¿A qué negocios les encaja esto?
Al obrador y a la cocina central que venden a otras empresas, y en general al que tiene que responder de lo que compra y de lo que vende ante alguien de fuera: el
cliente grande que manda su lista de requisitos antes de comprarte nada, la cadena que te incluye en su lista de proveedores, el inspector de sanidad, el auditor de una
certificación. Y al que ha crecido y tiene ya más proveedores, más referencias y más documentos de los que se pueden controlar a mano. Si todavía no te ha pedido nadie
nada por escrito, el momento llega con el primero que lo haga.
No me voy a certificar. ¿Esto me sirve igual?
Sí. Lo normal es llegar a esto por haber crecido y porque los clientes grandes empiezan a pedir papeles antes de comprar. Un negocio que
trabaja bien necesita poder demostrarlo. Y si más adelante decides certificarte, sea IFS Food, BRCGS, FSSC 22000 o ISO 22000, llegas con medio camino hecho. La ISO
exige algo menos que las otras, pero la forma de trabajar es la misma: cambian la cantidad de documentación y el nivel de detalle de la auditoría.
Ya guardo los papeles en carpetas del ordenador, ¿qué me falta?
Saber qué falta y qué vence. Guardar es la parte fácil y una carpeta lo hace igual de bien, pero de ahí no sale la lista de proveedores con el
certificado caducado, ni la de artículos sin ficha técnica, ni la de alérgenos que nadie ha revisado. Eso es exactamente lo que te van a preguntar,
y es lo que aquí se ve mirando la lista.
Si se va mi responsable de calidad, ¿qué pasa?
Es la razón por la que muchos se quedan sin el archivo. Cuando el archivo vive en el correo y en el ordenador de una persona, con ella se marcha saber dónde estaba cada cosa y
qué quedaba pendiente. Con el archivo dentro del sistema, quien entra abre la lista y ve el estado de cada proveedor y de cada artículo el primer día. Las pantallas
funcionan todas igual, así que aprender a manejarlas le lleva poco.
De la documentación de calidad ya se encarga mi consultora, ¿para qué la quiero dentro?
Puede seguir haciéndolo. Pero la documentación es tuya y el que te audita te la pide a ti, no a ella. Cuando el archivo vive en el sistema de un tercero, dependes de
su tiempo de respuesta para contestar a un cliente que pregunta por un alérgeno un viernes por la tarde. Tener el original en tu sistema no le quita trabajo a la
consultora y te permite contestar sin depender de ella.
¿No es lo mismo que el archivo de documentos de la empresa?
Se parecen y conviven, pero no guardan lo mismo. El centro de documentos guarda el papel del
local: licencia, seguro, contrato de arrendamiento, revisiones de las instalaciones. Esto guarda el papel del producto y del proveedor, que tiene otra estructura, otras
caducidades y otro destinatario. Un inspector de sanidad y un auditor de certificación no vienen a ver lo mismo.