¿Esto no le va a sonar a inspección a mi equipo?
De hecho es una inspección, pero ello no tiene que tener connotaciones negativas. Cuando las tiene es un buen dato para preguntarnos por qué
una revisión de cumplimiento de estándares de la compañía tiene dichas connotaciones negativas. Cuando esto pasa suele estar relacionado
con problemas de dirección y liderazgo, más que con la auditoría en sí.
Suena a "inspección" cuando el que audita llega con criterios que el auditado no conocía. Si cada punto está referido a un Proceso que se le entregó el primer día y
con el que se le formó, la auditoría pasa a ser la comprobación de algo acordado. La diferencia se nota rápido: en la primera se discute la nota; en la segunda se
habla de cómo arreglar lo que ha salido bajo. Ayuda además comentarla en caliente, con el resultado delante y antes de irte.
Todavía no tengo los procesos escritos, ¿puedo auditar igual?
Sí, de hecho la mayoría de las empresas no tienen Procesos escritos detrás a la hora de auditar y la primera auditoría que se haga cuenta con ello.
Pero no es como deberías hacerlo: una auditoría sin procesos detrás es un formulario con opiniones, que puede traer sus propios problemas al hacerse de esta
manera y pierde muchos de los beneficios que provienen de una auditoría bien hecha. Se puede empezar por el área que
ya tengas documentada y ampliar según se van escribiendo las demás, que es como se hace casi siempre. Cómo se escribe un Proceso y de dónde salen
los del sector se cuenta en Procesos y Estándares.
Tengo pocos locales. ¿Esto me viene grande?
La necesidad de medir no va por número de locales, va por si hay un negocio que dirigir, y un local tiene la misma complejidad que treinta con menos margen para
equivocarse. Dicho eso, la auditoría formal pide tener procesos escritos y un rato de diseño, y encaja de forma natural en empresas que ya gestionan con cierto nivel.
Si lo que necesitas hoy es vigilar el día a día, la Supervisión Operativa hace eso
mismo con mucha menos preparación y se pone en marcha enseguida. Se habilita lo que vayas a usar y nada más.
Ya voy a los locales y sé cómo están, ¿qué me da una nota?
Con qué compararlo. Lo que ves en una visita no se puede poner al lado de lo de hace tres meses ni pasárselo a nadie. Una nota permite ver si esta
unidad ha mejorado, si la que peor va lo está en todo o solo en dos grupos, y si lo que te preocupa es un caso aislado o un problema de toda la
empresa. Tu criterio no lo sustituye nadie: lo que hace la auditoría es ponerlo en números para que se pueda seguir y para que lo pueda usar
alguien más.
¿Esto no acabará en un informe que no lee nadie?
Por eso la auditoría no termina en la nota. Lo que sale mal se convierte en un plan con objetivo, fechas y dos nombres, uno que ejecuta y otro que comprueba que se ha
hecho, y mientras siga abierto sigue estando a la vista. La otra mitad del asunto es el tamaño: un plan con cuarenta acciones no lo cumple nadie. Pocas, las que de
verdad importan, y con fecha.
¿Quién audita, alguien de central o la propia unidad?
Los dos. La central audita cuando quiere una foto comparable de toda la empresa; la unidad se audita a sí misma para no llegar en mal
estado a la siguiente visita. El funcionamiento es idéntico y los resultados se guardan por separado, así que se puede ver la diferencia entre cómo se ve una unidad a
sí misma y cómo la ve la empresa. Esa diferencia suele dar una conversación interesante.