Costes Laborales

Pantalla de asignación de horas de ASIGH.WEB en un portátil: arriba la venta prevista del día y el coste de personal estimado y asignado, en medio el gráfico de la venta y las horas de cada función a lo largo de la jornada, y debajo una fila por cada media hora con las horas y el coste de cada puesto

Cuánta gente necesitas el jueves a las dos, y lo que te va a costar. Antes de publicar el horario, no cuando llega la nómina.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Tu objetivo de personal es un porcentaje redondo, y nadie sabe de dónde salió

Un treinta por ciento sobre la venta, y horas hasta ahí. Pero abre diez horas y ponles precio: si ese día vendes cien euros, el personal se lleva el cien por cien de la venta; si vendes mil, se lleva el diez. Las mismas horas y la misma gente. El porcentaje sale de lo que has vendido, así que marcarlo como objetivo deja el turno corto de gente los días fuertes y pagando horas de sobra los flojos.

Cuéntanos tu caso

Qué son los Costes Laborales en ASIGH

Son las pantallas de ASIGH.WEB que calculan cuántas horas de personal necesita cada franja del día según la venta que esperas, la zona de trabajo y la productividad de tu personal, lo que cuestan esas horas y lo que costaron las que de verdad se trabajaron.

El coste de personal se llama COL, del inglés Cost of Labor. Recoge todo lo que cuesta tener a alguien contratado: el salario, la seguridad social de la empresa y del trabajador, y el resto de gastos que genera la plantilla. El COL se mira de dos maneras y hacen falta las dos: en importe, los euros que ha costado el personal en el día o en el periodo; y en porcentaje, esos euros divididos entre la venta neta de ese mismo día o periodo.

(Coste de personal en euros ÷ Venta neta en euros) x 100 = Coste de personal en porcentaje, el COL %.
Los euros dicen lo que has gastado; el porcentaje, si ese gasto se corresponde con lo que has vendido.

El coste de una hora NO es solo el salario bruto: lleva dentro la seguridad social, el reparto de las vacaciones y una estimación de bajas a lo largo del año, para que un mes con media plantilla de vacaciones no se dispare el coste. Ese coste por hora se escribe por puesto y por centro, y con él se valora cada hora que se asigna y cada hora que se trabaja.

El coste por hora de cada puesto

Lo que cuesta una hora de cocina, de sala, de auxiliar y de reparto, y el coste diario de la gerencia. Se escribe una vez por centro y se repasa cuando hay revisión salarial o cambio de convenio.

La productividad de cada puesto

Con qué importe de venta entra una hora más de trabajo en el turno, y con qué venta se mide cada puesto: la de cocina para la cocina, la del tramo para la sala, el número de repartos para el reparto.

Las horas que hacen falta

Con la venta prevista de cada media hora salen las horas de cada puesto. Al lado van las que asignas tú, la diferencia entre las dos y lo que cuesta cada una.

El coste de cada día

Las horas que de verdad se trabajaron, repartidas por función y con su importe, junto a la venta neta de ese día y el porcentaje que se llevaron de ella.

El menú de ASIGH.WEB desplegado en un monitor con las entradas de la previsión de venta: crear fechas de previsión, horas de apertura y fijas, días cerrados por centro, panel de previsiones y previsión de venta diaria, horaria y de resultados. Detrás, el perfil del día con la curva de venta hora a hora y la rejilla de la previsión horaria

La dificultad de calcular los costes de labor ideales

En coste de producto tienes una referencia exacta: lo vendido, multiplicado por lo que cuesta hacerlo, dice lo que deberías haber gastado.

Vendes una lata de refresco y sabes que deberías haber gastado el precio de una lata; si has gastado dos, la diferencia salta a la vista. En el coste de personal no hay equivalente, por dos razones. La primera, que arranca por encima de cero: para abrir el local ya hace falta alguien trabajando, vendas o no. La segunda, que no sube al mismo ritmo que la venta, porque la venta se concentra en unas franjas y unos días concretos, y además no todo es venta: hay labores que se tienen que distribuir, como la limpieza, la formación, etc.

Por otra parte también debes considerar cómo se distribuye tu venta a lo largo del día y la estructura de horas contratadas de tu plantilla: si tienes un pico en el que necesitas 10 personas en una hora, mientras que el resto del tiempo solo necesitas una, difícilmente vas a conseguir ajustarlo con una plantilla de 10 personas a tiempo completo, con turnos de 8 horas. En la mayoría de negocios de restauración se necesita personal a tiempo parcial para cubrir puntas de demanda, lo que dificulta la gestión de dicho coste.

