Cuadros de Mando

Cuadro de mando de operaciones diarias de ASIGH.WEB en un portátil, con la vista de tráfico y comensales del año: arriba las tarjetas de venta bruta, tickets, comensales, comensales por ticket, ticket medio y gasto por comensal, cada una con su diferencia frente al año anterior, y debajo los gráficos mensuales de tickets, comensales, ticket medio y gasto por comensal de este año y del anterior

Los pocos números que gobiernan tu negocio, en una pantalla y siempre los mismos.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Las ventas van viento en popa, y más tarde descubres que el beneficio ha caído

La venta se ve todos los días y los costes no, así que se sigue la venta y se da por hecho que si sale la venta los costes saldrán solos. Pero la venta es la mitad del negocio: el indicador que manda es el beneficio. La otra mitad llega cuando cierra la contabilidad, semanas después del mes que cuenta, y para entonces lo que pasó ya no se puede tocar.

Cuéntanos tu caso

Qué son los Cuadros de Mando / Dashboards en ASIGH

Son informes que enseñan el estado y la evolución de los indicadores clave del negocio, los KPI, y de las demás métricas principales. Se llaman así porque sirven para lo mismo que el cuadro de mandos de un vehículo: de un vistazo se ve por dónde va el negocio, y solo se para uno en lo que se sale de su sitio.

Un KPI, por sus siglas en inglés (Key Performance Indicator, indicador clave del rendimiento), es una variable que define la marcha del negocio: el beneficio, la venta, el coste de producto, el coste de personal, el número de clientes, el gasto medio de cada uno...

El primer KPI de un negocio es el beneficio, no la venta. Un negocio sin beneficio no sobrevive. A partir del beneficio podemos obtener el resto de KPI importantes preguntándonos ¿de qué depende? Por ejemplo, ¿de qué depende el beneficio? De la venta y de los costes. Así podemos construir nuestro árbol de KPI, que nos permitirá analizar, entender y priorizar lo que tenemos que mirar.

Cuadro de mando de operaciones diarias de ASIGH.WEB en un monitor, con la lista de vistas a la izquierda y abierta la del product mix del mes: tarjetas de venta neta, cantidad, coste de producto, coste en porcentaje y promociones frente al año anterior, la venta bruta por subfamilia con su variación, la venta neta por subfamilia en un gráfico de tarta y debajo la tabla del product mix

Qué información seguir y cómo priorizar su importancia

Tú eliges cuáles de los indicadores del árbol son los más importantes en tu negocio y necesitan un seguimiento más sólido. Los que aparecen en cada cuadro de mando vienen fijos.

Los indicadores de un negocio de restauración forman un embudo: unos llevan a otros. El ticket medio por el número de tickets da la venta; la venta menos los costes da el beneficio. Por eso arriba del todo está el beneficio y debajo cuelga todo lo demás, y por eso ningún indicador se mira suelto. Para bajar de un nivel al siguiente solo hay que hacerse una pregunta: ¿por qué? ¿Por qué este beneficio? Por esta venta y estos costes. ¿Por qué esta venta? Por este número de clientes y este gasto medio. Y así, como quien pela una cebolla, hasta el centro de la cuestión.

Indicador

Qué mide

N1. Beneficio Operativo

El indicador que manda. Es la venta neta menos las siete agrupaciones de coste, antes de amortizaciones, intereses e impuestos.

N2. Venta

Lo que ingresa el negocio, sumando lo que vende cada canal.

N3. Venta en el Local

El canal principal: el local donde el cliente consume. Su venta se explica con los siete factores de abajo.

N4. Tráfico

Cuánta gente entra. Sin clientes no hay venta.

N5. Número de Tickets

Operaciones de venta del periodo.

N5. Número de Comensales

Personas que han pasado por el local. Un ticket puede ser de uno o de seis.

N4. Gasto por Cliente

Cuánto se gasta cada uno de los que ya están dentro.

N5. Gasto Medio por Ticket

Venta bruta entre el número de tickets.

N5. Gasto Medio por Cliente

Venta bruta entre el número de comensales.

N4. Mix de Producto

Qué compran: comida o bebida. El peso de cada una cambia el margen del negocio.

N5. Comida

Peso e importe de la comida dentro del mix.

N5. Bebida

Peso e importe de la bebida dentro del mix, que suele dejar mejor margen.

N4. Fidelización

Si los clientes vuelven. El cliente que repite gasta más y cuesta menos captarlo.

