Elaboración de Horarios

Horario semanal de ASIGH.WEB en un portátil: una fila por empleado agrupada por función, los siete días con el turno de cada uno y sus horas, los subtotales de horas disponibles, previstas y asignadas, y debajo el gráfico de la venta y las horas de la semana

Las horas que hacen falta en cada franja ya están calculadas. Aquí se decide quién las hace, con las horas de contrato de cada persona y sus descansos delante.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

A las cinco sobra media plantilla y a las nueve y media hay cola en la barra

Se abre el horario de la semana pasada, se cambian las fechas y se reparte por turnos: este de once a cinco, aquel de siete a cierre. Sale cubierto de la apertura al cierre, que es lo que se mira. Pero un día no es una línea recta, y las horas que sobran en el valle son exactamente las que faltan en la punta. Las que faltan en la punta las paga el cliente que se cansa de esperar.

Cuéntanos tu caso

Qué es la Elaboración de Horarios en ASIGH

Son las pantallas de ASIGH.WEB donde se monta el cuadrante del centro: una rejilla de medias horas para colocar a cada persona en su día y una vista de la semana completa, persona a persona. El cuadrante se hace en el Data Center.

Parte de dos cosas que ya están puestas: las horas que hacen falta en cada franja y de qué función, que se calculan en Costes Laborales a partir de la venta que esperas, y las horas de contrato de cada persona, que están en su ficha. Lo que se decide aquí es quién hace cada una de esas horas.

El día, franja a franja

La rejilla va de la apertura al cierre en tramos de media hora, madrugada incluida. Una fila por persona, con la función con la que entra ese día y su total de horas al final.

La semana por persona

Los siete días con sus turnos, hasta dos por jornada y con su hora de entrada y de salida, el total de horas de la semana de cada uno y la diferencia con las horas de su contrato.

El estado de cada día

Con qué función entra ese día, o por qué no entra: libre, vacaciones, permiso, baja, formación o falta sin justificar. También los días de alta y de fin de contrato.

El horario del centro

Los tramos de cada día en los que hay actividad en el local, está abierto al público o se está recogiendo. Es el marco dentro del que se reparte todo lo demás.

El menú de Previsión de Horarios de ASIGH.WEB desplegado sobre el horario diario: productividades, asignación de posiciones, horario semanal, horario diario y resultados del coste de personal

Las horas de cada persona, delante mientras repartes

La misma semana se mira por persona: una fila para cada una con sus siete días, los turnos de cada día con su hora de entrada y de salida, el total y lo que le falta o le sobra respecto a su contrato.

El total de la semana

Cada día admite dos turnos, que es lo que hace falta cuando la jornada se parte, y las horas de los dos se suman al total de la semana. Al lado va la diferencia con las horas del contrato. Corregirlo ahí cuesta un minuto; corregirlo cuando alguien reclama cuesta bastante más.

Los descansos y las ausencias

Cada día lleva su estado, así que mientras repartes ves quién libra, quién está de vacaciones, de permiso, de baja o en formación, y las horas que quedan entre el cierre de una noche y la entrada de la mañana siguiente.

Cada función, en su grupo

Las filas se agrupan por la función de cada persona, y así se ve de un golpe cómo queda cubierta la cocina, la sala o el reparto, que es donde se notan los huecos.

Horario semanal de ASIGH.WEB en un monitor: los siete días con el turno de cada empleado y sus horas, los subtotales por función, los totales del día y del acumulado, y el gráfico de la venta con las horas asignadas y previstas de cada función

Las horas de contrato de cada uno no se escriben aquí: salen de su ficha en Empleados, que es donde se mantienen.

Lo que hay que dejar preparado también ocupa un sitio en el horario

Ficha del horario semanal de un empleado en ASIGH.WEB: una tarjeta por día con el estado desplegado (las funciones con las que entra, libre, formación, vacaciones, permiso, falta sin justificar, baja médica y los días de alta y de fin de contrato), los dos turnos con su hora de entrada y de salida, el total de horas y el comentario de cada día

En un turno se prepara, se repone, se limpia, se forma y se hace el pedido, y esas horas ya están dentro de las que trae el cálculo. Lo que queda por decidir es quién las hace y en qué momento del día.

Con el día repartido en tramos se ve dónde están los huecos, que suelen ser cortos y caer justo antes y justo después de la punta. Al montar el cuadrante se decide quién ocupa cada uno, y eso se deja escrito en el comentario del día, que va con el horario: quién prepara, quién repone y quién recoge.

Cuando el turno se reparte con las tareas dentro, dejan de hacerse a las siete corriendo o de no hacerse. Y la persona que está en el local a las cinco de la tarde tiene delante algo que hacía falta.

Repartir bien es más fácil cuanta más gente sepa hacer más de una cosa: quien reparte puede ayudar a preparar mientras no hay pedidos, y quien está en cocina puede salir a barra cuando entra un grupo, así que una sola persona refuerza dos zonas. Eso se trabaja en Gestión de la Formación.

Con qué se conecta

El horario nace de la venta que esperas y de las horas de cada persona, se traduce en coste y se contrasta con las horas que de verdad se trabajaron.