Por eso la referencia son dos cifras: las horas fijas que necesita el local y la productividad de cada puesto. Son las dos únicas magnitudes del coste de personal que se pueden comparar entre tus locales y contra tu propio histórico, y las únicas sobre las que se puede trabajar para mejorar. Cuantas menos horas fijas necesites y más alta sea la productividad, menos te costará el mismo servicio y mejor aguantarás los meses de venta baja.

Pantalla de resultados de productividad de ASIGH.WEB en un monitor: arriba, la productividad configurada de cada puesto con su forma de cálculo; en medio, el gráfico que compara día a día la productividad prevista con la obtenida a lo largo de dos semanas; y debajo, una fila por día con la venta, las posiciones fijas y variables y la productividad que se obtuvo

La productividad es la clave del control del coste de personal

La productividad que fijas es el coste de personal ideal de tu negocio: lo que debería costarte atender la venta que haces. Por eso hace dos trabajos a la vez, y en eso está su valor: es el baremo con el que mides lo que pasó y es el objetivo que le pones al turno.

Se arranca con unas productividades iniciales y, cuando los resultados las aguantan, se suben un escalón y se vuelve a medir. Ese es el camino para mejorar el coste de personal por pasos y con el dato delante.

Cómo se calculan las horas que necesita cada tramo

Cada parte se calcula de una manera distinta, y en esa distinción está casi todo el control del coste de personal.

Las horas fijas son las que necesitas solo por abrir. Se escriben tramo a tramo de media hora y para cada día de la semana, porque el lunes no necesita lo mismo que el sábado
Cada tramo lleva además la venta que esas horas fijas cubren. Mientras la venta prevista no pase de esa cifra, no entra nadie más
A partir de ahí entran las horas variables: cada tramo de venta añade una hora de trabajo, y ese tramo de venta es la productividad del puesto
La hora variable rinde más que la fija, porque entra cuando ya hay clientes. En las horas fijas, además de vender, se limpia, se prepara el producto y se reciben los pedidos
La gerencia y el cierre van por su cuenta, porque no son posiciones que entren y salgan con la venta del tramo: la gerencia se puede llevar por horas o imputarse por día, y el cierre es el trabajo de recogida del final de la jornada

Pantalla de horas de apertura y fijas de ASIGH.WEB en un monitor, con una fila por cada tramo de media hora desde las diez de la mañana: el turno al que pertenece, si el local abre ese día, las horas fijas de cada puesto y la venta que esas horas cubren

Por ejemplo podemos tener una plantilla fija en el turno de 1 persona, que puede atender hasta 40 € de venta en una hora. Si se venden 50 euros ya deberemos añadir una posición más, y a partir de estos 40,00 €, por cada 60,00 € de venta añadiremos una posición más. Estos 60 € son la productividad de la plantilla para esa función, y es una medida comparable entre centros y que nos permite estimar necesidades de personal por franja horaria.

Cada puesto se calcula con la venta que le corresponde

Un camarero y un cocinero no trabajan sobre la misma venta, así que sus horas no pueden salir del mismo número.

La sala y los auxiliares se calculan con la venta del tramo; la cocina, con la venta de lo que hay que producir; el teléfono, con la venta que entra por ahí
El reparto se calcula con el número de repartos, porque el trabajo lo da cada pedido que hay que llevar y no el importe que marque
El cierre y la recogida se calculan sobre la venta del día entera, y las horas caen en los tramos marcados como de cierre
La promoción cuenta como trabajo: un dos por uno deja la misma venta y da el doble de producción, así que la venta que mide la productividad lleva dentro el valor de la promoción
Cada puesto se puede calcular por hora, por día o dejarlo sin calcular, según los puestos que tenga tu negocio

Pantalla de asignación de horas de ASIGH.WEB en un monitor: el gráfico de la venta y de las horas de cada función durante el día y, debajo, una fila por cada media hora con las horas y el coste de cada puesto

Esto es lo que permite poner a la gente en la función correcta. Si las horas salen solo de la venta total, acabas poniendo camareros para vender comida, y la comida hay que cocinarla. Saber de dónde viene la venta de cada franja es lo que dice cuántas personas hacen falta en cocina, cuántas en sala y cuántas en el teléfono.

