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APPCC

Estado de la capacitación de un centro en ASIGH.WEB, en un portátil: una fila por empleado con su función, una columna por curso asignado con la marca de hecho o pendiente, y el porcentaje de cumplimiento de cada persona y del centro

Tu plan de autocontrol ya está escrito. ASIGH te ayuda a cumplirlo cada día: forma a tu equipo, deja escrito cómo se hace cada tarea, recoge los registros y comprueba que se cumple.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

El plan está escrito, pero en la cocina no se cumple

La carpeta del autocontrol lleva en la estantería desde que la trajo la consultora. Está bien hecha y costó su dinero. Las temperaturas, mientras, las apunta quien se acuerda, y en la cocina se trabaja bien casi siempre, pero por costumbre, sin saber qué peligro se está evitando. Y lo que se hace por costumbre se deja de hacer el día que hay prisa. Con la rotación, además, quien entró hace seis meses forma al siguiente con lo que recuerda de su propia formación.

Qué es el APPCC en ASIGH

Son las herramientas de ASIGH para cumplir el plan de autocontrol que ya tienes: la formación del equipo en los prerrequisitos, los procesos escritos que dicen cómo se hace cada cosa en tu negocio, los registros del día a día y la comprobación periódica de que se cumple.

Pero antes de nada: ¿en cuál de los tres niveles estás?

En ASIGH el control de calidad tiene tres escalones, y lo primero es saber qué necesitas. No todos los negocios necesitan ir al nivel más alto.

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APPCC

El primero y el más sencillo. Es esta página. Está pensado para unidades pequeñas con obrador o cocina propia que llevan el autocontrol por su cuenta, sin un departamento de calidad.

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Gestión Documental de Calidad

Reunir y mantener al día la documentación básica de proveedores y productos, alérgenos, certificados, etc. y mantener una trazabilidad básica, centrada principalmente en el registro de lotes de entrada.

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Gestión del Área de Calidad

Registrar la ejecución y el resultado de los controles, integrados en el trabajo diario del obrador. Es el escalón del obrador que ha crecido y del negocio industrial. Requiere trazabilidad completa.

Cada nivel aumenta la exigencia. Lo que hace subir de escalón casi nunca es la decisión de certificarse: es el tamaño. Más pedidos, más operarios, más referencias, una producción que se complica, y llega un punto en que lo que se llevaba de memoria deja de sostenerse. Si estás empezando, este es el que te corresponde, y bien hecho cubre lo que necesitas durante bastante tiempo.

Configurador de cursos de ASIGH.WEB en un monitor, con el curso de Calidad e Higiene y sus pasos: la guía, los procesos de buenas prácticas de manipulación, contaminación cruzada, temperaturas de almacenamiento y caducidades, la práctica guiada, el test teórico, el práctico y las firmas

La formación que exige el APPCC, organizada y registrada

El APPCC se apoya en diez prerrequisitos de higiene: el agua, la limpieza y desinfección, los manipuladores y su formación, el mantenimiento, los proveedores, la trazabilidad, los residuos, las temperaturas, los alérgenos y las plagas. Cada uno tiene su formación y sus registros. En ASIGH cada prerrequisito tiene su curso, y cada curso hecho queda registrado con la persona y la fecha.

  • Cada curso tiene una guía, que explica qué se controla y por qué, y los procesos, que dicen cómo se hace y cada cuánto
  • Todo el que manipula alimentos hace el curso de Calidad e Higiene, que es el del prerrequisito de manipuladores: buenas prácticas de manipulación, contaminación cruzada, temperaturas de almacenamiento, caducidades y etiquetado
  • Cada curso termina con un test teórico y uno práctico, de manera que queda comprobado que lo aprendido se entiende y se aplica
  • La formación se repite cada dos años, y también cuando cambia la normativa, cuando alguien pasa a otra función o cuando se detecta una desviación de higiene
Seguimiento de un alumno en el curso de Calidad e Higiene: la lista de pasos con sus fechas y su marca de hecho, y abierto el proceso de Buenas Prácticas de Manipulación e Higiene con la casilla del tutor para dar el paso por bueno

Si tu consultora te entregó material de formación con el plan de autocontrol, se sube a los cursos al poner en marcha el sistema, y el equipo se forma con la documentación de tu propio plan.

