Los papeles los tengo en una carpeta del ordenador, ¿qué me da esto?
Una carpeta guarda los archivos, pero no te dice qué documentos debería tener cada local, cuándo vence cada uno ni cuál de varios archivos parecidos es el
bueno. ASIGH te da la lista de lo que falta, la fecha de revisión de cada documento y una sola versión de cada archivo.
¿Quién sube los documentos, yo o cada local?
Como lo organices. Lo habitual es que cada centro suba lo suyo, porque es quien recibe el certificado o firma la revisión, y que dirección mire el conjunto para ver
lo que falta. Si el volumen es pequeño se lleva todo desde administración. La lista de lo que hay que tener la escribes una vez y vale para todos, así que el trabajo de
decidir no se repite local por local.
¿Y si sube algo quien no debe, o lo ve quien no debe?
Subir y consultar están separados a propósito: en la pantalla de consulta se descarga y no se toca nada. Y lo que alcanza cada persona lo dice su perfil, que se define
una sola vez en los permisos de cada usuario: un responsable trabaja con los
documentos de su centro y la dirección con los de todos. Cada documento queda además con la fecha en la que entró.
¿Sirve solo para papeles obligatorios?
No. Junto a la documentación del local están los archivos de uso común, que se suben para que la unidad los tenga a mano: el borrador de la próxima carta, los
logotipos y la imagen corporativa o el PDF de un cartel para imprimir. Cada uno con su nombre, su descripción y su versión, así que todos usan la última.
Nunca hemos tenido un problema con esto, ¿me corre prisa?
Hasta el día que llega una inspección, hay que reclamar un seguro o se va el único responsable que sabía dónde estaba cada documento. Con el archivo en ASIGH,
ese día el documento se busca y se descarga en el momento.