Cuenta de Explotación Operativa

Cuenta de explotación anual de un centro en ASIGH.WEB, vista en un portátil: arriba, el gráfico de los doce meses con una línea para el beneficio, el coste de producto, el coste de labor, los semivariables, los semifijos, la estructura, la franquicia, los fijos y la venta neta; abajo, la tabla con una fila por línea de la cuenta, una columna por mes y el total del año, en importe y en porcentaje sobre la venta

El resultado del negocio mientras el mes sigue abierto, con los costes agrupados de mayor a menor capacidad de actuar sobre ellos.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Cómo fue abril lo sabes en julio, con mayo y junio ya gastados

Llevas el negocio con dos cifras en la cabeza: lo que entra por caja y lo que pagas a proveedores. El resultado llega de fuera, cuando la gestoría cierra el trimestre, y en epígrafes contables que no se parecen a nada de lo que pasa en tu cocina. Para entonces el mes malo ya no se toca, y los dos siguientes se han ido con el mismo fallo dentro. Mientras tanto diriges por sensaciones.

Cuéntanos tu caso

Qué es la Cuenta de Explotación Operativa

Es la cuenta de resultados del negocio: las ventas, los costes y el beneficio. Se llama operativa porque se construye con los documentos de la operación, y no con los asientos de la contabilidad.

La contable la lleva tu asesor: sale de las facturas, se cierra cuando el mes ya ha terminado y agrupa los costes según el plan contable. La operativa la llevas tú: se construye con los documentos que ya registras en la operación y agrupa los costes en los siete grupos mayores que hemos definido en Abc.Systems, cada uno con sus lineas de coste individuales. Las dos son necesarias y no compiten: una responde ante Hacienda y la otra sirve para dirigir el local.

Se consulta por local y por empresa, por mes y por año, y de aquí en adelante la llamamos Cuenta de Explotación Operativa (CEO) a secas. Hay dos tipos de Cuenta de Explotación Operativa: la real, con los importes de los albaranes y facturas registrados, que es la que manda cuando el mes se cierra, y la estimada, que calcula los costes diarios cuyo documento todavía no ha llegado.

Pantalla de la estructura de la cuenta de explotación de ASIGH.WEB en un monitor, en edición restringida: una fila por cada línea, con su código, los tres niveles en los que se agrupa, la marca de si se oculta y su equivalencia contable. Se ven las líneas de venta bruta, IVA y venta neta y las del coste de producto y del coste de labor, con un aviso arriba de que modificar mal este formulario puede hacer que el programa no funcione correctamente

Las siete agrupaciones de coste

Cuenta de explotación de un mes de un centro en ASIGH.WEB, vista en un monitor: a la izquierda, el gráfico circular con el reparto de la venta entre coste de producto, coste de labor, semivariables, semifijos, estructura, fijos y beneficio; a la derecha, la tabla con la venta neta total y, debajo, cada agrupación de coste con su importe y su porcentaje sobre la venta, el total de costes operativos, el beneficio operativo, las amortizaciones, el cashflow y el resultado final

Las líneas de coste se reparten en siete agrupaciones, ordenadas de mayor a menor capacidad de actuar sobre ellos.

Producto: los artículos de compra que van en escandallo, más la diferencia que sale de cada inventario
Labor: el coste del personal, salarios y cargas sociales incluidos
Semivariables: los que mes a mes mantienen más o menos el mismo porcentaje sobre la venta, como la limpieza, los consumibles o el transporte
Semifijos: los que mes a mes mantienen más o menos el mismo importe se venda lo que se venda, como el agua, la luz o el gas
Estructura: lo que viene de un acuerdo cerrado antes, como los mantenimientos anuales o la conexión del local
Franquicia: el porcentaje sobre la venta que se lleva el franquiciador, cuando el negocio trabaja bajo una marca
Ocupación: el alquiler, las tasas y los seguros

Venta neta menos las siete agrupaciones de coste = Beneficio Operativo, que es el beneficio de operar el local.
Por debajo quedan las amortizaciones, los intereses y los impuestos, que no miden tu gestión del turno.

