Proveedores y Artículos

Portátil con el listado de artículos de compra de ASIGH.WEB: una línea por referencia, con su referencia de proveedor, el proveedor, la familia, el formato, la unidad en que se compra, la unidad en que se gasta y la base del precio

Qué compras, a quién, en qué formato y a cuánto sale de verdad el kilo. El catálogo del que salen los pedidos, los costes y los márgenes.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Dos ofertas del mismo producto, ninguna dice a cuánto sale el kilo: eliges a ojo. Suerte.

Entra un comercial con la lata de atún de un kilo más barata que la tuya. En la oferta no pone cuánto de esa lata es aceite, ni cuánto escarche trae el congelado que te enseña después, ni quién paga el porte. La cuenta que haría falta para saberlo no se hace en mitad de un servicio, así que decides por el número grande y el precio de lo que llega al plato acaba poniéndolo el comercial que mejor lo cuenta.

Cuéntanos tu caso

Qué es Proveedores y Artículos en ASIGH

Es el catálogo de todo lo que entra por tu puerta: una ficha por cada artículo que compras, con su proveedor, su formato de compra y su precio real por unidad.

En la misma ficha están la conservación, las caducidades y las mermas. Nada se puede pedir, recibir, contar ni escandallar si antes no está aquí.

A quién le pagas

La ficha de cada empresa a la que compras, de producto o de servicio, con sus datos fiscales, sus contactos comercial y de administración, las condiciones de pago y el rappel acordado.

A quién le pides

Quién sirve de verdad cada zona, con el correo al que sale el pedido, los días en que se pide, los días y las horas en que llega, los portes y el pedido mínimo.

Qué compras exactamente

La ficha de cada referencia: formato y unidades, precio con su base y su descuento, transporte y merma. Lo que hay que saber para conservarlo y para contarlo va en esa misma ficha.

Cómo lo llama tu cocina

El nombre con el que se pide en cocina, "salsa de tomate", enlazado con el bote concreto que compras hoy. Es el nombre que usan las recetas y las hojas de pedido.

Monitor con el menú de Compras de ASIGH.WEB desplegado por Proveedores, con sus opciones de listado, ficha, tipos de proveedor, zonas de distribución y distribuidores, sobre el listado de proveedores del centro

Dos formatos distintos, un solo número con el que compararlos

Tú escribes lo que te cuesta y en qué viene. El precio por kilo, por litro o por unidad lo calcula el sistema.

La unidad en la que compras (la caja, el saco, la garrafa) y la unidad en la que gastas (el kilo, el litro, la unidad), con el factor que traduce una en la otra
El precio tal y como te lo da el proveedor, con su base ("quince euros el millar") y su descuento
El coste de transporte del artículo cuando te lo cobran aparte, por kilo o por kilo volumétrico
La merma, que es lo que pierdes al limpiar, descongelar o preparar, y lo que el producto gana o pierde al cocinarse

Portátil con la tabla dinámica de artículos de proveedor de ASIGH.WEB: una fila por referencia con su unidad de compra, la base del precio, la unidad de medida, los dos factores que las relacionan y el precio por unidad de medida, con los filtros de proveedor y subfamilia encima

Vasos de cartón a 15 € el millar, en caja de 600.
15 € ÷ 1.000 = 0,015 € el vaso. 0,015 € x 600 = 9 € la caja, que es lo que te cuesta cada vez que pides una.

Con ese número puesto, comparar deja de ser una cuenta que nadie hace: la garrafa de cinco litros y la caja de cuatro botellas quedan reducidas las dos a euros por litro, con sus portes dentro, y se elige mirando. Y ese mismo precio es el que se lleva a la receta, así que también decide lo que cuesta cada plato.

Cambias de proveedor y no tocas ni una receta

El mismo producto se compra hoy a uno y mañana a otro, y muchas veces a varios a la vez. El catálogo está montado para eso.

El nombre que usa la receta

En la receta pones "salsa de tomate", y ese nombre apunta al bote concreto que compras hoy. Cambias de marca, cambias el enlace una vez y el precio queda actualizado en todas las recetas donde entra.

