Esto lo llevamos por un grupo de mensajería, ¿qué añade?
Para avisar, el grupo sirve y no hay que quitarlo. Con varios locales, el grupo se llena de mensajes para personas distintas y cada uno tiene que buscar lo suyo. Lo que
no hace es el seguimiento: los mensajes nuevos tapan a los anteriores, nadie sabe cuáles siguen abiertos y una avería contestada con un "vale" no queda registrada como
resuelta. Tampoco ordena ni archiva: buscar en la pantalla del teléfono, entre miles de mensajes, cuántas veces ha subido el jamón york o qué se le encargó a alguien
hace tres meses es inviable. En ASIGH cada incidencia se guarda con su área, su tipo, su local y su fecha, se encuentra con los filtros del listado y sigue abierta
hasta que alguien comprueba que está resuelta y la cierra. Se pueden usar las dos cosas: el grupo para avisar en el momento y ASIGH para el seguimiento.
¿No acabará esto siendo una lista enorme que nadie mira?
Eso pasa cuando todo el mundo apunta de todo y nadie revisa. Por eso se decide desde el principio qué tipos hay y quién se ocupa de cada uno. Además,
cada uno ve solo lo suyo: un responsable tiene delante sus incidencias pendientes, no las de toda la empresa. La empresa también tiene que vigilar que el proceso
se cumpla: basta con que una persona deje sus incidencias sin atender para que las demás la imiten y la herramienta se abandone. ASIGH deja a la vista lo que está
pendiente y quién lo tiene; conseguir que se resuelva es responsabilidad de quien dirige.
¿Esto no es para vigilar a la gente?
Protege a quien hace las cosas: queda por escrito qué se le pidió y cuándo lo resolvió. Así se evitan las discusiones sobre quién dijo qué y los reproches por
encargos que nunca se hicieron en firme.
¿Y no acabaré estando encima igual que ahora?
Encima de las personas, no. Cada uno ve su lista al entrar, el director ve lo que las personas que dirige han dado por hecho y quien encargó una cosa sabe que está
resuelta sin preguntar.
Esto es trabajo administrativo. ¿Quién lo hace?
Registrar una incidencia es escribir el asunto y elegir el tipo, y el tipo ya indica quién es el responsable y quién el director, así que nadie tiene que repartirla.
Quien la resuelve la marca como hecha, su director lo ratifica y la cierra quien haya decidido la empresa.