N4. Promociones

Cuánto se regala para traer clientes. Atraen venta y rebajan la venta neta.

N4. Servicio

Cómo se atiende. No genera venta directa, pero la destruye cuando falla.

N5. Tiempo de Ocupación

Cuánto está el cliente en la mesa. Más tiempo es menos rotación.

N5. Tiempo de Cocina

Cuánto tarda el plato en salir.

N5. Tiempo de Barra

Cuánto tarda la bebida en servirse.

N5. Ocupación sobre la Capacidad

Qué parte del aforo se está usando.

N5. Auditorías de Operaciones

Si se cumplen los estándares del negocio, medido desde dentro.

N5. Valoración en Reseñas

Cómo ven los clientes el servicio, medido desde fuera.

N4. Incidencias

Venta que se generó y se perdió, o producto consumido sin ingreso.

N5. Cancelaciones sin Elaborar

Pedidos cancelados antes de prepararse.

N5. Cancelaciones ya Elaboradas

Pedidos cancelados después de prepararse: se pierde el producto y la venta.

N5. Devoluciones

Producto servido y devuelto por el cliente.

N5. Desperdicio de Servicio

Producto que se tira durante el servicio.

N5. Anulaciones

Operaciones anuladas por error o por ajuste.

N3. Venta Centralizada

Catering, eventos y pedidos de empresa. Se analiza igual que el local, con sus propias variaciones.

N3. Venta Online

Venta y pedidos por internet.

N2. Costes

Lo que gasta el negocio, repartido en sus líneas de coste.

N3. Coste de Producto

Lo que cuesta el producto consumido: comida, bebida, etc. El dato que manda es su porcentaje sobre la venta neta.

N4. Desviación entre el Coste Real y el Teórico

Si hay diferencia, los escandallos no se están cumpliendo.

N4. Gasto en Producto

Lo que se compra y se consume. El grueso del coste de producto.

N4. Desperdicio

Producto que se tira por sobreproducción o por errores.

N4. Caducado

Producto que caduca sin venderse. Señala problemas de compra o de rotación.

N4. Rotación del Almacén

Cuánto tarda en moverse lo almacenado. Lo que no rota es dinero parado.

N3. Coste de Personal

Lo que cuesta el equipo: nóminas, seguros sociales, etc. Normalmente la partida más grande, y también se mide en porcentaje sobre la venta neta.

N4. Dimensionamiento de la Plantilla

Si los contratos y las jornadas encajan con lo que el negocio necesita.

N4. Estructura Salarial

Si se paga por encima o por debajo del sector. Explica rotación y absentismo.

N4. Productividad

Cuánta venta genera cada hora trabajada.

N4. Absentismo

Horas perdidas por ausencias y bajas, con su coste directo e indirecto.

N4. Horas Extra

Sobrecoste por mala planificación o por picos no previstos.

N4. Rotación de Personal

Lo que cuesta la entrada y la salida constante de empleados.

N4. Clima Laboral

Difícil de medir, y está detrás de la productividad, el absentismo y la rotación.

N4. Capacitación del Equipo

Si el equipo está formado. Se nota en el servicio, en las incidencias y en la venta.

N4. Comida del Personal

Lo que cuesta dar de comer al equipo.

N3. Semivariables

Los que mantienen su porcentaje sobre la venta: consumibles, limpieza, etc.

N3. Semifijos

Los que mantienen su importe se venda lo que se venda: agua, electricidad, etc.

N3. Estructura

Los que vienen de un acuerdo cerrado antes: alarmas, internet y teléfono, etc.

N3. Franquicia

Lo que se paga a la marca si el negocio opera bajo franquicia: royalties, fondo de marketing, etc.

N3. Ocupación

Lo que cuesta ocupar el local: alquiler, seguros, etc.

Naturalmente, en el negocio puede haber otras métricas o variables que debamos seguir y que pueden ser importantes en determinado momento, como por ejemplo resultados de marketing y publicidad y muchas otras. No obstante, veremos que prácticamente siempre van a caer debajo de uno de los KPI propuestos. El árbol de KPI no es exhaustivo, es solo un modo de priorizar.

Por otra parte, después del beneficio operativo hay otros costes: amortizaciones, intereses del capital, etc. No entramos en ellos en los cuadros de mando, aunque se pueden reflejar en la cuenta de explotación.