Previsión de Ventas Costes Laborales Registro Horario Empleados

Cómo se trabaja

El primer paso se hace una vez y se retoca de temporada en temporada. Los otros tres son el rato del jueves.

Se fija el marco del día

Qué tramos tiene tu jornada: en cuáles hay actividad dentro, en cuáles estás abierto al público y en cuáles se recoge. Ese es el marco dentro del que se reparte todo lo demás.

Se parte de las horas que hacen falta

Las horas de cada función en cada tramo llegan calculadas de Costes Laborales, con la venta que esperas ese día. Empiezas a repartir sobre un número.

Se reparte el día

En la rejilla de medias horas se coloca a cada persona en su función y su tramo. Aquí es donde entra el criterio: quién con quién, quién sabe hacer qué y qué hay que dejar preparado.

Se repasa la semana y se publica

La vista de la semana enseña el total de cada persona, la diferencia con su contrato y sus días de descanso. Se corrige lo que baile y el horario sale.

Antes de publicar, mirar la semana entera de cada persona y no solo el día: ahí se ven las horas que quedan entre el cierre de una noche y la entrada de la mañana siguiente, y los días libres de cada uno. Es lo que más reclamaciones evita.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Los mismos turnos y la misma gente. Cambia el detalle con el que se reparten las horas.

Con la hoja de cálculo de siempre

Se parte del horario de la semana anterior y se ajustan las ausencias
Se piensa en turnos de mañana y tarde, no en tramos del día
Las horas de cada persona se cuentan al final, si se cuentan
El turno partido se apunta como se puede, y las horas de los dos tramos no siempre cuadran
Los descansos entre turnos se vigilan de memoria
Un cambio de última hora obliga a repasar el cuadrante entero
El horario vive en el ordenador de quien lo hace

Con ASIGH

Se parte de las horas que hacen falta según la venta esperada
El día se reparte en franjas de media hora, de la apertura al cierre
Cada jornada admite dos turnos con su entrada y su salida, y los dos cuentan en el total
El total de cada persona y su diferencia con el contrato están a la vista
Cada día queda registrado con su función o con el motivo de la ausencia
Un cambio se resuelve viendo qué franja queda al descubierto
El horario está donde está el resto de la gestión del centro

Preguntas frecuentes

Hago el horario en veinte minutos, ¿qué gano cambiando?

Los veinte minutos dicen que el horario está hecho rápido, no que esté bien hecho. Lo que falta es con qué compararlo: si el jueves a las seis sobra media plantilla, si alguien va camino de las cuarenta y cinco horas, si el que cerró anoche a las dos entra hoy a las ocho. Copiando la semana anterior nada de eso aparece, hasta que aparece en forma de queja.

Somos ocho personas, ¿no es demasiado programa para eso?

Ocho personas con turnos partidos, dos servicios y fines de semana son cientos de combinaciones posibles, y esa complicación no la trae el número de gente: la traen las franjas y los descansos. Con ocho, además, el margen para equivocarse es más estrecho que con ochenta, porque una hora mal puesta se nota en la sala ese mismo sábado. Se habilita lo que vayas a usar y nada más.

Tengo la plantilla justa, ¿de qué me sirve cuadrar franjas?

Sirve más que con plantilla de sobra. Cuando sobra gente, un horario regular más o menos aguanta. Cuando es justa, cada hora mal puesta se nota: si tienes a alguien de más a las cinco, es alguien de menos a las nueve. Colocar bien lo que hay es lo único que queda cuando no se puede contratar.

El horario lo cuelgo en papel y todo el mundo lo entiende, ¿para qué quiero una pantalla?

El papel se sigue colgando, que para eso está. Resuelve al que lo lee, y la parte que cuesta es la de antes: decidir quién cubre cada tramo, comprobar que las horas de cada uno cuadran con su contrato y que los descansos están donde tienen que estar. Ese es el trabajo que se hace en pantalla. Una vez decidido, ponerlo en la pared es lo de menos.

¿No es mucho trabajo tener que hacer esto cada semana?

No. El trabajo de una vez es dejar dicho el marco: qué tramos tiene tu día, en cuáles hay actividad, en cuáles estás abierto al público y en cuáles se recoge. Las personas y sus horas de contrato ya están en su ficha. Lo de cada semana es el reparto, que es exactamente la decisión que ya tomas ahora, solo que con las horas y los descansos delante en vez de en la cabeza.

Mis encargados llevan el horario a su manera, ¿cómo consigo que cambien?

La pantalla no les pide nada nuevo: en ASIGH todas funcionan igual, una lista de filas y columnas con su ficha de detalle, así que quien maneja una maneja el resto. Donde sí hay que insistir es en el hábito, en mirar las horas que hacen falta antes de repartir en lugar de copiar la semana anterior. Manejar el programa se aprende en una tarde; dirigir un turno, no, y por eso esto va acompañado de formación y no solo de una pantalla.

Del blog de gestión

Cómo se organiza un turno y por qué el reparto de horas decide el resultado.

¿Cuánta gente te hace falta el sábado a las nueve y media?

Si la respuesta es "los de siempre", ahí hay margen. Repartir las horas según lo que se espera vender, y no según la costumbre, cambia el coste de la semana entera.