De las facturas ya se encarga mi gestoría, ¿qué comprueba esto?
El precio y la cantidad de cada línea, y que la factura se corresponda con los albaranes que has recibido. Tu gestoría trabaja con las facturas, no con los albaranes,
así que desde ahí no hay manera de saber si el precio de un producto ha subido, si llegó lo que pediste o si la devolución que hiciste está descontada. Lo suyo es la
contabilidad y los impuestos, donde no entra la gestión del producto ni la del almacén; y ASIGH, al revés, no lleva tu contabilidad ni presenta tus impuestos. Son dos
trabajos distintos y cada programa hace el suyo.
Llevo años con mis proveedores y son gente de confianza, ¿esto no sobra?
No, y no porque haya que desconfiar de nadie. Los precios cambian constantemente, el aviso de la subida se queda en una conversación con el
comercial que nadie apuntó, y en cientos de líneas al mes hay errores en los dos sentidos. Un proveedor serio agradece que le llames con el dato
exacto: le ahorra a él la discusión y a ti la sospecha.
Meter todos los albaranes y las facturas en el sistema, ¿es más trabajo del que hago ahora?
Es el mismo, si se empieza por el pedido. Escribir el pedido en el sistema cuesta lo que cuesta escribirlo en una hoja, y normalmente menos, porque el catálogo del
proveedor ya está dentro; y encima se le manda desde ahí. Cuando llega la mercancía se repasa y el albarán o la factura se crean con un botón, y el cruce con la
factura del mes es otro. Lo que no viene de un pedido, como la luz o un seguro, se da de alta desde el listado en cinco segundos. El tiempo se gasta igual, la
diferencia es que uno de los dos caminos deja el control hecho.
La luz, el alquiler y los seguros no llevan albarán. ¿Dónde se meten?
Directamente en el listado de albaranes y facturas, sin pedido detrás. Se elige el proveedor, se pone el importe y se le asigna su tipo de gasto, que es la línea en la
que va a aparecer en la cuenta de explotación; hecho de la forma correcta son cinco segundos por documento. Por ahí entra todo lo que no es mercancía: suministros,
servicios, los importes de los costes laborales y la diferencia de inventario del mes.
Ya reviso las facturas antes de pagarlas, ¿qué se me escapa?
La línea. El descuadre casi nunca está en el total, que suele venir bien sumado: está en una línea con un precio que subió sin avisar, en un
descuento que dejó de aplicarse o en un albarán que se coló de otro mes. Para verlo hay que comparar documento a documento, y eso a mano no lo hace
nadie.
Recibo cientos de albaranes al mes, ¿esto es viable?
Sí, y cuantos más recibas, más se nota. Con veinte documentos al mes alguien organizado puede cuadrarlos a mano un domingo. Con cientos es imposible,
y por eso los negocios grandes son precisamente los que más dinero pierden por aquí sin llegar a verlo nunca.