El que pides cuando falla el habitual

La botella de litro es la que compras siempre y la de setenta centilitros la que te sirven cuando rompen stock. Queda anotada como sustituta y sale marcada en la hoja de pedido.

Varias referencias, un producto

Cuando el mismo refresco entra por tres distribuidores, las tres referencias se agrupan bajo una y las compras y el stock se suman. Dejas de tener seis versiones de lo mismo al contar.

Las tres cosas van a lo mismo: que cambiar de proveedor sea una decisión de compras y no una tarde de trabajo administrativo. Y como el catálogo es el mismo para todos tus centros, comparar el gasto de un local con el de otro tiene sentido, porque los dos hablan del mismo producto.

Lo que negociaste deja de estar en la cabeza de una sola persona

Con un proveedor se negocia casi todo, y casi todo se acuerda hablando y se olvida igual de rápido.

En la ficha del proveedor queda a quién pagas y en qué condiciones: forma y plazo de pago, días de pago, el rappel acordado con los conceptos por los que se cobra, el contacto comercial y el de administración, y su número de registro sanitario. En la del distribuidor queda a quién le pides: el correo al que sale el pedido, los días en que se pide, los días y las horas en que te lo traen, los portes y el pedido mínimo.

Un acuerdo que no está escrito dura lo que dura en la empresa la persona que lo cerró. Con las condiciones en la ficha, el encargado que hace el pedido un domingo sabe qué día llega, cuánto hay que pedir para que lo traigan y a quién se llama si no aparece. Y el día que toca renegociar te sientas con lo que compraste y con lo que pactaste delante, no con lo que recuerdas.

Monitor con la ficha de un artículo de compra de ASIGH.WEB, una garrafa de cinco litros de aceite de girasol, con su fotografía, el proveedor, el formato, las unidades de compra y de medida, el precio con su base y su descuento, los dos factores de conversión, el precio por kilo, la merma y los datos de conservación y caducidad

Cómo se conserva, cuánto dura y qué alérgenos lleva, en la misma ficha

Media ficha está escrita para la cocina: es lo que hay que consultar un sábado a las nueve de la noche, con el servicio montado.

Cómo se conserva cada cosa, y si trae fecha de fábrica o hay que fecharla al recibirla
Cuánto dura, y cuánto dura una vez abierta, cortada o descongelada
Si se cocina directamente congelado o necesita descongelación, y cuántas horas tarda
Los alérgenos de cada producto de compra, que llegan al plato por la receta que lo lleva
Si se cuenta en el inventario, en qué zona del almacén se cuenta y cómo se calcula su gasto
Si lleva control de lote y fecha, que es lo que hace que se pidan al registrar la entrada

De ahí salen los listados con los que se trabaja: qué sacar hoy a descongelar, qué se cuenta en cada zona, qué caducidades vigilar. La ficha se rellena una vez y contesta a cualquiera que la mire, en lugar de llamar al jefe de cocina para preguntarle cuánto aguanta un producto abierto.

Con qué se conecta

De estas fichas salen los pedidos, el precio con el que se comprueban las facturas, el coste de tus recetas y las líneas que cuentas en el inventario.

Pedidos a Proveedores Facturación de Compras Escandallos y Costes Inventarios

Cómo se trabaja

Los tres primeros pasos son de la puesta en marcha. El cuarto es lo único que queda para siempre.

Se dan de alta los proveedores

Con quién trabajas, qué días sirve cada uno, qué pedido mínimo pide y a quién se llama. Es la parte rápida y se hace una vez.

Se carga el catálogo

A partir de las tarifas que ya te pasan ellos. No es un trabajo de teclear referencia a referencia: forma parte de la puesta en marcha del sistema.

Se ajustan unidades y mermas

Cuántos kilos trae una caja y cuánto queda después de limpiar. Aquí es donde conviene dedicar tiempo, porque de estos dos números sale el coste real de todo lo que vendes.

Se mantiene vivo

Los precios que cambian, los productos que entran y los que se dejan de usar. Son unos minutos a la semana, y buena parte llega al registrar las entregas.