Este árbol es el mismo que ASIGH.WEB lleva dentro: es la portada de su área de análisis, y desde cada indicador que tiene cuadro de mando se salta a él. El razonamiento completo está en KPI's, embudos y cebollas.

Cuadro de mando de operaciones diarias de ASIGH.WEB en un portátil, con la vista de cocina frente a sala del mes: tarjetas de venta bruta, artículos y descuentos de cocina y de sala frente al año anterior, tres gráficos de tarta con el reparto entre cocina y sala de la venta, los artículos y los descuentos, y debajo su evolución mensual

Con qué se conecta

El cuadro de mando enseña que algo se ha movido. Averiguar por qué se hace en las otras cuatro.

Tablas Dinámicas Gráficos Dinámicos Informes Simulaciones

Cómo se hace el seguimiento de los datos

El cuadro de mando es una de las cuatro formas de mirar los datos.

Seguir el conjunto de indicadores, para ver de un vistazo por dónde va el negocio: los cuadros de mando
Seguir o analizar el resultado y la evolución de un área concreta, como las compras, el almacén o el personal: su informe, cuando lo hay, y las vistas que dejas guardadas en tablas dinámicas y en gráficos dinámicos
Investigar a fondo, cuando un indicador se ha movido y hay que saber por qué: las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos, que llegan a toda la información del sistema
Evaluar escenarios, para saber qué pasaría si cambias precios, costes o volumen: las simulaciones, los formularios de seguimiento que lo permiten y la exportación a hoja de cálculo

El orden es siempre el mismo: el panel dice que algo se ha movido, el área dice dónde, y la tabla dinámica dice por qué. Cada herramienta contesta una pregunta distinta.

Cuadro de mando de venta por artículos de ASIGH.WEB en un monitor, con la vista de cancelaciones del año: tarjetas de unidades, importe y coste cancelados de lo que ya estaba hecho y de lo que no, cada una frente al año anterior, y debajo el gráfico mensual del importe cancelado

Los datos se contrastan con la operación real de la unidad

Los datos no se entienden plenamente si no vemos cómo se generan en la operativa real, y la operativa no se entiende si no se mide. Ambas cosas deben hacerse para tener una comprensión más profunda del negocio.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Cada día se mira lo mismo, en el mismo sitio.

Sin un panel de seguimiento

Cada día se mira lo que preocupa ese día
Buscar un dato lleva más tiempo que interpretarlo
Los números se ven sueltos, sin referencia
Las desviaciones aparecen en el cierre de mes
Cada responsable mira lo que le parece
La reunión empieza sacando datos

Con ASIGH

Se miran siempre los mismos indicadores
Están en pantalla al abrir, sin buscar
Cada cifra va junto a su comparación
Las desviaciones se ven la semana que empiezan
Todos los responsables leen las mismas cifras
La reunión empieza decidiendo

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia esto de un gráfico o una tabla?

En para qué se usan. Una tabla o un gráfico contestan a una pregunta que te haces hoy, y para eso están las tablas dinámicas, que llegan a toda la información del sistema. El cuadro de mando se abre para comprobar que todo sigue donde debería, y por eso enseña siempre los mismos indicadores contra su referencia. Uno sirve para investigar y el otro para no llevarte sorpresas.

¿Quién decide qué números van en mi cuadro de mando?

Vienen definidos en ASIGH: cada cuadro de mando y cada una de sus vistas llevan sus indicadores fijos. Lo que eliges tú son las fechas, los centros y si los ves por día, por semana o por mes.

¿Esto sirve para el día a día o solo para el cierre de mes?

Para los dos, y se pasa de uno a otro con un botón: los mismos indicadores agrupados por día, por semana o por mes. Por la mañana miras lo de ayer, que es cuando todavía se puede corregir; a final de mes miras el resultado contra tu objetivo. Ahí está la diferencia con la información contable, que llega con el mes cerrado: en el cierre ya no se arregla lo que pasó el día 3.

Si una cifra no me cuadra, ¿puedo ver de dónde sale?

Sí. Desde cada gráfico y cada tabla se abren los datos que lo forman, y se pueden exportar. Si hace falta cruzarlos de otra manera, para eso están las tablas dinámicas.

Del blog de gestión

De elegir los indicadores a usarlos para decidir.

¿Cuáles son los números que gobiernan tu negocio?

Si tardas en contestar, o si cada día contestarías otra cosa, ahí está el trabajo. Tenerlos claros y mirarlos siempre en el mismo sitio es la base del seguimiento.