La cuenta del mes: de dónde sale cada importe

Cada línea se llena con el importe de los albaranes y las facturas que ya registras, y la del personal con el de las nóminas.

Producto

Los albaranes y las facturas de compra. Entra con el albarán, es decir, cuando llega la mercancía, y no cuando llega la factura, que puede tardar semanas. La variación de stock de cada inventario entra como una línea más, y es la que convierte lo comprado en lo consumido.

Labor

El importe de las nóminas del mes, con sus cargas sociales, que se registra al cerrarlas. Aquí el personal va por lo que cuesta de verdad, no por las horas hechas.

Las otras cinco agrupaciones

Semivariables, semifijos, estructura, franquicia y ocupación: las facturas de gasto que registras en compras (el alquiler, los suministros, la asesoría, el mantenimiento), cada una a su línea de coste.

El gasto llega de Facturación de Compras, donde al registrar cada documento se dice a qué línea de coste pertenece, así que la cuenta se llena con el trabajo que ya se hace. El resultado que ves el día 12 es el de los doce días que llevas, con todo lo que se ha registrado hasta ese momento.

Un gasto se puede anotar antes de tener su factura, con una provisión. Son opcionales y cada negocio decide si las lleva; tienen sentido sobre todo cuando la tesorería se lleva desde el sistema, porque entonces hay que tener apuntado lo que queda por pagar.

La CEO Estimada, la estimación para el seguimiento diario

Con la misma estructura de la Cuenta de Explotación Operativa, pero calculada cada día: hace una estimación de los costes para permitir el seguimiento de resultados..

El coste de producto sale del escandallo de lo vendido: el sistema sabe qué platos se han vendido y qué lleva cada uno, así que la materia prima del día se valora sin esperar a las compras ni al inventario.

El coste de personal sale de las horas trabajadas, valoradas al coste por hora de cada puesto, cocina, sala, auxiliar y reparto, más el importe semanal de gerencia. Las horas son las que se han fichado y el coste por hora es el que tienes puesto en el centro.

Los semivariables como hemos visto agrupan los costes que mes a mes mantienen más o menos el mismo porcentaje sobre la venta, por lo que se calculan como este porcentaje aplicado a la venta del día. Lo mismo ocurre con los otros costes que también son porcentuales: los de franquicia.

Los semifijos, son los que mes a mes mantienen más o menos el mismo importe, se venda lo que se venda, por tanto se divide este importe entre los días del mes y se aplica a cada día. Lo mismo se aplica a los costes de estructura y de ocupación; ya que en ambos casos también conocemos el importe.

Costes estimados de dos días comparados en ASIGH.WEB, vistos en un monitor: arriba la tabla de importes y abajo la de porcentajes sobre la venta, cada una con una fila por agrupación (coste de producto, coste de labor, semivariables, semifijos, estructura, franquicia y fijos), el total de costes y el resultado del día, y con la diferencia entre las dos fechas señalada con un semáforo verde o rojo

El plan de negocio y las previsiones de costes

El plan de negocio y las previsiones tienen la misma estructura que la cuenta de explotación, línea a línea, y se rellenan con importes mensuales. Las dos son opcionales.

El plan de negocio

El presupuesto del año, mes a mes y línea a línea: la venta que se espera de cada centro y lo que se le permite gastar en cada agrupación de coste. Se fija antes de empezar el ejercicio y es el baremo con el que se juzgan los doce meses. Si el negocio no lo tiene hecho, la cuenta funciona igual.

Las previsiones de costes

Lo que esperas que cueste el mes que viene, o los dos siguientes, con esas mismas líneas. Es el baremo a corto plazo, y es el que se usa cuando el plan del año se ha quedado lejos de lo que está pasando de verdad y medirse contra él ya no dice nada.

Los dos se trabajan de la misma manera: se introducen centro a centro y mes a mes, y después se consultan del año completo, por centro y de la empresa entera, en importes y en porcentajes sobre la venta. Hay además una vista por línea de coste, que coge una sola línea, el personal por ejemplo, y la enseña en todos los centros y todos los meses a la vez: es la que se usa cuando hay que apretar una partida concreta en toda la empresa.

