Administración del Sistema

El sistema lo administra cada negocio, y está hecho para eso. Pero si en algún momento no llegas y quieres que echemos una mano, entramos, lo ponemos al día y te lo devolvemos.

Casos que nos encontramos en el día a día. ¿Te ha pasado a ti?

Vas a ciegas porque la información que tienes no está actualizada y no es fiable

Suben los precios de compra, cambia la carta, entra un proveedor nuevo, alguien se va y hay que dar de alta a quien llega. Si nadie pone eso al día, el sistema no se cae: se queda atrás, despacio y sin avisar. Primero es un escandallo desfasado, después un margen que no cuadra, y al final un informe que ya nadie mira.

Cuéntanos tu caso

Qué es administrar el sistema

Administrar el sistema es mantener al día lo que el sistema sabe de tu negocio, para que lo que dice hoy se siga pareciendo a lo que pasa hoy en el local. Es una tarea del propio negocio, sencilla y de poco tiempo cuando se lleva al ritmo del día a día, y son tres cosas.

Los datos con los que trabajas

Artículos de compra y de venta, precios, escandallos, albaranes y facturas... De ello salen todos los costes y todos los márgenes que después vas a mirar.

La configuración de la casa

Usuarios y permisos, formas de cobro, circuitos de trabajo y series de facturación. Se toca poco, y se toca cuando cambia el equipo o cambia la manera de trabajar.

Lo que trae la normativa

Un cambio de tipo de IVA o lo que exija Verifactu llega con fecha puesta, y hay que dejarlo aplicado antes de que entre en vigor.

Este servicio es el apoyo a esa tarea cuando el negocio no llega: un encargo con principio y con final, que se pide cuando hace falta y termina cuando el sistema queda al día.

No administramos el sistema de nuestros clientes

La administración del sistema es parte de las responsabilidades de cada cliente, pero entendemos que hay momentos en los que no se puede llegar a todo. Y en ellos dejar esa administración pendiente es un riesgo: luego puede ser difícil de actualizar, o quedar "huecos" que dificulten la toma de decisiones.

Decidir el precio de un plato, qué proveedor entra, qué escandallo cambia y quién puede hacer un descuento es el negocio... Si esas decisiones se posponen el negocio lo sufre.

Hay otra razón, y pesa más. Un negocio que no toca su propio sistema deja de entenderlo, y cuando alguien depende de un tercero para cambiar un precio, acaba tomando decisiones a ojo porque pedirlas cuesta. Nuestro trabajo es que puedas llevarlo tú: por eso el sistema está hecho para que se administre desde dentro y por eso la formación va incluida.

Lo que sí hacemos es ayudar cuando lo necesitas, hacer lo que haya que hacer y devolvértelo al día, con lo tocado explicado. El control se queda en tu empresa, que es donde tiene que estar.

Fila de armarios de servidores de un centro de datos, donde vive el sistema de gestión del negocio

Cómo funciona cuando nos lo pides

Es un encargo con principio y con final, y eso forma parte del servicio.

Acordamos qué hacer y hasta cuándo

Qué hay que poner al día, con qué prioridad y en qué plazo. Puede ser una semana para dejar cerrado un cambio de carta o el acompañamiento de una temporada entera. Un encargo sin fecha de final puede acabar en dependencia, así que se debe tener cuidado.

Ponemos el sistema al día

Precios y artículos de compra y de venta, escandallos, pedidos y facturas de compra, configuraciones que se han quedado viejas, estructuras que se han ido deformando y lo que traiga un cambio normativo. Al terminar, el sistema refleja lo que de verdad se compra y se vende hoy.

Revisamos juntos qué hicimos

Con lo tocado a la vista y explicado, para que quien lo lleve pueda continuar desde ahí.

Se factura por horas de trabajo. Cuando el encargo es continuado, se cierra un paquete de horas y se va consumiendo, que sale mejor para las dos partes y evita estar contando cada intervención.

Cuándo se suele pedir

Casi nunca es por dejadez. Es que el trabajo de poner al día el sistema cae encima justo cuando menos hueco hay.

Una temporada fuerte

Tres meses a tope en los que no se actualizó nada. Al retomarlo hay tanto acumulado que da pereza empezar, y ahí es donde se pierde un trimestre entero de información. Ponerlo al día evita el hueco que después impide comparar un año con otro.

