Escandallos y Costes

Portátil con la pantalla de escandallos de ASIGH.WEB: la receta de un burrito con una línea por ingrediente, sus columnas de cantidad, unidad de medida, precio, merma e importe, y el coste total del escandallo al pie

Lo que cuesta cada artículo de tu carta, calculado con los precios que estás pagando hoy. Y lo que te ha costado todo lo que has vendido este mes.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

El proveedor sube el precio y tu carta no se entera

La materia prima lleva meses subiendo. Poco a poco. Llega la factura, se comenta un rato y de ahí no pasa. Los platos siguen en carta al mismo precio, con el margen que tenían el día que los calculaste, que ya no es el que tienen. El plato más vendido ha pasado del 28% de COS al 52% hace dos meses y nadie se ha percatado. Te planteas subir precios, pero ¿qué platos y cuánto?

Cuéntanos tu caso

Qué es Escandallos y Costes en ASIGH

Es la parte de ASIGH.WEB donde se monta la receta de cada artículo que vendes y donde se ve el precio, el coste y el margen de toda la carta.

Todo artículo de venta tiene que tener su escandallo: sin él el sistema no permite asignarle tarifa y el artículo no llega al terminal. Es la puerta por la que entra cualquier producto en tu carta.

Recetas de artículos

Cada artículo de venta, ingrediente a ingrediente, con su coste. Las elaboraciones que fabricas y no vendes, como una masa o una salsa, llevan la suya y entran después como un ingrediente más.

Recetas de combos

Los menús y las ofertas se componen con artículos de venta que ya tienen su receta hecha, de manera que su coste sale del de sus partes.

Precios y Costes

La carta entera con su precio, su coste y su porcentaje, agrupada por tarifa y por familia, con vistas propias para los ingredientes, lo que produces y lo que está en promoción.

Análisis y simulaciones

Tablas dinámicas para cruzar los datos como quieras, informes imprimibles para cocina y compras, y simulaciones para ver en qué queda un cambio antes de aplicarlo.

Portátil con la ficha de un artículo de venta en ASIGH.WEB: la foto del plato, su carta y su familia, y los campos de unidad de medida, formato de venta, presentación, dificultad, partida de cocina y conservación

Tú pones el ingrediente y la cantidad; el precio lo pone la compra

Cada línea de la receta se escribe con dos datos. Todo lo demás lo trae la ficha del artículo que compras.

La unidad de medida, el precio y la merma vienen del artículo del proveedor, y el importe de la línea sale de la cantidad que pongas
La merma es lo que se pierde al preparar el producto: un kilo de cebolla se queda en 950 gramos al limpiarla, y un kilo de gambas congeladas en 750 al descongelarlo
El coste del escandallo está en la cabecera, al lado de los accesos a la tarifa, a la ficha del artículo y a la botonera del terminal
Un cocido se escandalla entero, sobre lo que sale de la olla, y el sistema lo reparte después en raciones
Junto a los gramos va la medida que se usa de verdad en cocina: un vaso lleno al borde, seis rodajas, un cazo. Es el Escandallo Volumétrico, y sirve para trasladar los gramos a volúmenes, ya que en una cocina de alta actividad no se puede estar pesando, pero sí se puede controlar el gasto por volumen.

Monitor con la receta de un arroz blanco abierta en ASIGH.WEB: arroz, agua, cebolla, aceite, sal y pimienta, cada uno con su artículo de proveedor, su cantidad, su precio y su merma, y una línea nueva en edición; al pie, el coste del escandallo y el coste por kilo

En la receta se escribe el ingrediente, "salsa de tomate", y ese ingrediente está enlazado con el artículo concreto que compras hoy, del que salen el precio y la merma. Cuando sube ese precio, o cuando cambias de proveedor, se actualizan de golpe todas las recetas donde entra. Una receta se toca cuando cambia la receta.

Precio, coste y margen de toda la carta en una pantalla

Precios y Costes reúne todos los artículos con lo que cuestan y lo que dejan, agrupados por tarifa y por familia, con sus totales por grupo y el total de la carta.

De cada artículo tienes el precio, el descuento que le hayas puesto, el PVP con y sin IVA, el coste y el porcentaje que ese coste representa sobre lo que cobras. Desde cada línea se salta a su receta, a su ficha, a su tarifa o a la botonera del terminal, que es justo donde quieres ir cuando un número no te gusta.

(Coste de producto neto ÷ Precio de venta neto) x 100 = Coste de producto en porcentaje, el COS.
Lo que falta hasta 100 es tu margen sobre ese artículo.

La misma pantalla tiene vistas aparte para los artículos de venta, los ingredientes, lo que se produce en casa, lo que está en promoción y lo que has dado de baja. La de promociones es la que más sorpresas da: cuanto mayor es el descuento, mayor es el coste sobre lo que acabas cobrando.

Portátil con la pantalla de Precios y Costes de ASIGH.WEB: los artículos agrupados por tarifa y por subfamilia, con sus columnas de descuento, precio sin IVA, IVA, precio con IVA, coste por unidad y porcentaje de coste, y el subtotal de cada grupo

Son cifras de una unidad: lo que cuesta y lo que deja un artículo cada vez que se vende.

Lo que has vendido, con el coste que tenía

Un artículo que deja un treinta por ciento cuenta poco si es el que menos sale. El coste que gobierna tu negocio es el del conjunto, pesado por lo que se ha vendido de verdad.

Coste ideal

El que sale de las recetas, con las cantidades exactas y sin desperdicio evitable. Es la referencia contra la que se compara todo lo demás.

