Otras herramientas para gestionar el COS

Otra herramienta de control que podemos utilizar para asegurarnos que los productos cumplen las especificaciones de los escandallos es realizar pesajes, ya sea de platos terminados o en preparación para verificar que se usan exactamente las especificaciones.

Como dijimos anteriormente aquí la mirada es importante: cuando estamos acostumbrados a mirar podemos distinguir perfectamente si un producto cumple las especificaciones o no simplemente viéndolo al salir de cocina. Si no miramos como salen los platos o, peor aún, si cuando los vemos mal no comentamos nada a las personas interesadas, tendremos dificultades en controlar nuestro producto.

Otra de las bases importantes controlar el coste de producto es la adecuada formación del personal y una correcta organización del trabajo.

Para poder exigir a alguien que haga algo correctamente primero debemos enseñarle a hacerlo. Esto exige un trabajo de formación que no debemos dar por sobreentendido.

Por otra parte exige organizar debidamente el trabajo. Si los asociados trabajan sobrecargados de tareas por falta de personal, o por no exigir un rendimiento adecuado y similar a todos los miembros del equipo, será difícil controlar los costes de producto, así como los laborales.

La formación del personal debe ser una de nuestras prioridades como gerentes. Por ello dedicamos un apartado especialmente a este aspecto.

Debemos ser especialmente exigentes en que se reflejen todos los movimientos de producto en el sistema informático: desperdicios, roturas, cancelaciones hechas, comida del personal, etc. Todo movimiento que no se refleje va a producir una desviación de la que no sabremos la causa y que por tanto tendremos que investigar.

Si no somos especialmente exigentes en este aspecto, acabaremos con inventarios que serán una colección de desviaciones imposibles de controlar. Pero, como dijimos en un principio este aspecto no se resuelve con programas informáticos, sino con MIRAR Y TRANSMITIR.

Posteriormente debemos analizar estos movimientos, para verificar que no haya movimientos indebidos, que no sean excesivos (y si lo son cuales son las causas y las posibles soluciones), etc.

Mediante el análisis del desperdicio sobre una base diaria o a cada hora en algunos tipos de negocio es posible reducir al mínimo el mismo y ajustar los planes futuros de preparación antes de que el desperdicio crezca y se vuelva incontrolable.

A pesar de que es importante tener la cantidad suficiente de productos para servir a nuestros clientes, no contar con un buen pronóstico y un buen sistema de preparación puede conducir a pérdidas, que es también una disminución de la rentabilidad.

Por la importancia que tienen las previsiones de ventas hay todo un capítulo dedicado a cómo realizar los pronósticos.

No obstante sí es necesario resaltar la importancia de los mismos. La previsión de ventas es la que define todo el resto de preparacionesque hacemos en la unidad. En función de ella definimos el producto necesario (pedidos, descongelación, corte, preensamblaje, etc.), el personal necesario y la organización del mismo…

Si la previsión de ventas falla, todo lo que hayamos previsto en función de ella fallará. Si vendemos más de lo previsto nos faltará producto y personal, bajará el servicio y finalmente subirán los costes, porque cuesta más reparar lo que está mal hecho que lo que está correctamente organizado: aunque parezca que trabajando con prisas se rinde mas es falso. Si vendemos menos de lo previsto tendremos desperdicio de producto y nos sobrará personal y, por tanto, los costes también subirán.

Así pues para optimizar los costes de producto necesitaremos una adecuada previsión de ventas.

Debemos ser conscientes que aprender toda la información referida a escandallos, productos, presentaciones etc. que se manejan en un negocio actual es un trabajo arduo y que requiere un tiempo. Aun así siempre surgirán dudas en un momento otro, por lo que es muy importante que toda esta información esté al alcance de las personas de producción y servicio. Algunos ejemplos son:

• Charts de cocina. Debemos mantener en la cocinas charts con la composición de los productos. Claros y comprensibles. Si la carta es complicada de poner en un solo chart deben estar disponibles, bien libros con las fichas técnicas y escandallos de los productos, bien tener accesible algún terminal de ordenador desde el que estos se puedan consultar.
• Las fichas técnicas de productos de venta y compra también son útiles para el personal de servicio. Lo ideal en estos casos es que se puedan consultar informáticamente, ya que es mucho más ágil, pero si no es así al menos que se pueda hacer de manera impresa
• Catálogos de producto, especialmente interesantes para el personal de servicio en algunos productos especialmente cuando estos se hacen bajo pedido, como pueden ser tartas o servicios de Catering. Además de ahorrarnos producto al evitar malentendidos por parte de los clientes que den lugar a anulaciones y cancelaciones, son un excelente elemento comercial.

Es muy habitual analizar datos algunas veces muy separados en el tiempo del momento del análisis, así como encontrar datos discrepantes de los cuales no tenemos explicación de porqué se producen. Por otro lado también es normal tener que reportar incidencias que hace tiempo se produjeron, o que nos pregunten sobre hechos acaecidos en nuestra unidad hace tiempo o incluso en los cuales no estábamos presentes. Por todo ello es necesario llevar un listado de incidencias, agenda, libro de actas o como queramos llamarlo que permita retener toda esta información. Evidente lo ideal es poder hacerlo informáticamente.

Como hemos visto en la Guía de Pedidos, si nuestro sistema informático nos genera un inventario perpetuo podemos controlar en todo momento el nivel de stock en la unidad. Incluso sin necesidad de esfuerzo adicional lo haremos al realizar los pedidos.