Como los dos se cargan con la estructura de la cuenta, la comparación es línea a línea y no de totales: al lado del coste de personal de este mes está el que habías planificado y el que habías previsto. Ahí se ve qué línea concreta se ha desviado, que es sobre lo que se puede actuar. Un total no señala a nadie.

El plan de negocio de un año de un centro en ASIGH.WEB, en dos monitores: en el de la izquierda los importes y en el de la derecha los porcentajes sobre la venta. En cada uno, el gráfico de los doce meses arriba y, debajo, la tabla con una fila por línea de la cuenta y una columna por mes, más el total del año

Con qué se compara cada línea

Saber que el coste de personal fue del 31% no basta para decidir nada. Hace falta el término de comparación, y no es el mismo para todas las agrupaciones.

El coste de producto, contra su ideal

El escandallo dice lo que tendría que haber costado lo que se ha vendido, y la diferencia con lo que costó de verdad es la referencia principal de la cuenta: ahí salen las mermas, las porciones que no se respetan y el producto que desaparece. Se compara además con el plan y con la previsión.

El coste de personal, contra sus horas y su productividad

La productividad de cada puesto también es un ideal, así que también sirve de baremo. Se comparan tres cosas y hacen falta las tres: el coste, en importe y en porcentaje sobre la venta; las horas, las fijas y las variables por separado; y la productividad, la que se obtuvo frente a la que tenías fijada.

El resto de costes, contra su historia

Semivariables, semifijos, estructura, franquicia y ocupación no tienen un ideal contra el que medirlos, así que lo que se mira es la evolución: el mes anterior y el mismo mes del año pasado.

Cada local, contra los demás

La misma línea en todos tus locales, cada una en porcentaje sobre su propia venta. Ahí aparece por qué uno deja el doble que otro con la misma carta y los mismos precios.

También en conjunto, con todos los locales sumados y lo que se carga a la central, para ver el resultado de la empresa y no solo el de cada local. Y cuando una línea se desvía, esos mismos datos se cruzan por línea, por local y por mes en las tablas dinámicas.

Con qué se conecta

El coste de producto, el de personal y el resto del gasto se registran en estas tres pantallas.

Escandallos y Costes Costes Laborales Facturación de Compras Tesorería

Cómo se trabaja

Solo el segundo paso pide sentarse a decidir. El resto es el trabajo que ya haces.

La estructura viene hecha

Llega montada, con las líneas y sus siete agrupaciones ya decididas. Cada línea puede llevar escrita su equivalencia con el plan contable, para conciliar con tu asesor.

Se configuran los costes estimados

Los porcentajes, los importes mensuales y las desviaciones de cada centro, que son con lo que la cuenta estimada calcula el día. Esto sí se decide contigo, con los datos de tu negocio, y se revisa cuando cambian.

El día a día la va rellenando

Las ventas del terminal y las compras que registras caen en su línea de la cuenta, así que se llena con el trabajo que de todas formas ibas a hacer.

Se mira y se decide

Con el mes que llevas, la cuenta estimada del día y la comparación con el plan y la previsión. Es la reunión de resultados de siempre, solo que se puede hacer cualquier día y no cuando llegan los papeles.

Qué cambia respecto a la cuenta que ya recibes

Esto no sustituye a tu asesor ni a tu contabilidad oficial. Son tres cuentas con tres propósitos, y las tres hacen falta.

La CE contable

Llega al cerrar el trimestre: lo de abril, hacia el 20 de julio
Está pensada para cumplir con Hacienda, y lo hace bien
Habla en epígrafes contables, no en partidas de hostelería
Dice cuánto ganaste, no sobre qué actuar
Suele ser de la sociedad entera, no de cada local

La CEO Real

La consultas cuando quieras, con los documentos que lleves registrados
Reparte los costes en siete agrupaciones pensadas para el sector, y no en epígrafes contables
Ordena esas agrupaciones de mayor a menor capacidad de actuar sobre ellas
Por local, por empresa y comparando unos con otros
Es la que manda cuando el mes se cierra

La CEO Estimada

Cada día tiene la suya, sin esperar a las facturas ni a las nóminas
El coste de producto sale del escandallo de lo vendido
El de personal, de las horas trabajadas al coste de cada puesto
El resto de agrupaciones, de los parámetros de cada centro
Es una estimación, y el número bueno es el de la cuenta del mes

Preguntas frecuentes

Mi gestoría ya me hace la cuenta de resultados. ¿Qué gano llevándola yo?