Coste ideal del mes

El mismo cálculo aplicado a lo que has vendido de cada artículo. Se obtiene con la venta por artículo, sin esperar al inventario, así que se puede mirar cada semana.

Coste real

El que sale del inventario, con la comida del personal, las roturas y el desperdicio dentro. Sale algo mayor, y esa distancia es la que señala dónde hay trabajo.

Y antes de tocar la carta se puede probar: las simulaciones cambian precios, cantidades, ingredientes o promociones sobre tus ventas reales y dicen en qué queda el coste del conjunto.

Con qué se conecta

El escandallo bebe de las compras, alimenta a la carta y al inventario, y acaba en la cuenta de explotación.

Proveedores y Artículos Inventarios Simulaciones Cuenta de Explotación

Cómo se trabaja

Cuatro pasos. El primero es el que más tiempo lleva y el que decide si lo demás vale algo.

Se ordena lo que compras

Los artículos de compra, con su unidad de medida, su peso neto o escurrido y su merma. De esa ficha cuelgan después todos los costes, así que es la que hay que hacer con calma.

Se escandalla cada artículo

Por cada ingrediente, cuál y cuánto. Conviene empezar por lo que más se vende y por lo que más pesa en el gasto: con esos ya queda cubierta la mayor parte de la compra.

Se traduce a la cocina

Cada ingrediente lleva su equivalencia práctica: un vaso lleno al borde, seis rodajas, un cazo. Un escandallo que se pueda ejecutar un sábado a las nueve de la noche es el único que se ejecuta.

Se ajusta el conjunto

El coste no tiene que ser igual en todos los artículos: unos compensan a otros. Lo que se persigue es el coste del conjunto, y ahí es donde se decide qué se sube, qué se cambia y qué se promociona.

Montarlo es un proyecto, no una tarde. Se hace una vez, y a partir de ahí lo mantienen al día las compras que vas registrando.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Para escandallar dos platos, una hoja de cálculo te vale. La diferencia aparece a partir del mes siguiente, cuando los precios empiezan a moverse.

En una hoja de cálculo

Se hace una vez y envejece: en tres meses esos precios ya no son los tuyos
Cada subida de un proveedor obliga a repasar receta por receta
Sabes lo que cuesta un plato, no lo que te ha costado lo que has vendido
El archivo de la carpeta y lo que se hace en cocina acaban siendo cosas distintas
El margen del conjunto no sale: habría que ponderarlo por las ventas de cada artículo
Cuando cambia la carta, se rehace medio archivo

Con ASIGH

Los precios entran con las compras y llegan a todas las recetas que llevan ese artículo
Cada venta queda registrada con el coste que tenía ese día
Ves venta, coste y margen juntos por semana, por mes, por familia o por artículo
La receta que calcula el coste es la misma que sale a cocina, en medidas de cocina
El margen del conjunto sale ponderado por lo que se vende de verdad
Puedes simular una subida o un cambio de ingrediente antes de tocar la carta

Preguntas frecuentes

Los escandallos los tengo en un Excel. ¿Para qué los quiero aquí?

Escandallar en un Excel es mucho más complicado que escandallar en ASIGH. En el Excel cada vez que metes un artículo hay que buscar y relacionar el precio, la merma y verificar que en todos los escandallos que usan el mismo artículo lo hacen igual. Luego además hay que mantenerlos actualizados lo cual supone ir en cada cambio de precio actualizando datos. Y por último que con un Excel no se asigna en cada venta de artículo el coste correspondiente, por lo que en algún momento hay que montar otro Excel para averiguar los costes ponderados. Por no hablar si quieres calcular el gasto ideal por artículo de compra. Mientras que hacer el escandallo en ASIGH es elegir el artículo y meter la cantidad. Con eso queda hecho. Tener un escandallo en Excel aporta poco a nivel operativo real excepto que metas un ingente trabajo detrás, y eso son horas que cuestan dinero.

Escandallar la carta entera es un trabajo enorme. ¿Compensa?

Una carta sin control supone en la mayoría de las veces una pérdida de unos 4-5 puntos de coste de producto en la cuenta de explotación. En una venta de 40.000 € al mes esto supone entre 1.600-2.000 € al mes, es decir entre 19.200-24.000 € al año. Da para pagar el escandallo de toda la carta muchas veces. El problema es que sin escandallos esa pérdida no se ve y ese desconocimiento hace que nos hagamos esta pregunta.

Me suben los precios cada dos por tres. ¿Hay que rehacer las recetas?

No. Solo hay que actualizar el precio en la ficha del artículo y todos los escandallos se actualizan automáticamente.

¿Hay que pesar todo en cocina?

Si solo tienes cantidades numéricas eso es lo que se debería hacer, pero es impracticable en la realidad, por eso están los escandallos volumétricos: se traducen las cantidades a volúmenes, cada ingrediente lleva dos cantidades: los gramos, que son los que calculan el coste, y su equivalencia en la medida que se usa de verdad (un vaso lleno al borde, seis rodajas, un cazo, etc.). A cocina sale la segunda.

¿Sirve para un obrador o para producción centralizada?

Sí. Las elaboraciones que fabricas y no vendes (masas, salsas, guisos base) llevan su propio escandallo y entran como un ingrediente más del producto final. Y cuando se produce en lote, el escandallo se monta sobre la unidad de producción y luego se reparte en raciones.

Del blog de gestión

Lo que hay detrás de todo esto, contado sin sistema de por medio.

¿Sabes cuánto te dejó lo que vendiste el mes pasado?

No lo que costó cada plato el día que lo escandallaste: lo que cuesta con los precios de este mes. Con la venta y el coste juntos al cerrar, el margen deja de ser una estimación.