir haciéndolo, porque contar es lo único que dice la verdad, pero uno mensual te
da un dato cada treinta días: si sale una diferencia de mil euros, esa diferencia se repartió entre treinta jornadas, veinte personas y
cuatrocientas referencias. Con el movimiento registrado, la misma diferencia tiene día, producto y casi siempre explicación.
Yo no vendo kilos de carne, vendo hamburguesas, ¿cómo se descuenta eso del almacén?
Por la composición de cada plato. La hamburguesa de tu carta tiene la suya, y al venderse el sistema resta del almacén los gramos de carne, el pan
y la salsa que lleva dentro. Esa es justo la parte que a mano no se puede hacer, y por la que casi nadie lleva el stock al día.
Llevar el stock al día, ¿exige que todo el mundo apunte todo lo que hace?
Exige registrar lo que se tira y lo que se consume sin venderse, que es marcar el producto y el motivo: cuestión de segundos. Si eso no se hace, el
stock se va desviando, pero el desvío aparece enseguida y en un producto concreto, así que la conversación es "esta semana el aceite no cuadra" en
lugar de "faltan mil euros". Lo que hace fracasar el sistema es no mirarlo nunca.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario para que el stock esté bien?
Depende del tipo de negocio, de su amplitud de catálogo y stock medio. Las frecuencias estándar son semanal (para catálogos poco extensos) y mensual
(para catálogos más extensos y stock medio amplio). En instalaciones más grandes, con trazabilidad, se suele ir a frecuencias menores, trimestrales o incluso
semestrales y anuales, ya que el stock se controla con un "inventario perpetuo". El cálculo del stock arranca siempre de un recuento y necesita uno reciente: si
el último tiene más de 35 días el sistema deja de calcular, porque los desajustes de cada jornada se van sumando y el saldo dejaría de decir nada. Con el
movimiento diario registrado, contar cuesta menos que antes, porque ya sabes lo que debería haber en cada sitio.
Tengo cuatrocientas referencias, ¿hay que controlarlas todas?
Sí y no. El movimiento se registra de todas, pero la atención va donde se va el dinero: veinte o treinta referencias suelen concentrar la mayor parte del
gasto de cualquier cocina. Empezar por ahí da resultado desde el primer mes, y lo demás va entrando por el uso normal del sistema.
¿Y si el stock del sistema no coincide con lo que hay?
Va a pasar, y es lo normal. Por eso hay una forma sencilla de corregirlo: se ajusta la cantidad del artículo y ese ajuste queda registrado como un movimiento más, con
su fecha y separado del consumo. Lo interesante es que cada vez que no coincide quede escrito cuánto y cuándo. Ahí es donde aparecen los problemas reales del
almacén.
Tengo un solo local y bajo a la cámara todos los días. ¿Necesito llevar el stock en el sistema?
Sí, y por la misma razón que en uno grande: bajando a la cámara ves lo que hay, pero no lo que debería haber, y el problema está justo en la diferencia entre las dos
cifras. Lo que hay que controlar no cambia con el tamaño, porque el aceite se dispara igual con veinte mesas que con cien, y en un local único no hay otro centro que
compense un mal mes, así que lo que se escapa llega antes a la cuenta corriente. Lo que sí cambia es el trabajo que lleva: con una carta corta, unos minutos por
semana en las referencias que más pesan bastan para verlo venir.