Ganas tenerla mientras el mes sigue abierto y con los costes agrupados de una manera con la que se puede trabajar. La contabilidad oficial se construye con las facturas, tiene que cuadrar con Hacienda y se cierra por trimestres, así que llega cuando el trimestre ya ha pasado y agrupa según el plan contable, que es una agrupación que no dice nada sobre la marcha del negocio. La operativa se llena con la venta que sube del terminal y con los albaranes que ya registras, y se consulta el día que quieras. Tu asesor sigue llevando la contabilidad y presentando los impuestos; esta es la cuenta con la que se dirige el local.

No sé interpretar una cuenta de explotación. ¿Me sirve de algo tenerla?

Sí, y aprender a interpretarla es muy sencillo, como ya has visto. Manejar la pantalla se aprende en una tarde, porque todas las del sistema funcionan igual. Analizar la cuenta lleva más tiempo: saber qué porcentaje de personal es razonable en una cafetería con dos turnos requiere formación. Por eso el sistema incluye las guías de gestión de la casa, que explican qué mirar en cada agrupación de coste y qué hacer cuando una línea se desvía.

¿Tengo que meter yo todos los gastos a mano?

No. La venta sube desde el terminal en el cierre del día, y el gasto llega de los albaranes y facturas que ya registras: al anotar la compra dices a qué línea de coste pertenece y con eso cae en su sitio, sin teclearla otra vez. En la cuenta estimada ni eso: esos costes se calculan con los parámetros de cada centro.

No tengo hecho el plan de negocio del año. ¿Me sirve igual?

Sí. El plan y las previsiones son opcionales. Sin ellos, cada línea se compara con lo que tendría que haber costado según el escandallo, con el mes anterior, con el mismo mes del año pasado y con tus otros locales si tienes más de uno, que es con lo que se trabaja la mayor parte del tiempo. Cuando quieras marcar objetivos, se cargan sobre las mismas líneas y desde ese mes aparecen al lado de cada importe.

¿Va a cuadrar con la contabilidad de mi asesor?

Si, en general. Una es fiscal y la otra es de gestión: el momento en que se apunta cada gasto, las amortizaciones y algunas partidas se tratan de otra manera. Cada línea de la estructura puede llevar escrita su equivalencia con el plan contable, así que las dos se concilian y la diferencia se explica. Lo que no encaja es esperar a la fiscal para saber cómo va el mes.

Tengo un solo local. ¿Me aporta algo llevar una cuenta de explotación propia?

Lo que hay que gestionar no cambia con el tamaño: un local compra, paga nóminas, tiene alquiler y recibe las mismas subidas de proveedor que treinta, y las mismas siete agrupaciones de coste. Lo que sí cambia es que aquí no hay otra unidad que compense un mes torcido, así que lo que se pierda va directo a tu cuenta corriente.

¿Cuánto se tarda desde que os lo encargo hasta tener la primera cuenta?

La parametrización son tres días y cuenta desde que nos pasas los datos: los centros, sus referencias de coste y los parámetros con los que se calcula la cuenta estimada. Lo que marca el calendario es la entrega de esos datos, que es la parte que depende de ti. A partir de ahí la cuenta se va llenando con la operación: el primer mes te da una foto y desde el tercero ya tienes con qué comparar.

Del blog de gestión

Qué mirar en cada bloque de la cuenta, contado sin sistema de por medio.

¿Cómo va tu mes ahora mismo?

Si la respuesta es "lo sabré cuando se cierre el trimestre", esa es justo la conversación. Un resultado que llega a mitad de mes todavía se puede corregir; uno que llega en abril solo se puede explicar.