Cada persona que entra recibe la formación de su puesto, y queda registrada

La prueba de que el personal está formado es de lo primero que se pide en una inspección, y en muchas cocinas no existe, porque la formación se da de palabra y no se anota.

Se le asigna el plan de su puesto

Al darlo de alta se elige su función y con ella se le asignan los cursos que le corresponden, sin que nadie tenga que acordarse de cuáles eran.

Lo estudia por pasos

El curso va por pasos: la guía, los procesos, el test teórico y el práctico. Sin quitarle tiempo al jefe de cocina y sin depender de quién esté ese turno.

El entrenador certifica el curso

Cada curso tiene su entrenador asignado, que sigue al alumno durante los primeros días y cierra el curso con su fecha cuando lo ve aplicando lo aprendido.

El equipo entero, en una pantalla

Una fila por persona y una columna por curso, con el color de lo hecho y lo pendiente. De un vistazo se ve quién va retrasado y en qué.

Nuestro proceso de trabajo pone plazo: todo el que manipula alimentos debe estar certificado en calidad e higiene dentro de sus primeros siete días. El mismo catálogo de cursos sirve para el resto de la empresa, y eso se cuenta en Gestión de la Formación.

Lo que hay que hacer está escrito, y dice quién y cada cuánto

Un proceso es el documento que fija cómo se hace una cosa concreta en tu negocio. Los aportamos escritos y se ajustan a tu instalación, a tus cámaras y a tu forma de trabajar.

Qué se persigue y quién responde

El objetivo del proceso y las personas que responden de él, del gerente al último manipulador. Así se sabe a quién corresponde cada tarea en cada turno.

Cómo se hace y qué se hace si falla

El procedimiento paso a paso, con su frecuencia, y las medidas correctoras para cuando un valor se sale de lo previsto. Lo segundo es lo que casi nunca está escrito.

Con qué se mide

Los indicadores del proceso y las desviaciones que se consideran críticas. Son los mismos números con los que después se puntúa la auditoría.

Los registros y las revisiones, guardados en ASIGH

Los registros que pide cada prerrequisito, como las temperaturas de las cámaras, el cloro del agua o la limpieza hecha, se pueden llevar de dos formas. En papel, como se hace muchas veces, y después se archivan en ASIGH en PDF. O con chequeos en la tableta o el teléfono, que guardan cada dato con la fecha, el centro y quién lo anotó; cada punto admite además un comentario y un archivo adjunto.

Los chequeos y las revisiones se diseñan con los puntos que pida tu plan, y sus datos quedan guardados, así que la evolución de cada registro se consulta en tablas dinámicas.

Registro diario de temperaturas en el móvil: la cabecera con la fecha, el centro y quien lo hace, y la lista de cámaras con la temperatura anotada, con un comentario en la de pescados

Con qué se conecta

Los procesos son los documentos con los que se comprueba que se cumple. Gestión Documental de Calidad y Gestión del Área de Calidad son los dos niveles siguientes, para cuando el negocio crece.

Cómo se trabaja

Se parte de tu plan de autocontrol.

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Se mira qué dice tu plan

Qué vigila, con qué frecuencia y quién debería hacerlo. Muchas veces esta lectura ya es reveladora, porque hay cosas escritas que nadie recordaba.

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Se escriben los procesos

Cómo se hace cada tarea en tu negocio. Partimos de los nuestros y se ajustan a tu instalación y a tu forma de trabajar.

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Se forma al equipo

Los cursos que cubren cada parte del plan se asignan a cada puesto, empezando por quien ya está y siguiendo con cada incorporación. Queda registrado quién hizo qué y cuándo, que es lo que después se pide.