La persona que lo llevaba se ha ido

Es de los casos más frecuentes. Se revisa cómo está montado, se pone al día lo que se quedó atrás y se deja explicado cómo funciona cada cosa, para que la siguiente persona no herede una caja negra.

Un cambio de carta extenso

Una carta nueva son artículos, escandallos, precios y tarifas a la vez. Es trabajo de días, con fecha de estreno encima, y encaja bien en un encargo cerrado de una semana.

Un cambio normativo

Verifactu o un cambio de tipos llegan con fecha de entrada en vigor y sin margen. Dejarlo aplicado a tiempo quita de encima la única clase de retraso que además trae multa.

Cuando los datos vuelven a estar puestos al día, los informes vuelven a cuadrar con la realidad y se puede volver a decidir con ellos, que es para lo que están.

Es el que sostiene a los demás en el tiempo

Los servicios de Abc.Systems funcionan encadenados. Este no añade nada nuevo al ciclo: lo que hace es evitar que se desmorone en un mal trimestre.

El onboarding deja el sistema alineado con el negocio el día del arranque
La administración mantiene esa alineación cuando el negocio cambia, que es siempre
Los procesos y la formación se apoyan en un sistema que sigue diciendo la verdad
La auditoría y el análisis pierden su sentido si los datos de partida llevan medio año sin tocarse

Ese conjunto es lo que llamamos Gestión de Alto Rendimiento. Un sistema de gestión es una herramienta viva: si se cuida, cada mes aporta más.

Engranaje de piñones cónicos acoplados, en el que cada rueda mueve a la siguiente

Onboarding y Parametrización Administración y Configuración Centro de Control e Incidencias Capacitación y Aprendizaje

Preguntas frecuentes

¿Por qué no os encargáis vosotros del sistema y ya está?

Porque no funciona. Quien decide el precio de un plato, qué proveedor entra y qué escandallo cambia es el negocio: si tuviéramos que preguntarlo todo, el trabajo iría siempre por detrás y costaría el doble. La administración del sistema es parte de dirigir la casa, y un negocio que no toca su propio sistema acaba dejando de entenderlo. Lo que sí podemos es entrar cuando tú lo pidas, hacer lo que haya que hacer y devolvértelo al día.

¿Cuánto dura una intervención de estas?

Lo que se acuerde al principio. Puede ser una semana para dejar cerrado un cambio de carta, o el acompañamiento de una temporada fuerte. Lo que no hacemos es dejarlo abierto sin fecha: un encargo sin final es exactamente la situación que queremos evitar, porque acaba en dependencia.

¿Cómo se factura?

Normalmente por horas de trabajo. Cuando es algo más continuado, se cierra un paquete de horas y se va consumiendo, que sale mejor para las dos partes y evita estar contando cada intervención.

¿Vais a andar tocando mis datos?

Nosotros no entramos nunca a mirar los datos de un cliente excepto que él nos lo solicite. Mucho menos modificarlos. Por eso se debe acordar qué se va a hacer y durante cuánto tiempo, y quedar constancia de lo que se toca. Al terminar vemos qué se ha cambiado y por qué, entre otras cosas porque la idea es que a partir de ahí puedas seguir tú. Es tu sistema y tu información, y así se trata.

Lo llevaba una persona que se ha ido y nadie sabe cómo estaba montado.

Se revisa cómo está el sistema, se pone al día lo que se haya quedado atrás y se deja explicado cómo funciona cada cosa, para que la siguiente persona no herede otra caja negra. Si además hace falta formar a quien lo va a llevar, eso es capacitación y se organiza aparte.

¿Y si prefiero que lo llevéis vosotros de forma permanente?

No es un servicio que ofrezcamos. Se puede encadenar un encargo detrás de otro mientras haga falta, pero cada uno con su alcance y su final acordados. La razón es la de siempre: el día que el negocio deja de tocar su sistema, deja de entender lo que el sistema le cuenta.

Si el sistema se te ha quedado atrás, se pone al día

Dinos qué es lo que llevas tiempo sin tocar y cuánto margen tienes. Con eso ya se puede acordar qué entra y en cuánto tiempo.