Las horas que hacen falta en cada franja, y lo que cuestan

La pantalla de asignación pone en una misma fila la franja horaria, las horas que salen del cálculo, las que decides tú y el coste de las dos.

Lo calculado y lo que asignas

Por cada media hora y cada puesto van las horas fijas, las variables, el total que sale del cálculo y las que pones tú, con la diferencia al lado. La decisión sigue siendo tuya; lo que cambia es que tiene un número enfrente.

El coste, en la misma fila

El coste de las horas calculadas, el de tu asignación y lo que se separan, en euros. Mueves media hora de un tramo a otro y el número se mueve contigo, antes de que el cuadrante salga a la pared.

Puesto por puesto

Gerencia, sala, cocina, auxiliar, reparto, teléfono y cierre llevan cada uno su propia cuenta de horas, y el total de la franja es la suma de todos. Así se ve dónde está el exceso, y no solo que lo hay.

Se puede probar antes de decidir: cambia la venta que esperas, la productividad de un puesto o las horas fijas de un tramo, y mira cómo queda el coste del día.

Calcular costes laborales ideales es laborioso, ASIGH los calcula automáticamente

Todo lo anterior son cientos de cuentas enlazadas, que dependen unas de otras y de lo que pasó las últimas semanas. Hechas a mano son un trabajo enorme y frágil; ASIGH las encadena y deja la previsión y la asignación listas para repasar, con la condición de tener bien puestas las variables de cálculo. De ahí salen las dos cifras que se comparan cada día: el coste ideal y el coste real.

El coste de personal de cada día, junto a la venta de ese día

Pantalla de resultados diarios de ASIGH.WEB en un monitor, con una fila por día de la semana: la venta bruta y la neta, los pedidos, el ticket medio, las horas estimadas, asignadas y reales, y el coste de personal de las tres en euros y en porcentaje sobre la venta

Cada día quedan registrados los datos previstos por el sistema (ventas, horas, costes, etc.), los datos asignados por el usuario y los datos reales obtenidos, con sus costes estimados, asignados y reales en importe y resultados.

Un viernes que se dispara se ve el sábado, así como el impacto que va a tener al finalizar la semana, cuando todavía se puede hacer algo. Un turno que se quedó corto de gente se ve igual de claro que uno que sobró, y por función, así que sabes si el problema estaba en la cocina o en la sala.

El personal operativo se imputa por las horas que hizo y la gerencia por su coste diario, trabaje ese día o no, porque su trabajo no depende de la venta de esa jornada. Así un mes con vacaciones no parece barato y el siguiente caro.

Ese coste entra cada día en tu cuenta de explotación estimada, junto al coste de producto y al resto de los gastos. A mitad de mes ya sabes por dónde vas, sin esperar al cierre.

Y cuando alguien pide una persona más para su turno, la conversación deja de ganarla el que más insiste: están las horas de esa franja, la venta que las sostuvo y lo que costaron.

Con qué se conecta

El coste de personal se calcula sobre la venta que esperas, se reparte en el cuadrante y se contrasta con las horas que de verdad se ficharon.

Previsión de Ventas Elaboración de Horarios Registro Horario Empleados

Cómo se trabaja

Los dos primeros se ponen al empezar. Los otros dos son la rutina de cada semana, y de ellos sale el ajuste de las productividades.

Se pone precio a la hora

El coste por hora de cada puesto, con lo que cuesta de verdad y no con el salario bruto. Se actualiza cuando hay revisión salarial o cambia el convenio.

Se fijan las productividades

Con qué venta entra una hora más en cada puesto. Se arranca con unas iniciales y se ajustan después con los resultados delante: marcan el nivel de servicio que quieres dar y lo que estás dispuesto a pagar por él.

Se planifica la semana

La previsión de venta de cada día y cada franja trae las horas de cada puesto. Tú las repartes y vas viendo el coste mientras lo haces.

Se compara con lo que pasó

Las horas realmente trabajadas y su coste, contra la venta del día. Ahí se ve si la previsión era buena, si el turno se ajustó a lo planificado y qué días se salen.

El paso 2 es el que casi nadie tiene decidido y el que más cambia el resultado: es cuánto servicio quieres dar y cuánto vas a pagar por darlo. Las dos cifras se afinan semana a semana comparando lo previsto con lo que pasó, y eso se aprende con la práctica; el módulo de Aprendizaje en Gestión y Dirección de Hostelería está para eso.