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Se registra y se comprueba

Los registros del plan se llevan con chequeos en el móvil o en papel archivado en PDF, y una auditoría periódica puntúa si se cumplen los procesos, con las desviaciones anotadas.

Si nunca has hecho esto, conviene empezar por los dos o tres puntos que más te preocupan de tu cocina, normalmente temperaturas y limpieza, y dejarlos completos: procesos escritos, equipo formado y una primera auditoría. Con esos funcionando, el resto se incorpora con el mismo método.

Qué cambia respecto a cómo lo llevas hoy

El plan es el mismo. Lo que cambia es que se cumple cada día y queda registrado.

Con la carpeta y las hojas

  • El plan se lee cuando viene alguien a mirarlo
  • La formación se da de palabra y sin constancia
  • Cada uno interpreta a su manera cómo se hace
  • Los registros se rellenan a destiempo
  • Una desviación anotada se queda en el papel
  • Saber si se cumple es una sensación

Con ASIGH

  • El plan se traduce en formación y en procesos
  • Cada persona tiene su formación y queda registrada
  • Lo que hay que hacer está escrito y es el mismo para todos
  • El registro forma parte del trabajo del día
  • Una desviación queda anotada y entra en el plan de corrección
  • Saber si se cumple es una comprobación

Preguntas frecuentes

¿ASIGH me hace el plan de APPCC?

No. Cada negocio tiene que tener su propio plan, adaptado a su actividad, y eso no lo sustituye ningún programa. ASIGH empieza cuando el plan ya existe: sirve para que se cumpla todos los días, con un equipo que entra y sale y una cocina llena de trabajo.

Si el plan es mío, ¿de qué me sirven vuestros cursos?

Tu plan dice qué hay que controlar, y los cursos sirven para que el equipo lo aprenda. Cada prerrequisito tiene su curso, con su guía, sus procesos y sus tests, y el material de formación que te dio tu consultora se sube a los cursos al poner en marcha el sistema. Queda constancia de quién ha hecho cada curso y cuándo, y después se comprueba que se aplica.

Somos un local pequeño. ¿Esto no es para industrias?

Este es precisamente el escalón pensado para el negocio que lleva el autocontrol por su cuenta, sin un responsable de calidad dedicado. La obligación de tener un sistema de autocontrol alcanza a cualquiera que manipule alimentos, tenga un local o treinta, y con un solo local un problema de higiene afecta a todo el negocio. Los dos escalones siguientes llegan cuando la producción se complica o cuando un cliente empieza a exigirte documentación, y se habilita solo el que vayas a usar.

En mi equipo entra y sale gente continuamente, ¿cómo mantengo la formación al día?

Asignando la formación a cada puesto en ASIGH. Con rotación es cuando más falla un autocontrol, y cuando más se nota tenerlo organizado: la persona nueva empieza sus cursos el primer día y queda constancia de cuándo los termina. Cuando la formación es de palabra, cada persona que se va se lleva una parte de lo que sabía el equipo.

Mi gente ya tiene el carné de manipulador, ¿no basta con eso?

No. Ese carné acredita una formación general y es el punto de partida, no el final. Lo que se te pide es que quien manipula conozca los peligros de tu proceso y los prerrequisitos de tu negocio, que la formación se repita y se actualice cuando cambia la normativa o cuando alguien pasa a otra función, y que puedas enseñar el registro de todo eso. Un curso hecho hace cuatro años en otra empresa no contesta a ninguna de las tres cosas.

¿Cuánto tiempo hay que dedicarle a esto al mes?

El mismo que dedicas hoy a tu plan de autocontrol, o menos. ASIGH no añade trabajo a la recogida de datos, a la formación ni al cumplimiento del plan: los hace más fáciles de llevar, y por eso ahorra tiempo.

Que tu plan de autocontrol se cumpla cada día

Con ASIGH tu plan se cumple con formación para tu equipo, procesos que dicen quién hace qué, registros guardados en ASIGH y una auditoría que puedes pasar tú mismo.

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