El paso 3 es el que marca la diferencia entre un sistema que da números útiles y otro que da números aproximados. Un factor de conversión mal puesto no da error en ninguna pantalla: hace que un plato parezca más rentable de lo que es.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Seguirás comprando lo mismo. Cambia lo que sabes de lo que compras.

Con la tarifa y la memoria

El precio que se recuerda es el de la última factura
Las ofertas se comparan por el número que trae el comercial
La merma no entra en la cuenta de nadie
Las condiciones de cada proveedor las sabe una persona
Cuando falta un producto, se improvisa
Cada local tiene su lista y sus nombres para lo mismo

Con ASIGH

Cada artículo tiene su precio por unidad de medida
El descuento y el coste de transporte van dentro del precio
La merma de cada proceso está recogida en la ficha
Días, mínimos y contactos están en la ficha del proveedor
Los sustitutivos están definidos de antemano
El catálogo es único y compartido

Preguntas frecuentes

¿Quién carga las ochocientas referencias que compro?

La carga inicial la hacemos nosotros, en la puesta en marcha, a partir de las tarifas de tus proveedores. Lo que es trabajo tuyo es reunirlas y decidir qué entra en el catálogo y qué no, y conviene hacerlo con calma: cuantos más datos aportes, mejor queda configurado y menos hay que corregir después. A partir de ahí queda el mantenimiento, que son los precios que cambian y los productos nuevos: unos pocos al mes.

Los precios me cambian cada dos semanas, ¿esto no se queda desfasado enseguida?

Se queda desfasado si no lo mantiene nadie, igual que la tarifa que tienes en el cajón. La diferencia está en que aquí el precio de la ficha es contra el que se comprueba cada entrega, así que la subida aparece el día que te la aplican y no tres meses después. Mantener el catálogo es atender a lo que salta, no repasar ochocientas fichas.

Me sé de memoria lo que me cuesta cada cosa, ¿para qué quiero las fichas?

El precio que se recuerda es el de la caja, y el que decide tu margen es el del kilo servido: con el descuento aplicado, el porte repartido y descontado lo que se pierde al limpiar. Ese número cambia cada vez que se mueve uno de los tres, así que no se lleva en la cabeza. Y hay una segunda parte: un precio que solo está en tu cabeza no lo puede usar nadie más, ni para hacer un pedido, ni para comprobar una factura, ni para calcular lo que cuestan ochenta platos.

Compro a quien me da mejor precio, ¿qué me aporta esto?

El dato con el que saber quién te lo da. La garrafa de cinco litros con descuento y portes incluidos y la caja de cuatro botellas con transporte aparte no se comparan mirándolas: hay que reducir las dos a euros por litro de producto aprovechable, y esa cuenta no se hace en mitad de un servicio con el comercial delante. Con las dos fichas puestas, la comparación se hace en dos segundos y a veces sorprende.

Le compro casi todo a un distribuidor, ¿esto es para mí?

Sí. Ese distribuidor te vende en cajas y tu carta se gasta en gramos, así que la traducción hace falta igual, y de ella salen el coste de tus platos y las líneas que cuentas en el inventario. Con un solo proveedor tienes además el catálogo más fácil de mantener. Y el precio por unidad escrito es justo lo que necesitas el día que quieras comparar con otro o sentarte a renegociar con el que tienes.

¿Quién mantiene el catálogo al día?

Lo lleva el propio negocio, normalmente quien se encarga de las compras, y es un mantenimiento sencillo: los precios que cambian, los productos que entran y los que se dejan de usar. Son unos minutos a la semana, y buena parte de los cambios de precio se recogen al registrar las entregas. Para los picos, un cambio de carta extenso o una revisión general de tarifas, se pueden contratar apoyos puntuales.

Del blog de gestión

Qué comprar, a quién y en qué condiciones, contado sin sistema de por medio.

¿A cuánto te sale el kilo de tu producto estrella?

No el de la caja: el del producto limpio que llega al plato. Si la respuesta tarda más de diez segundos, esta es la pieza que falta, y de ella dependen el escandallo, el stock y el margen.