Qué cambia respecto a cómo lo haces hoy

Nadie te va a decir a quién pones el sábado. Lo que cambia es lo que sabes en el momento de decidirlo.

Con el cuadrante de siempre

Se copia el de la semana pasada y se ajusta con las vacaciones
Quien lo lleva en una hoja de cálculo pica la venta por tramos cada semana
El coste de esa semana no se sabe hasta que llega la nómina
Se reparte casi igual un martes de febrero que un sábado de agosto
Si hay que apretar, se recorta a bulto y se cruzan los dedos
No se sabe si el problema es cuánta gente hay o cuándo está

Con ASIGH

Las horas necesarias salen de la venta que se espera en cada franja
La venta por tramos y el coste por hora ya están en el sistema
El coste se ve mientras se asigna, y el real al día siguiente
Cada día y cada tramo tienen su propia necesidad de gente
Antes de tocar nada se ve dónde sobra y dónde falta
Cada puesto se calcula con la venta que de verdad le da trabajo

Preguntas frecuentes

Llevo veinte años en esto y sé la gente que necesito, ¿qué me aporta un cálculo?

Aporta el dato o los datos de contraste para pasar de emitir una opinión o impresión ("ya sé la gente que necesito") a emitir una afirmación soportada en datos ("ya sé la gente que necesito, por esto, por esto y por esto"). Que una cosa se haga igual desde hace veinte años no implica necesariamente que esté bien o que no se pueda mejorar. Eso lo dice un dato de contraste: la venta que hizo cada tramo contra lo que estaba previsto, las horas que se pusieron en él y lo que costaron contra lo que se necesitaba. Con eso delante se ve si la manera de repartir el turno va en línea o no. El criterio sigue siendo tuyo; lo que cambia es que tiene contra qué medirse.

¿Esto sirve para recortar personal?

Sí y no. Lo que facilita es un dato de contraste con el que trabajar, y que justificará quitar gente si sobra o añadirla si falta. Lo que aparece casi siempre es gente mal repartida: de más el martes a las cinco y de menos el viernes a las nueve. Cuadrado eso, la mayoría de los negocios da mejor servicio con las mismas horas. Y cuando en una franja falta gente, el cálculo lo dice con la misma claridad con la que avisa de que sobra; un objetivo de porcentaje solo sabe recortar.

Esto lo llevo en una hoja de cálculo, ¿qué gano?

Ganas los datos y el enlace entre ellos. La hoja hay que alimentarla cada semana con la venta por tramos, el porcentaje de promoción y el número de tickets, y hay que rehacer las fórmulas cada vez que cambian las productividades, la carta o el horario. Aquí la venta la pone el propio sistema, el coste ideal se calcula con ella y el coste real de ayer aparece junto a la venta de ayer sin teclear nada.

Mi negocio es imprevisible, ¿cómo voy a calcular las horas de la semana que viene?

Con lo que pasó las semanas anteriores, que se repite más de lo que parece: un jueves de octubre se parece mucho a los jueves de octubre anteriores, y las franjas del día se comportan igual una semana tras otra. Además no hace falta clavar la cifra, porque lo que añade una hora de sala es pasar de un tramo de venta al siguiente. Y para el partido o la tormenta está tocar la asignación el mismo día.

¿Tengo que meter el sueldo de cada empleado?

No, y tampoco hay dónde meterlo. Aquí se trabaja con el coste por hora de cada puesto, que sale de lo que te cuesta al año el equipo de cocina o el de sala dividido entre las horas que de verdad se trabajan, vacaciones y bajas descontadas. Con eso tienes el control del coste y la comparación con la venta. La ficha de cada persona, en Empleados, guarda su función y sus horas de contrato, y ahí se acaba.

Ya tengo un sistema de fichajes, ¿esto no es lo mismo?

No. El fichaje registra quién vino y cuánto estuvo, y de eso se ocupa Registro Horario. Aquí se calcula cuántas horas hacían falta para la venta de ese día, lo que costaron las que se hicieron y qué proporción se llevaron de lo vendido. Las dos cosas trabajan juntas: las horas fichadas son las que se valoran contra la venta.

Del blog de gestión

Cómo se gestiona el coste de personal, contado sin sistema de por medio.

¿Cuánto te costó el horario de la semana pasada?

Si la respuesta llega con la nómina, esa es la conversación. Saber lo que cuesta el cuadrante mientras todavía se puede cambiar es lo que separa gestionar de enterarse.